Bạn có bao giờ nghe “Video trong môi trường làm việc đang trở thành xu hướng phát triển mạnh mẽ.”
Không phải là lén lút xem thể thao, không phải là chia sẻ video hot lan truyền trên mạng, cũng không phải là click vào các video triệu view trên YouTube — mà là những video mang lại giá trị thực sự cho công việc và ROI đáng kể cho doanh nghiệp.
Trong các tổ chức trên khắp thế giới, video đã trở thành một công cụ thiết yếu để:
Tuy nhiên, dù cơ hội rất lớn và mức độ phổ biến ngày càng tăng, vẫn còn quá ít doanh nghiệp thực hiện các bước cần thiết để hỗ trợ video trong hệ sinh thái CNTT của mình.
Theo báo cáo của Forrester, hiện nay chỉ có một nửa số tổ chức lớn triển khai giải pháp video cho toàn doanh nghiệp. Đối với các tổ chức vừa và nhỏ, con số này thậm chí còn đáng lo ngại hơn, khi chỉ 2/5 đơn vị giải quyết được những thách thức đặc thù của video.
Nhiều tổ chức vẫn coi video giống như bất kỳ nội dung nào khác — và để nhân viên sử dụng theo cách họ cho là phù hợp nhất. Về nguyên tắc, cách tiếp cận này có vẻ linh hoạt và hỗ trợ sự phát triển công nghệ. Tuy nhiên, trên thực tế, không có kế hoạch toàn diện để nhân viên sử dụng video thường dẫn đến bốn vấn đề nghiêm trọng:
Ngay cả các video ngắn được quay từ webcam hoặc điện thoại thông minh cũng dễ dàng vượt quá giới hạn dung lượng tệp tối đa của hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp phổ biến nhất.
Chỉ với 60 giây video quay bằng iPhone 5s, dung lượng đã đạt 80MB. Cùng một video được quay bằng iPhone 4 thậm chí còn lớn hơn, lên tới 150MB. Cả hai đều vượt quá giới hạn dung lượng mặc định 50MB của SharePoint.
Tất nhiên, tổ chức của bạn có thể tăng giới hạn dung lượng tệp của SharePoint lên tối đa 2GB. Nhưng ngay cả với giới hạn này, nó chỉ cho phép lưu trữ một video dài 25 phút từ iPhone 5s — không đủ cho các video đào tạo dài 30-60 phút, thông báo cập nhật hàng quý, hoặc hướng dẫn quy trình kỹ thuật.
Vấn đề này không chỉ giới hạn ở SharePoint. Các hệ thống quản lý học tập (LMS) mà nhiều tổ chức sử dụng cũng gặp khó khăn tương tự.
Video là loại dữ liệu doanh nghiệp duy nhất mà ngay cả Google cũng chưa tìm ra cách để lập chỉ mục và tìm kiếm.
Google và nhiều hệ thống doanh nghiệp có thể tìm kiếm các dữ liệu bổ sung mà bạn tự thêm vào tệp video — chẳng hạn như tiêu đề, mô tả, người tạo, thẻ, và bình luận — nhưng không thể tìm kiếm nội dung thực tế trong video.
Vấn đề này càng nghiêm trọng trong môi trường tổ chức, nơi video thường kéo dài từ 30-60 phút, và thư viện video doanh nghiệp bao gồm các buổi đào tạo dài 2-4 giờ. Không thể nào các khái niệm được thảo luận trong video đều được ghi lại, lập chỉ mục và tìm thấy chỉ bằng công cụ tìm kiếm truyền thống dựa vào dữ liệu thủ công. Điều này đồng nghĩa với việc bất kỳ nội dung nào không được gắn thẻ đều bị coi như không tồn tại.
Ngay cả khi công cụ tìm kiếm truyền thống tìm được video liên quan, nó vẫn không thể giúp nhân viên tìm đúng khoảnh khắc họ cần. Hãy tưởng tượng bạn phải dò tìm qua toàn bộ dòng thời gian của một video đào tạo dài hai giờ chỉ để tìm 5 phút liên quan đến chủ đề bạn cần, và bạn sẽ nhanh chóng thấy điều này gây khó chịu (và kém hiệu quả) như thế nào.
Tệp video có dung lượng lớn. Nhiều nhân viên khi quay video phục vụ công việc nhận thấy rằng chỉ việc lưu các tệp lớn này vào máy tính để bàn (kết quả thông thường là giải pháp quay video và chụp màn hình) cũng nhanh chóng gây ra vấn đề về dung lượng lưu trữ.
Các tệp video gần như luôn được tạo ra để chia sẻ. Phần lớn nhân viên quay video cho công việc đều muốn tìm cách chia sẻ chúng với đồng nghiệp ngay khi video sẵn sàng.
Dù mục đích là lưu trữ, chia sẻ, hay cả hai, nhân viên nếu không được hướng dẫn thường sẽ tải video lên bất kỳ nơi nào thuận tiện nhất. Và thường thì nơi đó không phải là lựa chọn tốt nhất.
Trong nhiều trường hợp, nhân viên sẽ chọn tải tệp lên ổ đĩa chia sẻ của công ty hoặc mạng LAN nội bộ. Tuy nhiên, các hệ thống này hiếm khi được tối ưu hóa cho video. Chúng không được thiết kế để xử lý kích thước tệp video lớn, không phát trực tiếp video hiệu quả trên máy tính xách tay, máy tính bảng và điện thoại thông minh, và cũng không cho phép tìm kiếm nội dung video.
Trong các trường hợp khác — đặc biệt khi tệp quá lớn để lưu trữ trên các trang chia sẻ nội bộ — nhân viên sẽ mặc định sử dụng các trang chia sẻ công khai mà họ biết, chẳng hạn như YouTube, Dropbox, hoặc hàng chục (nếu không phải hàng trăm) trang lưu trữ công cộng khác. Vấn đề vẫn như cũ — thông tin nội bộ, có thể mang tính bảo mật của tổ chức bạn, giờ đã nằm ngoài tường lửa và có thể bị các đối thủ cạnh tranh, báo chí, nhà đầu tư hoặc bất kỳ ai khác phát hiện.
Mặc dù chúng ta thường nghĩ rằng công nghệ mới phải luôn tương thích với công nghệ cũ, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng đúng — một ví dụ điển hình là Apple, vốn nổi tiếng với việc không hỗ trợ video Flash trên bất kỳ iPhone hoặc iPad nào của mình. Điều này tạo ra một mối lo thực sự cho các tổ chức có thư viện video được mã hóa bằng Flash — làm thế nào để bạn cung cấp quyền truy cập cho hơn 50% nhân viên sử dụng thiết bị Apple?
Tất nhiên, việc iPhone không hỗ trợ Flash chỉ là bề nổi của vấn đề.
Ma trận các loại máy tính bảng và điện thoại thông minh hiện có và đang được sử dụng, cùng khả năng quay và phát lại video của chúng, là rất lớn — và có thể mở rộng thêm với mỗi thiết bị mới.
Vấn đề cũng không chỉ giới hạn ở các thiết bị di động — nhiều loại video phổ biến trong doanh nghiệp không thể phát mà không có trình phát độc quyền. Các bản ghi được mã hóa mặc định từ WebEx, nhiều loại bản ghi màn hình, và các video chuyên dụng khác có thể không phát được trên máy tính cá nhân thông thường, chưa nói đến iPhone hay máy tính bảng Android.
Nhân viên của bạn sẽ sử dụng bất kỳ thiết bị nào họ thấy phù hợp để quay và xem video công việc. Trong doanh nghiệp, đây là lúc cần ai đó đảm bảo rằng tất cả các thiết bị có thể hoạt động hài hòa — và rằng nhân viên không bị khóa quyền truy cập vào các video đào tạo hoặc giao tiếp quan trọng chỉ vì vấn đề không tương thích định dạng.
Những vấn đề này không phải không thể giải quyết.
Tổ chức của bạn có thể tăng kích thước tệp tối đa và mã hóa video thủ công để đảm bảo chúng nằm trong giới hạn đó.
Bạn có thể đầu tư vào các công nghệ tìm kiếm video như nhận dạng ký tự quang học (OCR) và chuyển giọng nói thành văn bản, sau đó tích hợp các công cụ này vào hệ thống quản lý nội dung nội bộ để lập chỉ mục nội dung video.
Bạn có thể thiết lập tường lửa để ngăn truy cập vào các trang như YouTube và Dropbox.
Bạn thậm chí có thể xây dựng các script để chuyển đổi một loạt định dạng video hiện có thành định dạng sẵn sàng cho thiết bị di động.
Tuy nhiên, đối với hầu hết các tổ chức, thực tế là chi phí ban đầu, thời gian, và công sức phát triển cũng như bảo trì liên tục để đáp ứng nhu cầu video một cách bị động là quá lớn — đặc biệt trong thời kỳ mà các tổ chức CNTT đang phải hoạt động với nguồn lực hạn chế.
Trong vài năm gần đây, một loại phần mềm doanh nghiệp mới đã xuất hiện để giải quyết những thách thức này và các vấn đề khác liên quan đến video trong tổ chức. Thị trường gọi đó là Nền tảng Quản lý Nội dung Video (Video CMS) — mặc dù nó cũng thường được gọi là thư viện video an toàn.
Một Video CMS là một kho lưu trữ nội dung được xây dựng dành riêng cho nhu cầu của video. Được lưu trữ trên đám mây hoặc cài đặt trên máy chủ nội bộ, một Video CMS có thể giúp bạn giải quyết các vấn đề liên quan đến video doanh nghiệp thông qua:
Với Video CMS, các tổ chức có thể giải quyết các vấn đề liên quan đến video một cách hiệu quả mà không cần phải tốn nhiều công sức và chi phí cho việc phát triển và bảo trì lâu dài.
Đừng để những thách thức về video cản trở sự phát triển và hiệu quả của doanh nghiệp. Hãy tìm ra giải pháp phù hợp nhất với công ty bạn bằng cách đăng ký tư vấn miễn phí với Flexidata ngay hôm nay. Panopto chính là công cụ video tối ưu giúp doanh nghiệp bạn quản lý, lưu trữ, và chia sẻ video một cách dễ dàng và hiệu quả.
👉 Theo dõi cộng đồng Worksmart - Cộng Đồng Nơi Chia Sẻ Kinh Nghiệm Làm Việc Hiệu Quả để cập nhật những thông tin, kiến thức mới nhất về giải pháp thông minh cho công việc!