Tổ chức và quản lý công việc trên nhiều dự án là việc phức tạp và tốn thời gian. Tuy nhiên, có cách giải quyết tốt hơn. Những sách lược dưới đây sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề, đảm bảo khối lượng công việc hợp lý và quản lý các dự án một cách hiệu quả.

1. Quản lý tất cả các dự án của bạn ở một nơi duy nhất

Vấn đề: Không thể theo dõi tất cả các dự án cùng một lúc.

Giải pháp: Lên kế hoạch và quản lý tất cả các dự án của bạn ở một nơi duy nhất.

Ví dụ, để quản lý lộ trình sản phẩm với nhiều lần ra mắt, việc theo dõi và quản lý nội dung, thời gian diễn ra mỗi lần ra mắt là rất quan trọng. Để đảm bảo việc này được thực hiện tốt, bạn nên sử dụng một công cụ quản lý dự án hoặc công việc để lập kế hoạch và giám sát tiến độ toàn bộ lộ trình sản phẩm. Công cụ quản lý dự án hoặc công việc là lựa chọn tốt để quản lý nhiều dự án đồng thời, đặc biệt là nếu nó có tính hợp tác cao và dễ sử dụng. Asana là một công cụ quản lý dự án phổ biến, linh hoạt và dễ sử dụng giúp bạn quản lý hiệu quả các dự án của mình.

2. Xác định mục tiêu, kế hoạch, trách nhiệm và kỳ vọng từ đầu

Vấn đề: Bạn đang gặp phải sự không nhất quán trong kết quả và quy trình.

Giải pháp: Rõ ràng định nghĩa mục tiêu, kế hoạch và trách nhiệm.

Nếu không có quy trình làm việc chuẩn hoặc quy trình lập kế hoạch cho các dự án, thì mỗi dự án có thể được quản lý theo cách khác nhau. Kết quả là các sản phẩm hoàn thành không đồng nhất, thời gian bị lãng phí để thiết lập quy trình mới mỗi lần và công việc có thể bị bỏ sót.

Để khắc phục điều này, hãy đảm bảo rằng kế hoạch, quy trình và trách nhiệm của team được xác định rõ ràng từ đầu. Ở cấp độ dự án, bạn cần phải định nghĩa rõ ràng các mục tiêu, các bước cần thực hiện, công việc cần hoàn thành, thời gian cần cho từng công việc và người chịu trách nhiệm thực hiện nó. Đồng thời, bạn cũng nên tính toán cả thời gian để thu thập phản hồi và phê duyệt, vì điều này rất quan trọng trong việc giám sát và đánh giá tiến độ của dự án. Nếu không có kế hoạch rõ ràng, các hoạt động này dễ bị bỏ qua, gây ra rủi ro cho việc hoàn thành dự án.

Để đạt được nhiều lợi ích từ việc quản lý dự án, cần nhất là phải định rõ kế hoạch, quy trình và trách nhiệm ở cấp độ chương trình (program, có thể hiểu là một dự án chiến lược). Điều này sẽ giúp team thiết lập mục tiêu rõ ràng và thông tin về các dự án nhỏ hơn được truyền đạt, giúp đạt được mục tiêu của team và từ đó đóng góp cho mục tiêu chung của công ty.  

Để đạt được tất cả những lợi ích này, bạn nên thiết lập một số quy ước cho toàn team, ví dụ như yêu cầu các nhà lãnh đạo viết bản tóm tắt dự án trước khi định ra kế hoạch dự án, hoặc tạo template cho các dự án thường xuyên thực hiện để đảm bảo việc thực hiện các dự án được triển khai một cách nhất quán và hiệu quả.  

3. Ưu tiên các công việc quan trọng và tạo ảnh hưởng lớn đến kết quả chung

Vấn đề: Không xác định được công việc hay dự án nào nên được ưu tiên.

Giải pháp: Xem xét những dự án hoặc công việc nào sẽ đóng góp được cho các mục tiêu lớn của công ty. Bắt đầu từ đó và ưu tiên những công việc ảnh hưởng lớn nhất đến sự phát triển của công ty.

Mặc dù bắt đầu làm các dự án và các đầu việc dễ dàng trước có thể rất hấp dẫn, tuy nhiên, ưu tiên các dự án dựa trên tác động lớn nhất đến mục tiêu của công ty là điều quan trọng cần làm. Như nhà văn Kasey Fleisher Hickey đã từng nói: "Những ưu tiên hàng đầu của bạn phải hướng đến các mục tiêu lớn và giúp bạn tiến một bước gần hơn đến việc đạt được chúng". Vì vậy, bạn nên ưu tiên công việc theo chiến lược cả ở mức vĩ mô (chuyển các dự án có tác động thấp sang quý tiếp theo) và mức vi mô (sắp xếp danh sách công việc hàng ngày theo thứ tự quan trọng).

Ví dụ, đội của bạn đang làm việc trên năm dự án sản phẩm cùng một lúc. Dù chúng tương đối tương đồng nhau về nỗ lực và công việc cần để hoàn thành, nhưng một trong số đó có tiềm năng tạo ra tác động lớn hơn đến doanh thu khách hàng mới hơn so với bốn dự án còn lại. Tuy nhiên, dự án thứ hai sẽ có tác động lớn nhất đến việc giữ chân khách hàng và tăng giá trị khách hàng trong dài hạn. Do đó, bạn cần ưu tiên đảm bảo rằng dự án thứ hai có đủ nguồn lực cần thiết trước khi phân bổ nguồn lực cho các dự án có ưu tiên thấp hơn.  

Việc ưu tiên dự án theo tác động lớn nhất không chỉ giúp bạn phân bổ thời gian và quản lý tài nguyên tốt hơn, mà còn giúp bạn đạt được các mục tiêu lớn hơn của công ty một cách hiệu quả và không bị tụt lại phía sau.  

4. Tạo điều kiện cho team linh hoạt thích nghi khi ưu tiên thay đổi

Vấn đề: Team của bạn không có hệ thống quản lý ưu tiên linh hoạt để theo dõi và phân công lại công việc khi ưu tiên thay đổi.

Giải pháp: Tổng quan hóa toàn bộ công việc của team để quản lý ưu tiên linh hoạt hơn.

Đặt ưu tiên và phân công công việc là điều cần thiết, tuy nhiên, đảm bảo độ linh hoạt để thích nghi với các thay đổi cũng rất quan trọng. Nếu team của bạn đang  sử dụng nhiều công cụ khác nhau để theo dõi công việc, việc biết chính xác team đang làm gì tại bất kỳ thời điểm nào có thể trở nên khó khăn. Khi ưu tiên thay đổi, bạn sẽ không biết nên tập trung vào công việc nào, ai đang bận rộn, và làm thế nào để quản lý các công việc tạm hoãn. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể thiết lập một quy trình kiểm soát thay đổi (change management)  

Bằng cách chia sẻ một nguồn thông tin trung tâm với nhóm của bạn, bạn có thể quản lý nhiều dự án mà không phải lo lắng về sự ưu tiên thay đổi. Bởi vì công việc của mọi người đều được hiển thị, bạn có thể nhanh chóng nắm bắt được khối lượng công việc hiện tại của team. Sau đó, nếu bạn cần phải thay đổi thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ trong quá trình thực hiện, bạn có thể làm điều đó mà không cần phải lo lắng là một trong những nhiệm vụ bị bỏ quên hoặc bị gián đoạn hoàn toàn.

Cuối cùng, đừng bỏ quên việc duy trì kênh giao tiếp mở giữa các thành viên - cả offline và online. Bạn có thể sử dụng công cụ quản lý dự án hoặc tổ chức cuộc họp 1-1 thường xuyên để kiểm tra tình trạng công việc của các thành viên và đảm bảo mọi thứ đều được tiến hành đúng tiến độ.  

5. Xác định và truyền đạt rõ ràng các mục tiêu và kế hoạch công việc

Vấn đề: Thông tin về công việc diễn ra khi nào, việc gì đang được ưu tiên,... khác nhau ở phía team dự án và các bên liên quan.  

Giải pháp: Giao tiếp tại nơi công việc diễn ra.

Đội ngũ gặp vấn đề về giao tiếp vì họ thiếu khả năng quan sát công việc của mình, công việc của đối tác và công việc của những bên liên quan khác. Khi bạn không có cái nhìn tổng thể về công việc mà người khác đang làm, bạn sẽ thiếu ngữ cảnh để hiểu tại sao thời gian triển khai lại thay đổi, liệu ưu tiên có giữ nguyên không, và dự án đang tiến triển như thế nào.

Khi quản lý giao tiếp tại nơi công việc diễn ra, bạn đang trao quyền cho đội ngũ của mình cũng như đối tác liên quan khác quan sát toàn bộ bối cảnh và tiến độ công việc của mình. Với thông tin được cập nhật thời gian thực, tất cả mọi người đều có quyền truy cập và biết công việc đang tiến triển như thế nào.

Cách tốt nhất để làm điều này đều đặn là tìm một công cụ quản lý công việc cho phép bạn chia sẻ tình trạng và tiến độ cập nhật ngay tại nơi công việc đang diễn ra. Thay vì thu thập dữ liệu và thông tin cập nhật từ các bảng tính, tài liệu và các công cụ khác nhau, bạn có thể dễ dàng thu thập thông tin bằng một cú nhấp chuột và chia sẻ thông tin với các bên liên quan chỉ trong một cú nhấp chuột khác.  

6. Xem xét công việc trên nhiều dự án để cân đối khối lượng công việc và thời gian

Vấn đề: Bạn không chắc mỗi thành viên đội của mình đang làm bao nhiêu công việc.

Giải pháp: Hãy đảm bảo bạn có cách để xem khối lượng công việc của nhân viên trên nhiều dự án.

Có một rào cản thứ hai khi bạn lên kế hoạch cho mỗi dự án ở một nơi khác nhau là bạn không có cách nào để xem tất cả các công việc một người đang làm trên tất cả các dự án khác nhau của bạn. Điều này có nghĩa là bạn phải phụ thuộc vào đội của mình để thông báo khi khối lượng công việc quá nhiều hoặc quá ít. Điều này làm cho việc giải quyết các vấn đề, chẳng hạn như trễ deadline, hoặc nhận ra nhân tài bị sử dụng không đúng cách, trở nên khó khăn hơn.

Quản lý tất cả các dự án của bạn ở cùng một nơi là bước đầu tiên cần thực hiện để giải quyết vấn đề này. Nhưng tiếp theo, bạn sẽ muốn thực sự xem tất cả các nhiệm vụ trong mỗi dự án, người được phân công và khoảng thời gian của chúng để bạn có thể phát hiện ra nhân viên bị quá tải và xung đột thời gian của các dự án. Sau đó, bạn có thể trì hoãn, loại bỏ hoặc phân lại nhiệm vụ để giữ cho các dự án của bạn ổn định trên lộ trình của nó. Không phải tất cả các công cụ đều có tính năng đó, vì vậy hãy đảm bảo bạn chọn một công cụ có tính năng đáp ứng được nhu cầu này của bạn.  

Ví dụ, bạn có thể có một nhà thiết kế chịu trách nhiệm cho một công việc nhỏ, chẳng hạn như chỉnh sửa một vài bức ảnh cho sản phẩm ra mắt tiếp theo của bạn, nhưng cũng phải tự thiết kế, in ấn và giao tài liệu quảng cáo, danh thiếp và poster cho một hội nghị sắp diễn ra vào tháng sau. Trong khi đó, một nhà thiết kế khác lại có thời gian rảnh. Nếu bạn xem xét tất cả các khối lượng công việc của mọi người bên cạnh nhau, bạn có thể nhanh chóng phát hiện ra sự chênh lệch này và phân bổ lại công việc một cách hợp lý.

7. Điều chỉnh lịch trình dự án để tối đa hóa năng suất của đội ngũ

Vấn đề: Ngày bắt đầu dự án không được phối hợp và kết quả là nhân viên quá tải, công việc bị chặn và dự án bị chậm tiến độ.

Giải pháp: Lên lịch cho mỗi dự án với toàn bộ danh mục của bạn trong tâm trí.

Ngay cả dự án được lên kế hoạch cẩn thận nhất cũng có thể bị đánh bại nếu nó không được lên lịch với phạm vi đầy đủ của công việc của đội ngũ của bạn trong tháng, quý hoặc năm trong tâm trí. Ví dụ, nếu bạn cố gắng khởi chạy ba cập nhật web khác nhau cùng một lúc, chúng có thể xung đột với nhau hoặc kéo dài hơn dự kiến vì đội ngũ của bạn đang cố gắng làm quá nhiều việc cùng lúc.

Thay vào đó, hãy lên lịch và phối hợp công việc của đội ngũ của bạn với phạm vi đầy đủ của chương trình và xem xét thực hiện kế hoạch quản lý sự cố. Dưới đây là vài mẹo:

Lùi ngày bắt đầu cho các dự án tương tự: Đặc biệt là nếu bạn có cùng một nhóm làm việc trên nhiều dự án, có thể hữu ích để lùi ngày bắt đầu và hoàn thành của mỗi dự án để cá nhân không cố gắng hoàn thành công việc của họ cho năm dự án khác nhau cùng một lúc. Thay vào đó, họ sẽ có thể tập trung vào một dự án trước khi chuyển sang dự án tiếp theo.

Tìm kiếm các phụ thuộc: Bạn có cần hoàn thành cải tiến cơ sở hạ tầng đó trước khi xây dựng trang web mới? Nếu vậy, hãy lên lịch cho dự án phụ thuộc sau ngày hoàn thành kế hoạch của dự án đầu tiên.

Đánh dấu những task trùng lặp: Nếu bạn có cùng một công việc trong hai dự án khác nhau, hãy kết hợp chúng lại. Đảm bảo rằng công việc đó - cho dù đó là việc tiếp nhận nhà cung cấp mới hay mua thiết bị cho quay video quảng cáo - được hoàn thành đúng thời hạn để giữ cho cả hai dự án trên đúng tiến độ.

Thời gian có thể tạo ra sự khác biệt trong việc giữ cho nhiều dự án trên đúng tiến độ và giúp đội của bạn làm việc hiệu quả nhất.

8. Giao việc nhưng luôn để mắt

Vấn đề: Có một ranh giới rất mong manh giữa việc quản lý tiểu tiết (micro management) và việc không quản lý. Làm thế nào để phận định được rõ ranh giới này?  

Giải pháp: Chia sẻ một nguồn thông tin trung tâm với team của bạn, để bạn có thể kiểm tra công việc khi cần thiết.  

Không ai trong vai trò quản lý sản phẩm hoặc dự án muốn trở thành người quản lý quá chi tiết, nhưng không theo dõi được các nhiệm vụ và cảm thấy như đang ở trong bóng tối về công việc đang được thực hiện trong team của mình có thể làm cho việc lãnh đạo hiệu quả trở nên khó khăn.  

Bằng cách chia sẻ một nguồn thông tin duy nhất với nhóm của bạn, bạn có thể theo dõi tất cả các công việc đang được thực hiện. Khi tất cả công việc của nhóm được lưu trữ trong một dự án được chia sẻ, bạn có thể có cái nhìn tổng thể về những gì mọi người đang làm, khi nhiệm vụ đó đến hạn và tiến độ như thế nào. Như vậy, bạn có thể kiểm tra các nhiệm vụ nếu cần thiết mà không cần phải quản lý chi tiết chúng.

9. Theo dõi và chuẩn hóa quy trình làm việc của bạn - thay vì phải tạo lại mọi thứ mỗi khi bắt đầu dự án mới.

Vấn đề: Bạn phải xây dựng lại quy trình làm việc của mình trước khi bắt đầu mỗi dự án.

Giải pháp: Tạo template và đơn giản hóa quy trình lập kế hoạch cho dự án của bạn.

Hãy tưởng tượng bạn vừa hoàn thành chiến dịch marketing cho quý này, và đang chuẩn bị kế hoạch marketing cho quý tiếp theo. Nhưng bạn không nhớ chính xác bạn đã làm kế hoạch cho quy trước như thế nào, kế hoạch hiện tại đã khác nhiều so với kế hoạch ban đầu và bạn đang phải quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Bạn không chắc chắn về các thành tố cần thu thập ban đầu. Làm thế nào để tái thiết lại một chiến dịch marketing mà không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ quan trọng nào?

Quên đi việc phải tạo lại quy trình làm việc ở đầu mỗi dự án. Thay vào đó, tạo template và đơn giản hóa cách bạn bắt đầu dự án của mình. Điều đó cho phép bạn sử dụng quy trình làm việc của mình như các mẫu lặp đi lặp lại. Khi đến lúc cần tạo một dự án mới, bạn chỉ cần bắt đầu với template sẵn có, nhờ đó có thể tiết kiệm được thời gian và tăng hiệu quả công việc.

Để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả và template luôn được cập nhật, bạn nên thêm các bước làm mới hoặc quy trình mới vào template của bạn khi chúng được tạo ra. Có thể hiểu template của bạn như một tài liệu "sống" vì nó phải luôn được cập nhật để đảm bảo rằng quy trình làm việc được cải tiến và sắp xếp tốt nhất.

Cuối cùng, đảm bảo rằng template của bạn được lưu trữ trong wiki của team để mọi người có thể truy cập một cách thuận tiện nhất và bắt đầu các dự án một cách dễ dàng. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đang làm việc theo cùng một quy trình và giúp tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm các tài liệu cần thiết.

Đạt được thành công trong việc quản lý nhiều dự án đồng thời, và luôn luôn hoàn thành các mục tiêu một cách thành công.

Quản lý nhiều dự án đồng thời là một yêu cầu thực tế đối với vai trò lãnh đạo. Hy vọng những lời khuyên này sẽ giúp bạn theo dõi toàn bộ các phần của chương trình, giữ cho tổ chức được gọn gàng, đáp ứng đúng thời hạn và đạt được mục tiêu - mỗi khi có dự án mới.