Một action plan tốt sẽ giúp mọi người hình dung được cách thức để cùng đi đến đích, đạt được mục tiêu của dự án. Bài viết này sẽ giúp bạn lập được một action plan khả thi trong 6 bước. Bên cạnh đó, bài viết cũng sẽ giúp bạn phân biệt được các khái niệm action plan, project plan và to-do list.
Lúc nhiều hứng khởi và lạc quan nhất chính là lúc đặt ra các mục tiêu cho dự án. Nhưng các mục tiêu sẽ trở nên vô nghĩa nếu không có kế hoạch cụ thể, từng bước hành động rõ ràng. Lập action plan là một kỹ năng quan trọng trong quản lý dự án. Action plan đơn giản là một danh sách liệt kê các bước hành động, nhiệm vụ cụ thể trong dự án. Mục đích của nó là để mọi người trong team cùng biết chính xác phải làm thế nào để đạt được mục tiêu của dự án.
Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn từng bước để lập nên một action plan khả thi, cũng như giới thiệu các công cụ giúp bạn lập action plan hiệu quả hơn.
Action plan là gì?
Action plan hiểu đơn giản là danh sách các task, các bước cần làm để hiện thực hoá mục tiêu. Một action plan tốt sẽ giúp tất cả mọi người hình dung được rõ ràng từng bước phải đi trên hành trình chinh phục mục tiêu.
Tổng quan về một action plan khả thi
Biết cách lập action plan là một kỹ năng hữu ích cho tất cả mọi người, trong bất kỳ môi trường nào. Dù là để phục vụ các mục tiêu cá nhân hay cho mục đích công việc thì action plan đều rất hữu dụng. Nó giúp bạn hình dung rõ từng bước cần phải thực hiện để đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Trong quá trình lên action plan, bạn cũng sẽ có thời gian để nhìn lại thấu đáo nguồn lực của bản thân, của team, để cuối cùng có thể sáng tạo ra những cách thức (chiến lược) độc đáo nhưng khả thi nhất để đến đích.
Khi đã hình dung được hướng đi, việc tiếp theo là hình dung chi tiết những việc cần phải làm, sau đó sắp xếp chúng lại một cách hợp lý nhất. Action plan càng chi tiết, những rủi ro của dự án sẽ càng hiện rõ, có thể bạn sẽ sớm nhận ra mình có lẽ cần thêm nguồn lực để triển khai, hoặc cần dành sự chú ý đặc biệt ở một mốc thời gian cụ thể nào đó.
Action plan thường được sử dụng để giúp làm rõ hơn các hoạch định chiến lược trừu tượng. Các chiến lược phát triển trong ba năm, năm năm tới là một tầm nhìn dài mà không phải ai cũng có thể thấu suốt. Để phổ biến chiến lược đó, để mọi người biết rõ sẽ cần làm gì để đạt được các mục tiêu dài hạn đó, bạn sẽ cần dùng đến action plan để thực tế hoá tầm nhìn của mình.
Tóm lại, để đạt được bất kì mục tiêu nào bạn đều cần một kế hoạch từng bước cụ thể, kế hoạch càng cụ thể, khả năng bạn đạt được mục tiêu càng cao.
Cuối cùng, điều quan trọng là action plan cần được mang ra thực tế bằng hành động. Lúc này bạn sẽ cần một công cụ để có thể quản lý và chia sẻ các task với mọi người. Thay vì tiếp tục dùng excel/sheet để quản lý task một cách thủ công, không có mô tả task rõ ràng, và nhiều nhược điểm khác mà chắc chắn sẽ khiến việc quản lý tốn nhiều thời gian và công sức hơn mức cần thiết, thì bạn có thể cân nhắc những công cụ khác hiệu quả hơn như Asana bản miễn phí, Notion, hoặc Trello,…
6 bước để lập action plan
Bước 1: Đặt mục tiêu S-M-A-R-T
Phương pháp SMART sẽ giúp bạn đặt ra mục tiêu rõ ràng hơn, dễ theo dõi và đo lường tiến độ, từ đó tăng khả năng đạt được kết quả mong muốn.
SMART là viết tắt của:
- Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải được miêu tả cụ thể và rõ ràng.
- Measurable (Đo lường được): Mục tiêu phải được đo lường được để theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả.
- Achievable (Khả thi): Mục tiêu phải được đặt ra với khả năng đạt được, dựa trên tài nguyên và khả năng của người thực hiện.
- Realistic hoặc Reliable (Thực tế): Mục tiêu phải phù hợp với thực tế của hoàn cảnh và có thể đạt được bởi người thực hiện.
- Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu phải có thời hạn xác định để giúp người thực hiện có thể lên kế hoạch và đưa ra các bước tiếp theo.
Ví dụ thực tế:
- Mục tiêu SMART: Tăng lượng người dùng truy cập và tương tác trên trang mạng xã hội của công ty lên 50% trong vòng 6 tháng bằng cách tạo ra nội dung thú vị và có giá trị cho khách hàng mục tiêu.
- S - Cụ thể: Mục tiêu là tăng lượng người dùng truy cập và tương tác trên trang mạng xã hội của công ty lên 50%. Đây là một mục tiêu cụ thể và rõ ràng, không để lại bất kỳ sự hiểu nhầm nào.
- M - Đo lường được: Mục tiêu có thể được đo lường bằng việc so sánh lượng người dùng truy cập và tương tác trước và sau khi triển khai chiến lược marketing trên mạng xã hội.
- A - Khả thi: Mục tiêu được đặt ra trong phạm vi khả thi và thực tế với các tài nguyên có sẵn cho công ty.
- R - Tương thích: Mục tiêu phù hợp với chiến lược tổng thể của công ty và giúp cải thiện hình ảnh và tương tác với khách hàng trên mạng xã hội.
- T - Thời gian: Mục tiêu được đặt ra trong vòng 6 tháng. Thời gian cụ thể giúp công ty tập trung vào việc triển khai và theo dõi kết quả đạt được trong thời gian đó.
Để đạt được mục tiêu SMART này, công ty có thể triển khai các chiến dịch quảng cáo trên mạng xã hội, tạo ra nội dung chất lượng và liên tục tương tác với khách hàng để thu hút họ đến với trang mạng xã hội của công ty. Sau đó, công ty có thể đo lường kết quả và đánh giá hiệu quả của chiến lược marketing trên mạng xã hội.
Bước 2: Xác định các task cần thực hiện
Sau khi đã viết ra được mục tiêu rõ ràng, bước tiếp theo bạn cần làm là xác định được các bước để biến mục tiêu đó thành hiện thực. Liệt kê ra tất cả các nhiệm vụ cụ thể cho từng người, các milestone quan trọng, và tất nhiên mục tiêu cũng phải được viết xuống và chia sẻ với mọi người.
Dưới đây là một ví dụ đơn giản về action plan:
Mục tiêu: Lựa chọn và giới thiệu phần mềm quản lý công việc mới cho toàn bộ công ty vào cuối quý 2.
Nhiệm vụ:
- Đề xuất ngân sách
- Lên kế hoạch triển khai cho Quý 2.
- Lên lịch đào tạo cho mọi người.
Bước 3: Phân bổ nguồn lực
Để triển khai kế hoạch này thành công, bước tiếp theo chúng ta cần là phân bổ các nguồn lực như: ngân sách, nhân sự, thời gian và công nghệ/phần mềm. Các nguồn lực này cần được phân bổ một cách hợp lý và hiệu quả để đảm bảo kế hoạch được thực hiện thành công và mang lại lợi ích cho công ty.
Bước 4: Xác định các task cần được ưu tiên
Mọi người cần rất rõ về mức độ quan trọng và cấp thiết của các nhiệm vụ họ được giao. Khi đó họ mới có đủ sự linh hoạt và chủ động để quyết định công việc nào cần được ưu tiên, công việc nào có thể được dời lại nếu cần.
Đảm bảo các task được đánh giá mức độ ưu tiên và sắp xếp theo trình tự trước sau để đảm bảo mọi người đều nắm được thông tin.
- Đánh giá ưu tiên: đánh giá ưu tiên bằng cách sử dụng các Priority Matrix, sau cùng là gắn nhãn hoạt đánh số để mọi người cùng biết.
- Sắp xếp trình tự: đánh dấu, tô highlight, làm nổi bật các nhiệm vụ nào sẽ cần phải được hoàn thành trước thì các nhiệm vụ khác mới có thể bắt đầu để mọi người thấy được tầm quan trọng của việc đúng deadline đối với nhiệm vụ đó.
Bước 5: Đặt ra các deadline và milestone
Khi mọi người hiểu rõ mục tiêu chung, họ sẽ có động lực và ưu tiên công việc một cách hiệu quả hơn để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình.
Để giúp team hình dung được rõ lộ trình, dễ dàng theo dõi tiến độ và các task có liên quan thì việc đặt deadline và xác định milestone là rất quan trọng. Sử dụng timeline hoặc Grantt chart sẽ giúp mọi người có góc nhìn tổng quan hơn về tất cả các task, milestone và các task ưu tiên của toàn bộ dự án.
Bước 6: Theo dõi và điều chỉnh action plan
Một người quản lý dự án giỏi là người có khả năng dẫn dắt team, linh hoạt với các thay đổi. Vì thế, nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản lý dự án là luôn nắm được các hoạt động diễn ra trong dự án và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Action plan không cần phải chuẩn ngay từ đầu, vì thế việc điều chỉnh trong suốt quá trình làm việc là tất yếu. Để có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh phù hợp và đúng thời điểm, bạn cần theo dõi được các task real-time, đồng nghĩa với việc cần có một nơi để mọi người có thể cập nhật được trạng thái các task của họ dễ dàng, minh bạch. Giải pháp là sử dụng phần mềm quản lý công việc như Asana, Notion hoặc các phần mềm tương tự để quản lý timeline hoặc grantt chart của dự án.
Cách dùng Asana để lập một action plan khả thi và triển khai thành công dự án
Lập một action plan là bước đầu, nhưng cuối cùng thì sự thành công của dự án mới là quan trọng nhất. Dưới dây là 5 tips để đảm bảo bạn có thể triển khai action plan một cách suôn sẻ nhất, từ đó đạt được những thành công nhất định trong những dự án mà mình phụ trách triển khai:
1. Tận dụng sức mạnh của công nghệ
Bạn có thể dùng Asana hay bất kì phần mềm nào khác mà bạn tin tưởng. Mục đích chính của việc sử dụng phần mềm quản lý là để bạn và tream có một nguồn trung tâm để theo dõi các nhiệm vụ và tiến độ dự án. Asana bản miễn phí có thể giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ từ lúc mới tạo cho đến sau khi đã hoàn thành, giao nhiệm vụ cho một người cụ thể và giới hạn quyền tương tác của những người khác, gán các task có phụ thuộc và trao đổi trực tiếp trên task, tránh được trường hợp trôi thông tin.
2. Dùng template
Template có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian làm một action plan. Bạn có thể sử dụng template có sẵn của Asana, hoặc tạo một action plan hoàn toàn mới và lưu nó lại dưới dạng template để có thể tái sử dụng ở những dự án khác.
3. Cài đặt cảnh báo real-time và gán các task phụ thuộc
Để dự án được thực thi đúng tiến độ, từng nhiệm vụ mà bạn liệt kê trong action plan đều cần được gán deadline và các task phụ thuộc (nếu có). Hành động này sẽ giúp team luôn biết được thời gian nhiệm vụ cần hoàn thành, cũng như theo dõi các nhiệm vụ có liên quan đến nhiệm vụ mà mình chịu trách nhiệm.
4. Kiểm tra các task sau khi đã hoàn thành
Sau khi hoàn thành một task hãy đánh dấu hoàn thành - mark complete, thao tác đơn giản này sẽ giúp những người có task phụ thuộc biết rằng họ đã có thể bắt đầu triển khai task của mình ngay bây giờ và không cần chờ thêm.
5. Trao đổi về các task trễ deadline hoặc đang bị trì hoãn
Nếu có bất kỳ sự cố hoặc sự chậm trễ nào, hãy thông báo cho team để mọi người cùng nhận biết tình trạng hoặc cùng tìm giải pháp. Bạn có thể comment trực tiếp trên task có vấn đề hoặc gọi để trao đổi trực tiếp với mọi người về vấn đề đang gặp phải.
Phân biệt Action plan, Plan B, Project plan và To-do list
Để có thể chọn được đúng công cụ và sử dụng chúng một cách hiệu quả nhất, tối ưu được năng suất làm việc của bản thân và team, thì chúng ta cần phân biệt được sự khác nhau giữa chúng. Trong trường hợp này là action plan và các công cụ khác.
Action plan và Plan B
Bạn có thể sẽ gặp trường hợp dùng cụm từ “kế hoạch hành động” hay “action plan” thay cho “kế hoạch B” hoặc “plan B”. Trong trường hợp đó, cách để phân biệt là nhìn vào mục đích của hai loại kế hoạch này.
- Mục đích của action plan là phác thảo chi tiết các nhiệm vụ cần được thực hiện trong dự án để mọi người có thể hình dung rõ ràng họ cần là gì để có thể đạt được đến mục tiêu.
- Plan B được sử dụng khi chúng ta cần một kế hoạch dự phòng, một chiến lược thay thế trong trường hợp kế hoạch chính không triển khai được. Luôn chuẩn bị sẵn sàng plan B là cách thức hiệu quả để bạn giữ được thế chủ động của mình trong hầu hết các tình huống.
Action plan và Project plan
Projet plan sẽ có độ phức tạp cao hơn aciton plan. Với project plan, bạn sẽ cần xác định các yếu tốt chính cần hoàn thành để dự án có thể đạt được thành công. Một kế hoạch dự án sẽ có 7 yếu tố cần được xác định:
- Mục tiêu dự án;
- Các chỉ số đo lường sự thành công của dự án;
- Các bên liên quan và vai trò cụ thể của từng bên;
- Phạm vi dự án và ngân sách;
- Milestone và các kết quả cụ thể cần có trong từng milestone;
- Timeline và lịch trình dự án;
- Định nghĩa cách thức giao tiếp giữa mọi người trong dự án.
Sau khi đã có project plan, bạn sẽ cần action plan để phác thảo ra cách thức để thực hiện project đó. Action plan sẽ giúp mọi người không bị mơ hồ về những nhiệm vụ mình cần làm và điều mình cần đóng góp cho dự án.
Action plan và To-do list
To-do list là cấp độ cơ bản nhất của việc lên kế hoạch, những nhiệm vụ được liệt kê trong to-do list không nhất thiế phải dẫn đến một mục tiêu chung (ví dụ: phần mềm lỗi cần liên hệ IT help desk để được hỗ trợ cũng là một nhiệm vụ có thể liệt kê trong to-do list). To-do list có thể thay đổi hằng ngày và không cần được cấu trúc bài bản như action plan. Trong khi đó, action plan sẽ cần thể hiện ra được tuần tự của các nhiệm vụ, và các nhiệm vụ đó đều phải cùng phục vụ cho một mục tiêu chung.
Kết
Như Benjamin Franklin đã nói: "Nếu bạn không lập kế hoạch, bạn đang lập kế hoạch để thất bại." Kế hoạch hành động giúp bạn tập trung và đạt được mục tiêu. Hãy dùng thử Asana bản miễn phí để tạo kế hoạch và quản lý nhiệm vụ cho team của mình. Kết nối với team và đủ linh hoạt để có thể nhanh chóng thay đổi kế hoạch và cập nhật cho mọi người real-time khi cần thiết là một lợi thế của Asana trong việc lập và quản lý action plan. Dùng thử miễn phí tại đây:
