Flexidata dịch và biên tập từ bài viết "How AI Will Transform Project Management" của tác giả Antonio Nieto-Rodriguez và Ricardo Viana Vargas đăng trên Harvard Business Review.

‍

Tóm tắt Hiện nay, theo thống kê chỉ 35% dự án được triển khai đạt được kết quả như kỳ vọng. Bức tranh ảm đạm này sẽ sớm thay đổi, công nghệ đang được phát triển liên tục để ngày càng tiệm cận với nhu cầu quản lý dự án trong thực tế. Các kỹ sư công nghệ, công ty khởi nghiệp đang bắt đầu sử dụng AI, machine learning và các công nghệ tiên tiến khác vào phát triển các phần mềm phục vụ cho việc quản lý dự án, dự báo đến năm 2030, lĩnh vực quản lý dự án sẽ chứng kiến một sự kiện chuyển mình lịch sử. Công nghệ sẽ hỗ trợ trong việc lựa chọn và quyết định mức độ ưu tiên của dự án, theo dõi tiến độ, tăng tốc độ báo cáo và thiết lập các điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm thử của dự án. Các giám đốc dự án sẽ được hỗ trợ bởi các trợ lý dự án ảo, lúc này, trách nhiệm của họ sẽ tập trung vào việc đào tạo, quản lý nhân sự và đối tác hơn là các nhiệm vụ quản trị và giấy tờ. Để bắt đầu khai thác được những thế mạnh của công nghệ trong lĩnh vực quản lý dự án, các doanh nghiệp và tổ chức nên bắt đầu ngay bằng cách thu thập và làm sạch dữ liệu của các dự án hiện có, chuẩn bị nhân sự và các nguồn lực cần thiết khác cho quá trình chuyển đổi này.

‍

Đoạn mô tả sau đây là hình ảnh của một người CEO trong tương lai gần, khi AI được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án. Để nắm được thông tin về các dự án đang được triển khai của doanh nghiệp, người này chỉ cần truy cập vào một ứng dụng trên điện thoại, và với một vài thao tác, trạng thái của từng dự án, các thông tin chi tiết về dự án, các chỉ số KPI, hiệu suất và mức độ đóng góp của từng nhân sự, mức độ hài lòng cũng các nhà đầu tư trong tích tắc đã sẵn sàng trong lòng bàn tay.  

Là CEO của một công ty viễn thông lớn ở một thị trường cạnh tranh và cực kỳ năng động, vị này đang đặc biệt quan tâm đến dự án “Tái định vị thương hiệu”. Vài tháng trước, một đối thủ cạnh tranh lớn mới cho ra mắt một thương hiệu “xanh” (green brand), khiến vị CEO phải tập trung vào củng cố yếu tố phát triển bền vững của các dự án đang được triển khai. Nhiều sự điều chỉnh do AI đề xuất dựa trên các tham số do giám đốc dự án và team dự án đặt ra từ đầu dự án đã được đưa vào thực tế. Ứng dụng này thông báo cho CEO về mọi thay đổi cần được duyệt qua, các rủi ro tiềm ẩn, và ưu tiên các quyết định mà vị này phải cân nhắc, cung cấp giải pháp khả thi cho từng trường hợp cụ thể.  

Trước khi đưa ra bất kì một quyết định nào, vị CEO đều cần tham khảo ý kiến của giám đốc dự án, người chịu trách nhiệm chính trong việc đào tạo và hỗ trợ team dự án, đầu mối liên hệ chính với các đối tác và nhân sự trong dự án. Một vào tuần trước đó, khi dự án đang bị chậm so với kế hoạch, ứng dụng ngay lập tức đề xuất team cần phải áp dụng các kỹ thuật của phương pháp Agile để đẩy nhanh tốc độ của dự án.  

Xuyên suốt buổi họp, trợ lý AI sẽ giúp mô phỏng lại các giải pháp khả thi và hỗ trợ team thống nhất về cách giải quyết vấn đề. Kế hoạch dự án sẽ tự động được cập nhật và gửi đến các nhân sự và đối tác có liên quan. Thông tin được AI gửi đi sẽ gồm có những thay đổi sẽ được triển khai trong dự án, dự đoán về kết quả mong đợi khi giải pháp mới được thực thi.

Nhờ sự phát triển của công nghệ và các phương pháp quản lý dự án mới, một dự án chiến lược có thể đã vượt khỏi tầm kiểm soát, thậm chí đang có nguy cơ thất bại, giờ đây lại sắp thành công và mang lại kết quả như mong đợi.

Trở lại với hiện tại, công việc quản lý dự án không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ, nhưng có lẽ trong chưa đầy một thập kỷ nữa, viễn cảnh này sẽ thành hiện thực. Để tương lai này đến sớm hơn, các doanh nghiệp nên đầu tư vào công nghệ quản lý dự án ngay từ bây giờ.  

Hiện trạng và tương lai của Quản lý dự án

Mỗi năm, khoảng 48 nghìn tỷ USD được đầu tư vào các dự án. Tuy nhiên, theo Standish Group, chỉ có 35% dự án đạt được kết quả như kỳ vọng. Các tài nguyên bị lãng phí và những kết quả chưa đạt được của 65% còn lại thật là không tưởng.

Trong nhiều năm nghiên cứu và xuất bản, Havard Business Review cũng đã nỗ lực trong việc ứng dụng công nghệ mới vào quản lý dự án. Trong quá trình đó, họ đã nhận ra nguyên nhân dẫn đến tỉ lệ thành công thấp của các dự án là do các công nghệ chưa đủ trưởng thành để quản lý các dự án đó. Hầu hết các doanh nghiệp và các giám đốc dự án vẫn đang sử dụng các công cụ quen thuộc như excel, powerpoint,… các công cụ này không hề có sự phát triển đột phá nào trong vài thập kỷ qua hướng đến việc ứng dụng trong quản lý dự án. Những công cụ quen thuộc này sẽ phù hợp khi chúng ta đo sự thành công của dự án bằng sản phẩm cụ thể và deadline, nhưng chúng chắn chắn không phù hợp với các sản phẩm cần nhiều sự sáng tạo và liên tục đổi mới để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Tuy rằng các công cụ đó có phát triển thêm để phục vụ cho việc quản lý danh mục dự án, nhưng nó vẫn thiếu các tính năng “thông minh” giúp chúng ta lập kế hoạch, cộng tác nhóm và tự động hóa một số nhiệm vụ.  

Giả sử nếu một dự án có áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI – Artifical intelligent) chỉ giúp tăng tỉ lệ thành công của dự án đó lên 25% thì đó cũng đã là giúp thế giới này tiết kiệm hàng nghìn tỉ đô la giá trị và lợi ích cho các doanh nghiệp, xã hội và cá nhân. Tất cả các nền tảng công nghệ được mô tả ở câu chuyện về vị CEO và công ty viễn thông ở đầu bài viết đều đã được phát triển, vấn đề ở đây là bao giờ nó mới được phát triển toàn diện để ứng dụng hiệu quả vào việc quản lý dự án.

Theo nghiên cứu của Gartner thì đến năm 2030, tức là còn khoảng 7 năm nữa (bài viết này được xuất bản vào năm 2023), 80% các công việc quản lý dự án trên thế giới sẽ có sự tham gia của AI, big data, machine learning và công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên. Ngày càng nhiều dự án công nghệ tập trung vào phát triển các công cụ phục vụ riêng cho lĩnh vực quản lý dự án. Khi các công cụ này bắt đầu được áp dụng rộng rãi, những kiến thức căn bản về quản lý dự án sẽ được tái định nghĩa.

6 ảnh hưởng tích cực mà AI sẽ mang lại cho lĩnh vực quản lý dự án.

Sự phát triển của công nghệ sắp tới đây sẽ mở ra những cơ hội chưa từng có. Các tổ chức và người làm trong lĩnh vực quản lý dự án được chuẩn bị tốt cho thời điểm chuyển giao này sẽ gặt hái được nhiều trái ngọt. Gần như mọi khía cạnh của quản lý dự án, từ lập kế hoạch, quy trình, đến con người, đều sẽ bị ảnh hưởng.

1. Đưa ra lựa chọn và sắp xếp ưu tiên tốt hơn  

Dự đoán về dự án nào sẽ mang lại giá trị cao nhất cho tổ chức. Khi có dữ liệu chính xác, machine learning có thể phát hiện ra các khuôn mẫu mà các công cụ khác hay kể cả con người cũng không thể nhận biết được. Từ đó giúp dự đoán tương lai với xác suất chính xác cao hơn. Các đề xuất ưu tiên được thực hiện bởi machine learning sẽ giúp:

- Xác định nhanh hơn các dự án đáp ứng được các tiêu chí căn bản để sẵn sàng ra mắt.  

- Lựa chọn các dự án có cơ hội thành công cao hơn và mang lại lợi ích cao nhất.  

- Cân bằng tốt hơn trong danh mục dự án và tổng quan về rủi ro trong tổ chức.  

- Loại bỏ những thành kiến của con người khỏi quá trình ra quyết định.  ‍

2. Hỗ trợ phòng quản lý dự án

Các công ty khởi nghiệp về phân tích dữ liệu và tự động hoá đang phát triển các sản phẩm hỗ trợ tăng hiệu quả công việc của phòng quản lý dự án (PMO).  

Tổng thống Pháp Emmanuel Macron đã bắt đầu cho ứng dụng các công nghệ này vào việc cập nhật liên tục thông tin về mọi dự án công tại Pháp. Những công cụ thông minh này sẽ thực hiện các nghiệp vụ sau trong phòng quản trị dự án (PMO), thay đổi hoàn toàn cách thức vận hành truyền thống:  

- Giám sát tiến độ dự án tốt hơn

- Khả năng đánh giá các rủi ro tiềm ẩn và tự động giải quyết một số vấn đề đơn giản.

- Tự động chuẩn bị và phân phối các báo cáo dự án, và thu thập thông tin phản hồi.

- Tinh vi hơn trong việc lựa chọn phương pháp quản lý dự án tốt nhất cho từng dự án.

- Giám sát tuân thủ các quy trình và chính sách.

- Tự động hóa, thông qua trợ lý ảo, các chức năng hỗ trợ như cập nhật trạng thái, đánh giá rủi ro và phân tích các bên liên quan (stakeholders).  

3. Tiết kiệm thời gian trong việc định nghĩa, lập kế hoạch và báo cáo dự án.

Một trong những khía cạnh được tập trung phát triển nhất trong địa hạt quản lý dự án là việc tự động hoá quản lý dự án va quản lý rủi ro. Các công nghệ mới ứng dụng big data và machine learning để giúp các lãnh đạo và nhà quản lý dự án lường trước được các rủi ro có thể không được chú ý. Bên cạnh liệt kê rủi ro, các công cụ này cũng đồng thời đề xuất các giải pháp giúp giảm thiểu rủi ro. Với sự tiến bộ này, chẳng bao lâu nữa chúng sẽ có khả năng tự động điều chỉnh các kế hoạch để tránh một số loại rủi ro nhất định.  

Theo đó, việc xác định mục tiêu, lập kế hoạch và báo cáo dự án cũng sẽ sớm được thực hiện bởi các công cụ thông minh này. Hiện nay, những nghiệp vụ này đang tốn rất nhiều thời gian, lặp đi lặp lại nhưng phần lớn được thực hiện một cách thủ công. Sự kết hợp giữa machine learning, công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên và soạn thảo văn bản thuần tuý sẽ giúp công việc quản lý dự án như sau:

- Cải thiện phạm vi dự án bằng cách tự động thu thập và phân tích các user story vốn trước đây tốn rất nhiều thời gian. Những công cụ thông minh sẽ giúp tiết lộ các vấn đề tiềm ẩn như sự mơ hồ, trùng lặp, thiếu sót, không nhất quán và phức tạp.  
- Các công cụ để tạo điều kiện thuận lợi cho các quy trình lập lịch trình và phác thảo các kế hoạch chi tiết và nhu cầu tài nguyên.
- Báo cáo tự động bằng dữ liệu thời gian thực sẽ thay thế các báo cáo kiểu truyền thống. Những công cụ này cũng sẽ đào sâu hơn khả năng hiện tại, hiển thị trạng thái dự án, lợi ích đạt được, chi phí dự phòng do trượt giá, phân tích cảm tính của nhóm thực hiện dự án và diễn dịch nó ra một cách rõ ràng và minh bạch.  

4. Trợ lý dự án ảo

Thực tế chỉ sau một đêm, ChatGPT đã thay đổi cách hiểu của thế giới về cách AI có thể phân tích các tập dữ liệu khổng lồ và tạo ra những hiểu biết mới và tức thì. Trong quản lý dự án, những công cụ với khả năng tương tự sẽ giúp tăng sức mạnh cho “bot” hoặc “trợ lý ảo”. Oracle gần đây đã công bố một trợ lý ảo quản lý dự án mới, cung cấp các cập nhật trạng thái tức thời và giúp nó cũng có khả năng cập nhật cho người dùng thời gian cũng như tiến độ dự án bằng văn bản, giọng nói, hoặc dưới hình thức hội thoại (trò chuyện với trợ lý ảo).  

Trợ lý ảo học từ các dữ liệu trong quá khứ, về kế hoạch dự án và bối cảnh tổng thể để điều chỉnh các mối tương quan trong dự án và nắm bắt thông tin dự án quan trọng một cách có chọn lọc. PMotto là trợ lý dự án ảo được phát triển dựa trên machine learning đã được đưa vào sử dụng. Người dùng có thể yêu cầo PMotto “Lên lịch cho John sơn bức tường vào tuần tới và phân bổ toàn thời gian cho anh ấy để thực hiện nhiệm vụ”. Trợ lý ảo PMotto sẽ có khả năng phản hồi như sau: “Dựa trên các nhiệm vụ tương tự trước đây được giao cho John, có vẻ như anh ấy sẽ cần hai tuần để hoàn thành công việc chứ không phải một tuần như bạn yêu cầu. Tôi có nên điều chỉnh nó không?”.

‍5. Hệ thống và phần mềm kiểm thử nâng cao

Kiểm thử là một nhiệm vụ thiết yếu trong hầu hết các dự án và người quản lý dự án cần kiểm thử sớm và thường xuyên. Ngày nay, hiếm khi tìm thấy một dự án lớn mà không có nhiều hệ thống và loại phần mềm phải được kiểm tra và đánh giá trước khi bắt đầu dự án. Chẳng bao lâu nữa, các hệ thống kiểm thử mà trước đây chỉ được áp dụng trong các siêu dự án sẽ được ứng dụng rộng rãi.  
Các giải pháp kiểm thử hệ thống nâng cao và tự động cho các dự án phần mềm sẽ sớm cho phép phát hiện sớm các lỗi và quy trình tự sửa lỗi. Điều này sẽ giảm đáng kể thời gian dành cho các hoạt động thử nghiệm rườm rà, giảm số lần làm lại và cuối cùng là cung cấp các giải pháp dễ sử dụng và không phát sinh lỗi. ‍

6. Vai trò mới của người quản lý dự án

Đối với nhiều nhà quản lý dự án, việc công nghệ có thể giúp tự động hoá một phần các nghiệp vụ chuyên môn của họ có thể khiến họ sợ hãi, nhưng những người có thực lực sẽ học cách sử dụng những công cụ này để tạo lợi thế cho chính họ.  Các nhà quản lý dự án sẽ không thể bị thay thế hoàn toàn, nhưng họ sẽ cần nắm bắt những thay đổi của công nghệ và tận dụng nó một cách hiệu quả.  

Khi các công việc hành chính đã được công nghệ hỗ trợ, người quản lý dự án sẽ cần trau dồi các kỹ năng mềm như khả năng lãnh đạo, tư duy chiến lược và sự nhạy bén trong kinh doanh. Họ phải tập trung vào việc tạo ra được các lợi ích được mong đợi và liên kết các lợi ích này với mục tiêu chiến lược. Họ cũng cần am hiểu sâu sắc về công nghệ. Một số tổ chức giáo dục đã bắt đầu đưa kiến thức về AI vào chương trình đào tạo về quản lý dự án của họ.  

Khi mọi thứ đã sẵn sàng cho công cuộc chuyển đổi lớn này, từ quản lý dự án truyền thống sang quản lý dự án có sự hỗ trợ của AI, bạn sẽ chuẩn bị sẵn sàng cho doanh nghiệp/tổ chức của mình như thế nào? Bất kỳ quy trình áp dụng công nghệ AI nào cũng bắt đầu từ dữ liệu, nhưng cũng đừng quên trang bị cho nhân sự của mình.

Để dạy AI cách quản lý dự án, bạn sẽ cần một lượng lớn dữ liệu liên quan đến dự án. Tổ chức của bạn có thể giữ lại kho dữ liệu lịch sử của dự án, nhưng dữ liệu còn tồn tại rải rác trên các hệ thống khác nhau. Thông tin có thể đã lỗi thời. Khoảng 80% thời gian thuật toán machine learning sử dụng vào việc thu thập và làm sạch dữ liệu, lấy dữ liệu thô và phi cấu trúc, chuyển đổi thành dữ liệu có cấu trúng để có thể bắt đầu quá trình huấn luyện cho machine learning.  

Quá trình chuyển đổi sẽ không thể được thực hiện hoá tại tổ chức/doanh nghiệp của bạn nếu thiếu dữ liệu về dự án hoặc dữ liệu không được quản lý đúng cách. Quá trình này cũng không thể thành công nếu tổ chức thiếu sự chuẩn bị cho nhân sự của mình.  

Thế hệ công cụ mới này sẽ không chỉ thay đổi cách chúng ta làm quản lý dự án mà còn thay đổi cả trách nghiệm và vai trò của chúng ta trong các dự án. Các giám đốc dự án phải sẵn sàng trong việc đào tạo cho nhân dự của mình để họ có thể thích ứng được với quá trình chuyển đổi này. Bước đầu tiên là tập trung vào việc tăng cường tương tác giữa các thành viên trong dự án, đồng thời xác định sớm những thiếu sót về kỹ năng công nghệ của nhân sự và nhanh chóng bổ sung những thiếu sót đó. Ngoài việc tập trung vào các sản phẩm cụ thể trong phạm vi dự án, các nhà quản lý cũng cần tập trung vào việc xây dựng các team có hiệu suất làm việc cao, trong đó các thành viên sẽ được cung cấp những điều kiện cần thiết để giúp họ làm việc một cách tốt nhất.
Nếu bạn đang thật sự nghiêm túc trong việc áp dụng AI vào để giúp quản lý các dự án, những câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn đánh giá quyết định của mình:

- Bạn đã sẵn sàng dành thời gian để cập nhật chính xác tất cả các dự án, bao gồm cả việc liên tục cập nhật về trạng thái mới nhất của dự án chưa?

- Bạn có sẵn lòng đầu tư vài tháng để thu thập, làm sạch và cấu trúc dữ liệu dự án của mình không?

- Bạn đã sẵn sàng để từ bỏ các thói quen quản lý dự án cũ hay chưa (ví dụ như báo cáo tiến độ dự án hằng tháng)?

- Bạn đã sẵn sàng đầu tư vào việc đào tạo các giám đốc dự án của mình về công nghệ AI hay chưa?

- Liệu nhân sự của bạn có sẵn sàng bước ra khỏi vùng an toàn và thay đổi triệt để cách quản lý dự án của họ không?

- Tổ chức của bạn đã sẵn sàng chấp nhận và áp dụng một công nghệ mới cũng như chuyển giao quyền quyết định với cổ phần ngày càng cao hơn chưa?  

- Bạn đã sẵn sàng để công nghệ này phạm sai lầm trong thời gian đào tạo nó, để nó có thể phục vụ tốt nhất cho tổ chức/doanh nghiệp của bạn không?

- Các nhà quản lý có quan tâm đến quá trình chuyển đổi này liệu có đủ khả năng và uy tín trong tổ chức của bạn để dẫn dắt quá trình chuyển đổi này không?
- Các nhà lãnh đạo cấp cao có sẵn sàng đợi vài tháng, cho đến một năm để bắt đầu thấy được lợi ích của tự động hóa không?  
 
Nếu câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này là có, thì bạn đã sẵn sàng bắt tay vào quá trình chuyển đổi tiên phong này. Nếu bạn có một hoặc nhiều câu trả lời “không”, thì bạn cần cố gắng chuyển chúng thành “có” trước khi tiếp tục.  

• • •
Việc áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý dự án sẽ mang lại những lợi ích đáng kể, không chỉ trong việc tự động hóa các nghiệp vụ hành chính tốn thời gian, mà quan trọng hơn, các công nghệ đột phá (như AI) được phát triển riêng cho việc quản lý dự án sẽ giúp các doanh nghiệp/tổ chức, các nhà lãnh đạo và giám đốc dự án đưa ra các quyết định tốt hơn, từ đó sẽ có nhiều dự án thành công hơn.  
Vị CEO trong câu chuyện ở đầu bài viết cũng đã từng giống chúng ta ở thời điểm hiện tại. Qua bài viết này, chúng tôi muốn chia sẻ một tầm nhìn tích cực về tương lai của lĩnh vực quản lý dự án, cũng như khuyến khích các doanh nghiệp/tổ chức thực hiện những bước tiên phong trên hành trình chuyển đổi này.