Nếu một doanh nghiệp bảo thủ trong cách thức hoạt động của mình, sớm muộn doanh nghiệp sẽ không còn phù hợp với thị trường và thất bại là điều sẽ đến. Để tăng trưởng, doanh nghiệp cần đổi mới và nhanh chóng thích ứng với các nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, các tổ chức/doanh nghiệp cần sử dụng các phương pháp cải tiến quy trình để cập nhật quy trình của họ và đáp ứng nhu cầu của thị trường, của khách hàng.

Cải tiến quy trình là gì?

Cải tiến quy trình kinh doanh là các phương pháp giúp doanh nghiệp đánh giá được quy trình hiện tại của họ và thực hiện các điều chỉnh nhằm mục đích tăng năng suất, tối ưu hóa luồng công việc, thích nghi với các thay đổi trong môi trường kinh doanh hoặc tăng lợi nhuận.

7 phương pháp cải tiến quy trình

Có 7 phương pháp cải tiến quy trình mà doanh nghiệp có thể áp dụng. Trong hầu hết các trường hợp, phương pháp bạn chọn phụ thuộc vào lý do tại sao bạn muốn cải tiến quy trình của mình và vào những khía cạnh bạn muốn cải tiến.  

1. Phương pháp Six Sigma

Six Sigma là một phương pháp cải tiến quy trình nhằm giảm thiểu sự sai khác giữa các sản phẩm đầu ra. Phương pháp này thường được sử dụng trong lĩnh vực sản xuất, mục tiêu khi sử dụng phương pháp này là tăng tính đồng nhất giữa các sản phẩm.  

Six Sigma được phát triển vào năm 1986 bởi kỹ sư của Motorola là Bill Smith. Phương pháp này sử dụng dữ liệu thống kê làm tiêu chuẩn để giúp đánh giá được hiệu quả của các quy trình của doanh nghiệp. Một quy trình được xem là tối ưu nếu có ít hơn 3,4 lỗi được phát hiện trên một triệu chu kỳ.

Có hai quy trình chính được sử dụng trong Six Sigma: DMAIC cho các quy trình sẵn có và DMADV cho các quy trình hoàn toàn mới. Vì bài viết này tập trung vào việc cải tiến các quy trình hiện có, nên chúng tôi sẽ tập trung vào quy trình DMAIC.

Quy trình DMAIC là một quy trình Six Sigma được sử dụng để tối ưu hóa các quy trình hiện có. DMAIC viết tắt của:

• Define the opportunity for improvement: Xác định cơ hội cải tiến.
• Measure the performance of your existing processes: Đo lường hiệu quả của quy trình hiện tại.
• Analyze the process to find defects and root causes: Phân thích quy trình để tìm lỗi và nguyên nhân gốc rễ.
• Improve processes by addressing root causes: Cải tiến quy trình bắt đầu từ các nguyên nhân gốc rễ.  
• Control any improved processes and assess future process performance to correct deviations: Kiểm soát các quy trình được cải tiến và đánh giá hiệu suất của quy trình trong tương lai để điều chỉnh các sai lệch.  

Hầu hết công việc cải tiến quy trình DMAIC diễn ra trong giai đoạn phân tích. Trong giai đoạn này của DMAIC, cần sử dụng biểu đồ cá xương cá, hoặc biểu đồ Ishikawa, để hình dung các nguyên nhân có thể gây ra lỗi sản phẩm. Đầu cá xương cá thể hiện vấn đề ban đầu - theo sau theo là xương sống của cá, mỗi xương sẽ liệt kê các vấn đề khác nhau có thể dẫn đến vấn đề ban đầu. Các phân tích trực quan này rất có ích trong việc xác định các vấn đề khác nhau xuất phát từ cùng một vấn đề gốc.  

2. Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management - TQM)

Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là một phương pháp tập trung vào khách hàng và liên tục cải tiến theo thời gian. Phương pháp này thường được sử dụng trong quản lý chuỗi cung ứng và những dự án tập trung vào nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

TQM đặc biệt chú trọng vào việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và các chỉ số hiệu suất. Trong quá trình giải quyết vấn đề, bạn cần sử dụng các chỉ số thành công để quyết định làm thế nào để cải tiến một quy trình.

Dưới đây là một số đặc điểm quan trọng của TQM:

• Tập trung vào khách hàng: Mục tiêu cuối cùng của TQM luôn là mang lại lợi ích cho khách hàng (người dùng cuối). Nếu team của bạn tập trung vào cải thiện chất lượng, hãy tự hỏi làm thế nào sự thay đổi quy trình đó có thể ảnh hưởng đến cách khách hàng cuối cùng trải nghiệm sản phẩm của bạn.
• Sự tham gia của mọi người trong team: Khác với các phương pháp cải tiến quy trình khác, TQM liên quan đến toàn bộ nhóm - không chỉ riêng sản xuất. Do đó, bạn có thể tìm kiếm các cách tối ưu hóa quy trình liên quan đến kinh doanh hơn, chẳng hạn như bán hàng và tiếp thị, để lợi ích cho khách hàng cuối cùng.
• Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục trong kinh doanh là ý tưởng của việc thực hiện các thay đổi nhỏ với mục tiêu tối ưu hóa quy trình liên tục. Khi liên quan đến kinh doanh, có rất nhiều yếu tố khác nhau và việc cải tiến liên tục giúp nhóm của bạn thích nghi khi hoàn cảnh bên ngoài thay đổi.
• Ra quyết định dựa trên dữ liệu: Để áp dụng việc cải tiến quy trình liên tục, bạn phải liên tục thu thập dữ liệu để phân tích hiệu suất các quy trình. Dữ liệu này có thể giúp xác định nơi có thể có sự không hiệu quả và nơi tập trung các hoạt động cải tiến.
• Tập trung vào quy trình: Mục tiêu chính của việc áp dụng TQM là cải thiện quy trình. Các phương pháp cải tiến quy trình khác như Six Sigma tập trung vào việc giảm thiểu số lượng lỗi, trong khi TQM tập trung vào việc giảm thiểu sự không hiệu quả.

3. Sản xuất tinh gọn - Lean Manufacturing

Sản xuất tinh gọn là một hình thức cải tiến quy trình sản xuất có nhiều tên gọi khác nhau, Lean manufacturing là tên phổ biến nhất. Ngoài ra còn có các cách gọi khác như là Lean production hoặc just-in-time production. Phương pháp này được định nghĩa bởi James P. Womack, Daniel Jones và Daniel Roos trong cuốn sách "The Machine That Changed the World", phương pháp Sản xuất tinh gọn tập trung vào năm nguyên tắc chính dựa trên kinh nghiệm của nhóm tác giả khi làm việc tại nhà máy Toyota.

Năm nguyên tắc của Lean Manufacturing gồm:

1. Identify value  

2. Value stream mapping  

3. Create flow

4. Establish pull  

5. Continuous improvement

Tạm dịch:  

1. Xác định giá trị

2. Phân tích luồng giá trị

3. Tạo ra quy trình sản xuất liền mạch

4. Thiết lập hệ thống sản xuất dựa theo nhu cầu

5. Cải tiến liên tục

4. Cải tiến liên tục (kaizen)

Kaizen là triết lý của người Nhật dùng để miêu tả cho mô hình cải tiến liên tục. Khái niệm Kaizen bắt nguồn từ ý tưởng rằng cuộc sống nên được cải thiện liên tục để chúng ta có thể sống một cuộc sống thỏa mãn và đầy đủ hơn.

Khái niệm tương tự có thể được áp dụng cho doanh nghiệp, bởi vì khi bạn liên tục cải tiến, doanh nghiệp của bạn có thể trở nên thành công hơn. Mục tiêu của cải tiến liên tục là tối ưu hóa cho các hoạt động tạo ra giá trị và loại bỏ bất kỳ sự lãng phí nào.

Có ba loại sự lãng phí mà Kaizen nhằm loại bỏ:

1. Muda (sự lãng phí): Các thực hành tiêu tốn tài nguyên nhưng không thêm giá trị.

2. Mura (không đều đặn): Sản xuất quá nhiều để lại lãng phí, chẳng hạn như sản phẩm thừa.

3. Muri (quá tải): Quá nhiều áp lực lên tài nguyên, chẳng hạn như máy móc cũ hỏng hoặc nhân viên làm việc quá sức.

5. Plan Do Check Act (PDCA)

PDCA (Plan Do Check Act) là một phương pháp tương tác để giải quyết vấn đề và cải tiến quy trình. PDCA được tạo ra bởi Walter Shewhart khi ông áp dụng phương pháp khoa học vào kiểm soát chất lượng kinh tế. Sau đó, ý tưởng này được phát triển thêm bởi W. Edwards Deming, người mở rộng ý tưởng của Shewhart và sử dụng phương pháp khoa học cho cải tiến quy trình cũng như kiểm soát chất lượng.

PDCA bao gồm bốn bước chính:

1. Plan: Quyết định vấn đề bạn muốn giải quyết và tạo kế hoạch để giải quyết nó.

2. Do: Kiểm tra và triển khai kế hoạch ở quy mô nhỏ.

3. Check: Xem xét hiệu quả của các hành động đã thực hiện ở giai đoạn Do.

4. Act: Sau khi xem xét kết quả của thử nghiệm, quyết định xem liệu bạn có muốn triển khai thay đổi ở quy mô lớn hơn hay không.

PDCA là một chu trình cải tiến, có nghĩa là các bước này có thể được lặp lại cho đến khi nhóm của bạn đạt được kết quả mong muốn.

6. Phân tích 5 Why

Phân tích 5 Why là một kỹ thuật cải tiến quy trình được sử dụng để xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Trong lý thuyết, quá trình này rất đơn giản: bạn tập hợp một nhóm các bên liên quan đến sự cố và một người hỏi: "Tại sao điều này đã xảy ra?" Lặp lại câu hỏi này khoảng năm lần, cho đến khi bạn đạt được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Phân tích 5 Why nhằm xác định các vấn đề trong quy trình, nhưng không bao gồm lỗi của con người. Dưới đây là một ví dụ:

Vấn đề: Có sự tăng về phản hồi của khách hàng về sản phẩm bị hư hại.

1. "Tại sao điều này lại xảy ra?"

- Bởi vì bao bì không đủ để bảo vệ sản phẩm.

2. "Tại sao bao bì không đủ để bảo vệ sản phẩm?"

- Vì nhóm kiểm tra bao bì không kiểm tra độ bền tối đa của nó.

3. "Tại sao nhóm không kiểm tra bao bì một cách cẩn thận hơn?"

- Bởi vì các quy trình tiêu chuẩn hiện tại chỉ định kiểm tra đó là đủ.

4. "Tại sao các quy trình tiêu chuẩn hiện tại cho rằng kiểm tra đó là đủ?"

- Bởi vì quy trình này được tạo ra cho một sản phẩm trước đó, không phải cho sản phẩm hiện tại đang bị hư hại.

5. "Tại sao không có quy trình mới cho sản phẩm mới?"

- Bởi vì mẫu dự án để phát hành sản phẩm mới không bao gồm kiểm tra độ bền bao bì mới.

Bạn có thể thấy từ ví dụ này rằng nhóm đã hỏi "Tại sao" cho đến khi họ xác định được lỗi quy trình cần được khắc phục - trong trường hợp này là thêm bước "kiểm tra độ bền bao bì mới" vào mẫu phát hành sản phẩm của họ. Khi làm việc với các bên liên quan trong quy trình như thế này, quan trọng là xác định các vấn đề và cùng nhau tạo ra các bước tiếp theo để sản xuất của bạn có thể cải thiện.

7. Quản lý quy trình kinh doanh (BPM)  

Quản lý quy trình kinh doanh, hay BPM, là việc phân tích và cải thiện các quy trình kinh doanh. Giống như bất kỳ một thực thể sống nào, doanh nghiệp cũng phát triển và thay đổi theo thời gian. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, những quy trình hoạt động mà bạn đã triển khai cho doanh nghiệp ở thuở sơ khai có thể đã không còn phù hợp ở thời điểm hiện tại, những quy trình này có thể khiến doanh nghiệp bị chững lại.  

Quản lý quy trình kinh doanh có thể giúp nhóm xác định các “nút thắt cổ chai”, cách tự động hóa công việc thủ công và các chiến lược để cải thiện sự kém hiệu quả hiện có. Có năm bước chính trong quản lý quy trình kinh doanh:  

1. Phân tích: Xem xét các quy trình hiện tại của bạn và phân tích chúng từ đầu đến cuối. Bước này thường được gọi là sơ đồ hoá quy trình.

2. Mô hình: Viết xuống những mong muốn của bạn cho quy trình mới. Lý tưởng nhất là bạn sẽ tìm thấy những điểm không hiệu quả nào ở bước Phân tích và ở bước này, bạn sẽ nháp ra cách giải quyết cho vấn đề ở trên.

3. Triển khai: Đưa quy trình của bạn vào thực thi. Trong giai đoạn này, quan trọng là thiết lập các chỉ số thành công chính để bạn có thể đánh giá liệu các thay đổi đã được thực hiện có đang thành công hay không.

4. Giám sát: Quyết định liệu dự án của bạn có thành công hay không. Các chỉ số thành công mà bạn xác định ở bước 3 có đang cải thiện hay không?

5. Tối ưu hóa: Khi quy trình phát triển, tiếp tục tìm kiếm các không hiệu quả trong quy trình của bạn và liên tục tối ưu hóa khi bạn tiến đi.  

Quản lý cải tiến quy trình để tăng năng suất

Là một leader, một trong những điều đáng quý nhất mà bạn có thể làm cho team của mình là giúp team có được một quy trình làm việc rõ ràng. Khi được ứng dụng một cách hiệu quả, việc cải tiến quy trình sẽ tăng năng suất của team bạn lên rất nhiều lần, đồng thời cũng giảm thiểu số lần xuất hiện của sự kém năng suất.  

Để làm rõ ràng và cải thiện các quy trình, hãy thử sử dụng các công cụ quản lý công việc. Các công cụ quản lý công việc như Asana có thể giúp bạn đưa năng suất của nhóm lên một tầm cao mới bằng cách chuẩn hóa các quy trình, tối ưu hóa quy trình làm việc và giữ cho toàn team của bạn luôn hướng về cùng một mục tiêu và không bị chệch khỏi quỹ đạo.

‍