Sự thay đổi trong cách làm việc đã làm nổi bật giá trị chiến lược của hoạt động đào tạo và phát triển (L&D). Khi các tổ chức tiếp tục kỳ vọng mức độ gắn kết và năng suất cao từ nhân viên trong các đội nhóm làm việc kết hợp hoặc từ xa, đào tạo doanh nghiệp trở thành yếu tố then chốt đảm bảo thành công cho lực lượng lao động phân tán.
Tuy nhiên, các phòng ban L&D luôn phải đối mặt với nguồn lực hạn chế. Theo thống kê, 47% chuyên gia L&D báo cáo rằng sự thiếu hụt hỗ trợ tài chính đang gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả đào tạo của tổ chức. L&D thường bị coi là trung tâm chi phí, khiến họ gặp khó khăn trong việc chứng minh hiệu quả và giá trị thông qua các chỉ số rõ ràng, làm tăng nguy cơ bị cắt giảm ngân sách.
Để giữ được sự ủng hộ của các bên liên quan và bảo vệ ngân sách, các nhà lãnh đạo L&D cần thể hiện vai trò của mình trong đổi mới chiến lược và minh họa cách họ hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh trong một thị trường đầy cạnh tranh.
Làm thế nào để đo lường ROI trong đào tạo?
Thành công của L&D thường được đánh giá dựa trên tỷ lệ hoàn thành khóa học hoặc phản hồi từ nhân viên. Nếu đủ số lượng nhân viên cho rằng một chương trình đào tạo mang lại lợi ích – hoặc chỉ cần hoàn thành khóa học – thì phản hồi đó thường được chấp nhận mà không xem xét kỹ lưỡng. Theo McKinsey, chỉ có 30% tổ chức thực sự xem xét các chỉ số đào tạo vượt xa phản hồi của nhân viên.
Với vai trò chiến lược ngày càng tăng của L&D và các cơ hội thu thập các chỉ số tương tác định lượng hơn, việc chỉ dựa vào phản hồi là không đủ để xây dựng cơ sở kinh doanh cho các chương trình đào tạo.
1. Đưa đào tạo vào sự liên kết với các mục tiêu và chỉ số của tổ chức
Đào tạo doanh nghiệp được xây dựng nhằm phát triển các kỹ năng và năng lực hỗ trợ sự phát triển kinh doanh. Tuy nhiên, chưa đến một nửa các nhà lãnh đạo L&D cho biết chiến lược đào tạo của công ty họ phù hợp với các mục tiêu kinh doanh – không có gì ngạc nhiên khi chỉ 6% nhận thấy những nỗ lực L&D kém liên kết là hiệu quả.
Để chứng minh ROI của L&D, điều cần thiết là phải gắn kết các sáng kiến đào tạo với các mục tiêu và kết quả kinh doanh có thể đo lường. Các nhà lãnh đạo L&D cần thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng với các đơn vị kinh doanh để xác định OKR hoặc KPI mục tiêu và xây dựng chương trình đào tạo hỗ trợ các mục tiêu này.
Ví dụ: Liệu một quy trình onboarding (nhập môn) hiệu quả hơn dành cho các đại diện bán hàng mới có thể dẫn đến năng suất nhanh hơn, giúp đội ngũ vượt qua mục tiêu hàng tháng? Hay đào tạo đội ngũ chăm sóc khách hàng có thể giúp giảm 10% số lượng yêu cầu hỗ trợ, tiết kiệm 200 giờ làm việc mỗi tháng?
Hãy làm việc với các nhà lãnh đạo đơn vị kinh doanh để thiết lập một chỉ số cơ sở (baseline metric) cho thành công trước khi bắt đầu bất kỳ chương trình đào tạo nào. Điều này sẽ giúp bạn đo lường tăng trưởng cụ thể sau khi nhân viên áp dụng kiến thức đã học vào công việc. Bằng cách hợp tác với các quản lý phòng ban, bạn sẽ xác định được những nhu cầu đào tạo quan trọng, cách liên kết chương trình đào tạo với dữ liệu kinh doanh thực tế, và thúc đẩy sự tham gia khi nỗ lực trở thành mục tiêu chung.
Hành động cụ thể: Gặp gỡ các trưởng phòng ban để xác định những mục tiêu nào cần thêm sự hỗ trợ từ đào tạo. Đội ngũ của họ đang thiếu những kỹ năng nào để thành công? Họ tin rằng loại hình đào tạo nào sẽ hỗ trợ họ tốt nhất? Sau đó, thiết lập một chỉ số hợp tác để đo lường và truyền đạt hiệu quả của đầu tư học tập.
2. Gắn kết đào tạo với đánh giá nhân viên để chứng minh sự phát triển cá nhân
Ngoài các mục tiêu của phòng ban, các KPI cá nhân và các tiêu chí đánh giá hiệu suất trong đánh giá nhân viên là một cách hiệu quả để tập trung và cải thiện các kỹ năng đơn lẻ, góp phần gia tăng giá trị cho doanh nghiệp.
Trao đổi với các quản lý nhân sự để tìm hiểu các chỉ số họ sử dụng để đánh giá hiệu suất nhân viên. Trong một số vị trí, như bán hàng, các chỉ số sẵn có để tính nhanh ROI khi cải thiện kết quả cụ thể. Các vai trò khác có thể đo lường các kỹ năng định tính hơn, như khả năng lãnh đạo hoặc hợp tác. Không phải kỹ năng nào cũng có thể liên kết với đào tạo, vì vậy hãy làm việc với các quản lý và đội ngũ trải nghiệm nhân sự để xác định liệu việc gắn kết kết quả của nhân viên với các sáng kiến L&D có phù hợp hay không.
Hãy nhớ rằng đào tạo và học tập có mối quan hệ tương hỗ – việc xác định nơi đào tạo giúp hoặc không giúp nhân viên sẽ mang lại thông tin hữu ích để cải thiện cách tiếp cận L&D của bạn.
Hành động cụ thể: Tìm hiểu cách các quản lý đánh giá hiệu suất của từng nhân viên. Đánh giá này có bao gồm các tiêu chuẩn đo lường không? Các tiêu chuẩn này có phù hợp với các chương trình đào tạo hiện tại hoặc sắp tới không? Đánh giá được thực hiện thường xuyên đến mức nào để có thể được sử dụng làm thước đo thành công của L&D?
3. Theo dõi cách L&D hỗ trợ sự hài lòng và giữ chân nhân viên
Sự hài lòng của nhân viên là một chỉ số định tính, nhưng không kém phần quan trọng trong việc đo lường ROI của L&D – đặc biệt khi nói đến việc giữ chân nhân viên. Tình trạng nhân viên nghỉ việc kém hiệu quả gây thiệt hại 1 nghìn tỷ USD mỗi năm cho các doanh nghiệp tại Hoa Kỳ. Hơn một nửa số nhân viên tự nguyện nghỉ việc cho biết công ty của họ hoàn toàn có thể làm gì đó để giữ họ ở lại.
Ngày nay, nhân viên ngày càng tìm kiếm ý nghĩa trong công việc. 59% người lao động cho rằng cơ hội phát triển nghề nghiệp là yếu tố quan trọng trong môi trường văn hóa công ty vượt trội. L&D có vị trí độc nhất để ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên và giúp tổ chức giữ chân nhân tài hàng đầu – hai chỉ số hấp dẫn để chứng minh ROI của nó.
Hãy hợp tác với đội ngũ Trải nghiệm Nhân sự để tích hợp phản hồi L&D vào các khảo sát về sự hài lòng của nhân viên. Hỏi các quản lý về những tài nguyên phát triển nghề nghiệp được yêu cầu nhiều nhất. Bằng cách nâng cao các chương trình đào tạo phát triển nghề nghiệp, bạn không chỉ giữ chân được nhiều nhân viên hơn mà còn thu hút những ứng viên chất lượng cao – một ưu tiên trong thị trường lao động cạnh tranh hiện nay. Những nhân viên tài năng tiềm năng mong muốn làm việc cho các công ty hỗ trợ nhân viên không chỉ về lương bổng.
Hành động cụ thể: Liên hệ với đội ngũ Trải nghiệm Nhân sự để hiểu rõ hơn điều gì thúc đẩy nhân viên. Những khóa đào tạo nào có thể hỗ trợ mục tiêu cá nhân và cải thiện trải nghiệm của nhân viên? Làm thế nào bạn có thể phát triển chương trình đào tạo để đáp ứng các xu hướng này?
4. Thực hiện nghiên cứu tác động của học tập dựa trên dữ liệu tương tác và đào tạo
Khi bạn muốn đo lường và truyền đạt ROI của một chương trình đào tạo mới, hãy thực hiện một nghiên cứu tác động. Nghiên cứu tác động là phương pháp lý tưởng để gắn kết đào tạo với kết quả từ ban đầu. Một mô hình phổ biến và được tôn trọng để đo lường tác động là Mô hình Kirkpatrick, đo lường bốn cấp độ: phản ứng, học tập, hành vi và kết quả. Tuy nhiên, việc đo lường cụ thể các danh mục này có thể gặp thách thức.
Một cách hữu ích để kết nối nghiên cứu tác động với dữ liệu thực tế là thông qua đào tạo video. Nhiều nhà lãnh đạo L&D đã áp dụng đào tạo video theo yêu cầu để ghi lại và chia sẻ các khóa học trong một thư viện video học tập trung tâm cho tổ chức của họ. Hệ thống quản lý video mạnh mẽ cung cấp phân tích mà bạn có thể liên kết với bốn cấp độ của Mô hình Kirkpatrick để truyền đạt ROI có thể định lượng được.
Cấp độ 1: Phản ứng
Mức độ ban đầu trong mô hình đo lường phản ứng tức thì của người tham gia. Họ có thấy đào tạo hữu ích không? Họ có nghĩ rằng nó sẽ cải thiện hiệu suất công việc của họ không? Đây là những câu hỏi được trả lời thông qua khảo sát. Thư viện đào tạo video cung cấp các thông tin chi tiết độc đáo về mức độ tương tác, chẳng hạn như số lượng nhân viên hoàn thành khóa học hoặc xem video nhiều lần.
Cấp độ 2: Học tập
Mức độ tiếp theo đánh giá những gì người tham gia đã học được trong quá trình đào tạo. Ví dụ: sử dụng các bảng câu hỏi trước và sau để đánh giá mức độ nâng cao kiến thức chuyên môn của họ. Bạn có thể thêm bài kiểm tra trực tiếp vào video đào tạo bằng hệ thống quản lý nội dung video, tự động tạo báo cáo về kết quả.
Cấp độ 3: Hành vi
Để đào tạo có tác động, việc học là chưa đủ. Người tham gia cần áp dụng những gì họ đã học vào thực tế. Mức độ ba ước tính sự thay đổi hành vi của người học – mục tiêu cuối cùng của đào tạo. Thu thập phản hồi từ các quản lý về cách nhân viên áp dụng các kỹ năng đã học.
Cấp độ 4: Kết quả
Giai đoạn kết quả vượt ra ngoài cá nhân và xem xét tác động lớn hơn đến doanh nghiệp. Khám phá xem liệu đào tạo có đạt được mục tiêu dự định hay không bằng cách xem xét các chỉ số đã thỏa thuận với các lãnh đạo đơn vị kinh doanh.
Hành động cụ thể: Xem xét lịch trình đào tạo sắp tới và xác định một khóa học mà bạn có thể gắn với Mô hình đo lường Kirkpatrick. Hãy cân nhắc sử dụng đào tạo video để đơn giản hóa các khâu logistics và thu thập thông tin chi tiết nâng cao. Bắt đầu từ quy mô nhỏ để thử nghiệm cách tiếp cận định tính này và xác định xem liệu nó có thể mở rộng hiệu quả cho tổ chức của bạn hay không.
5. Liên tục cải thiện tính hiệu quả về chi phí của đào tạo
Mặc dù việc chứng minh lợi ích gia tăng từ các chương trình đào tạo giúp thay đổi cách nhìn nhận L&D như một trung tâm tiêu tốn chi phí, thì không thể phủ nhận giá trị của việc liên tục đổi mới để giảm chi phí mà vẫn duy trì chất lượng. Một trong những cách hiệu quả nhất để cắt giảm chi phí L&D là áp dụng đào tạo theo yêu cầu (on-demand training).
Chi phí di chuyển và lưu trú chiếm bao nhiêu phần trăm ngân sách đào tạo của bạn? Nếu giống như hầu hết các công ty, con số này có thể cao hơn mức bạn mong muốn. Các chương trình đào tạo trực tiếp có thể ngốn tới 85% mỗi đô la chi cho đào tạo, trong khi môi trường làm việc kết hợp và từ xa ngày càng phát triển khiến phương pháp đào tạo trực tiếp truyền thống khó mở rộng quy mô một cách tiết kiệm. Chi phí vé máy bay và di chuyển để tập hợp nhân viên ở một nơi là rất lớn – chưa kể đến chi phí về năng suất khi rút nhân viên khỏi công việc của họ.
Bằng cách chuẩn bị sẵn các video đào tạo để triển khai trên toàn tổ chức và ghi lại các buổi đào tạo trực tiếp để truy cập sau này, bạn có thể loại bỏ phần lớn nhu cầu tổ chức các khóa học trực tiếp. Ngoài việc tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất, đào tạo video theo yêu cầu còn chuyển đổi các sáng kiến L&D của bạn thành những tài sản có giá trị lâu dài mà bất kỳ ai trong công ty đều có thể tham khảo lại – giúp bạn mở rộng các chương trình và tăng đáng kể ROI của việc sản xuất đào tạo.
Hành động cụ thể: Xem lại ngân sách đào tạo của bạn cho năm nay. Đâu là những khoản có thể giảm bớt mà không ảnh hưởng đến chất lượng hoặc phương thức triển khai? Sử dụng công cụ tính ROI để xác định mức độ tiết kiệm chi phí mà đào tạo video theo yêu cầu có thể mang lại cho ngân sách của bạn.
Chuyển đổi đào tạo từ trung tâm tiêu tốn chi phí thành trung tâm tạo ra doanh thu
Để đo lường và truyền đạt hiệu quả ROI của L&D, hãy giúp tổ chức của bạn nhận ra vai trò của L&D trong việc vừa giảm chi phí vừa tạo ra doanh thu. Với năm chiến lược định tính và định lượng này, bạn có thể chứng minh giá trị gia tăng từ các chương trình đào tạo và phát triển một bức tranh toàn diện về tác động, từ đó truyền đạt ROI một cách chính xác và hiệu quả mà các bên liên quan có thể xác nhận.
Đưa doanh nghiệp của bạn lên tầm cao mới với các giải pháp đào tạo hiệu quả. Hãy để Flexidata giúp bạn xây dựng các chương trình L&D tối ưu, cải thiện kỹ năng nhân sự và tăng trưởng bền vững. Đăng ký tư vấn ngay hôm nay để được hỗ trợ giải pháp đào tạo phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!
