Nhân viên văn phòng ngày nay dành khoảng 60% thời gian của họ cho việc “giải quyết công việc”, chẳng hạn như các cuộc họp không cần thiết, kiểm tra trạng thái và tìm kiếm thông tin (theo Anatomy of Work Index 2021). Ngay cả trước khi làm việc từ xa (WFH), các doanh nghiệp lớn trung bình của Hoa Kỳ đã mất 45 triệu đô la năng suất mỗi năm vì chia sẻ kiến thức không hiệu quả.
Nhưng việc khiến mọi người thay đổi cách họ làm việc, ngay cả khi quy trình hiện tại khó khăn và tốn thời gian, là một việc khó. Gần đây, Asana đã tổ chức hội thảo trên web với Katie Laliberte, Senior Plus Security Analyst tại Shopify, để tìm hiểu cách cô ấy đã triển khai thành công và thúc đẩy việc áp dụng Asana cho nhiều team trong tổ chức của.
Mỗi lần Katie giới thiệu Asana cho một team mới, dù ở bộ phận hỗ trợ, quản lý tài khoản hay quản lý chương trình, cô ấy đều học được các phương pháp hay nhất giúp cô ấy giải được phương trình áp dụng. Dưới đây là những mẹo hàng đầu của cô ấy để triển khai thành công và thúc đẩy việc áp dụng Asana trong tổ chức hoặc team của bạn:
Hiểu cách hoạt động hiện tại của team và những khó khăn lớn nhất của họ là gì
Trước khi bạn bắt đầu xây dựng bất kỳ điều gì trên Asana, hãy tìm hiểu rõ ràng về quy trình làm việc hiện tại của team để bạn có thể hiểu trước điểm khó khăn của các thành viên và các stakeholders (các bên liên quan). Những thông tin chi tiết này sẽ cho biết cách bạn thiết lập quy trình trong Asana để giải quyết những thách thức mà team của bạn hiện đang gặp phải.
Là một phần của nghiên cứu này, hãy cố gắng đo lường tác động của quy trình hiện tại và những điểm khó khăn đang có đối với năng suất và hiệu quả của team. Điều này không chỉ giúp họ cảm thấy được lắng nghe, mà còn cung cấp cho bạn thông tin chi tiết cần thiết để xây dựng quy trình làm việc mới trong Asana.
Thống nhất với đồng đội và các bên liên quan về mục tiêu chung
Sau khi bạn hiểu quy trình làm việc và thách thức hiện tại của team, Katie khuyên bạn nên hỏi hai câu hỏi quan trọng:
- Chúng ta muốn cải thiện điều gì về quy trình làm việc này?
- Chúng ta muốn thay đổi quy trình làm việc này như thế nào?
Hai câu hỏi này sẽ giúp bạn hiểu mục tiêu cuối cùng mà team và các stakeholders mong muốn đạt được sau khi triển khai Asana trông như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn xác định đúng các quy tắc làm việc, chuẩn mực giao tiếp và cấu trúc dự án để mọi người cảm thấy những điểm khó khăn của họ sẽ được giải quyết bằng cách làm việc mới này.
Ví dụ: khi Katie giới thiệu Asana cho team, cô ấy biết rằng mục tiêu chính của team là giảm thiểu nỗ lực thủ công và tối đa hóa tính minh bạch của công việc họ đang làm. Mọi người muốn tự cung cấp thông tin về công việc của đồng nghiệp, đó chính là những gì Asana đang giúp họ làm.
Lúc đầu, hãy giữ quy trình công việc (workflow) đơn giản
Sau khi giúp nhiều team áp dụng Asana tại Shopify, lời khuyên hàng đầu của Katie là: “Hãy giữ cho quy trình và thiết lập công việc của bạn càng đơn giản càng tốt ngay từ đầu để tăng mức độ áp dụng và lặp lại khi có nhu cầu”.
Mặc dù Asana rất mạnh mẽ và bạn có thể thêm nhiều chức năng vào các dự án, nhưng Katie tin rằng việc giữ cấu trúc đơn giản lúc đầu sẽ đảm bảo mọi người không cảm thấy quá tải. Ví dụ: đối với quy trình yêu cầu gửi đến, cô ấy thường tạo bốn phần để bắt đầu — tồn đọng, đang xử lý, bị chặn, hoàn thành — trong khi họ tìm ra nhu cầu dài hạn của họ là gì.
Katie thường mất khoảng một giờ để thiết lập dự án ban đầu. Sau đó, cô ấy giới thiệu quy trình làm việc cho team và cung cấp cho họ cái nhìn tổng quan về cách chuyển nhiệm vụ qua các phần. Vì nó trực quan và dễ tiếp cận, mọi người có thể tham gia mà không cần đào tạo nhiều và bắt đầu trải nghiệm những lợi ích của việc có một nguồn sự thật duy nhất cho công việc của họ trong vòng một ngày.
Tương tác với đồng đội của bạn trong Asana
Để giúp team của bạn chuyển công việc của họ sang Asana, Katie đề xuất, “Hãy tương tác với đồng đội của bạn trong các công việc (Task) — giao task với deadline để biết rõ ai là người chịu trách nhiệm, đặt câu hỏi hoặc chia sẻ thông tin cập nhật qua nhận xét và đính kèm file để mọi người có thể tìm thấy những gì họ cần ngay trong Asana.”
Theo Katie, “Bạn càng hướng cuộc trò chuyện đến Asana, mọi người càng dễ dàng tham gia vào nền tảng này và hiểu cách nó có thể tác động đến công việc của họ”. Vì vậy, nếu ai đó gửi cho bạn một email hoặc một tin nhắn trò chuyện cần được thực hiện, hãy chuyển nó vào một tác vụ Asana và trả lời họ ở đó. Bạn càng làm điều này, thì càng có nhiều thông tin được chuyển đến bạn trong Asana, trái ngược với việc bạn phải tìm kiếm thông tin đó. Katie chia sẻ, “Điều này cho phép tôi làm việc nhanh hơn, vì thông tin có trong Asana và nó có sẵn cho tôi khi tôi muốn tương tác với nó. Và nó cung cấp cho bạn một hồ sơ đầy đủ về công việc của bạn, trái ngược với các tài liệu có thể ở bất cứ đâu.”
Một cách tuyệt vời khác để tham gia và cộng tác với đồng đội và người quản lý của bạn trong Asana là thông qua các dự án 1: 1, Katie chia sẻ. Bạn có thể thêm các nhiệm vụ hiện có mà bạn đang thực hiện hoặc các câu hỏi về dự án để bạn có một agenda làm việc cụ thể khi đến lúc gặp mặt. Các dự án này cũng là một cách tuyệt vời để thực hiện các nhiệm vụ hành động một cách không đồng bộ và có một hồ sơ lịch sử về công việc trong quá khứ và các chủ đề thảo luận ở một nơi.
Thu thập feedbacks và cập nhật thường xuyên
Katie chia sẻ, bạn sẽ cần phải trao đổi nhiều với team ngay từ đầu để nhận phản hồi về cách họ đang sử dụng Asana. Điều này sẽ giúp bạn hiểu những điểm khó khăn mà họ đang gặp phải với Asana, vì vậy bạn có thể sớm giải quyết chúng thông qua các cải tiến quy trình làm việc. Điều này giúp mọi người cảm thấy như bạn đang lắng nghe họ và giải quyết mối quan tâm của họ, đây là chìa khóa để thay đổi quản lý và áp dụng.
Một phương pháp hay nhất khác mà Katie dựa vào là chia sẻ cập nhật trạng thái thường xuyên trong Asana, trong các dự án hoặc trong nhiệm vụ. Điều này giúp mọi người trải nghiệm giá trị của việc tăng khả năng hiển thị công việc giữa các bên liên quan để họ có thể cập nhật thông tin về công việc của bạn mà không cần phải yêu cầu cập nhật.
Tích hợp Asana với các công cụ khác mà bạn đã sử dụng
Bạn có thể sử dụng các công cụ khác để thảo luận và thực hiện công việc, vì vậy hãy xem xét các tích hợp sẵn có của Asana để giữ mọi thứ được kết nối. Việc tích hợp Slack là một yếu tố thay đổi cuộc chơi đối với Katie và nhóm của cô ấy vì họ có thể dễ dàng tạo các nhiệm vụ hoặc nhận xét từ tin nhắn để không bị mất gì.
Katie cũng đề xuất sử dụng các tích hợp email mà Asana có, để bạn có thể biến email thành các công việc và giữ liên lạc quan trọng gắn liền với công việc của bạn trong Asana. Điều này cung cấp cho mọi người khả năng hiển thị, nếu cần. Katie nói: “Bất cứ nơi nào bạn đang thực hiện công việc của mình, có thể tích hợp Asana sẽ cho phép bạn tự động hóa việc tạo tác vụ.
Lặp lại quy trình triển khai khi việc áp dụng Asana tăng lên
Khi mọi người nắm bắt được quy trình làm việc và cảm thấy thoải mái khi sử dụng Asana, hãy thực hiện các cải tiến nhỏ — như thêm trường hoặc quy tắc tùy chỉnh — để nắm bắt thông tin chính và tự động hóa các bước.
Katie khuyên bạn nên thường xuyên xem lại quy trình làm việc của mình, lý tưởng nhất là hàng tháng, để xác định những lần lặp lại cần thực hiện. Bạn sẽ nhanh chóng học được những điều như, “Sẽ thật tuyệt nếu chúng ta có một trường tùy chỉnh để nắm bắt thông tin này” hoặc “Quy tắc tự động giao nhiệm vụ cho X khi chúng được chuyển đến phần Y sẽ giúp chúng ta tiết kiệm rất nhiều thời gian.” Chúng có thể sẽ là những thay đổi nhanh chóng nếu bạn lặp lại thường xuyên, nhưng chúng sẽ giúp nhóm của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình thực hiện.
