KẾT QUẢ
1. Cải thiện sự phối hợp: Sự phối hợp được cải thiện đáng kể bằng cách chia nhỏ các đầu việc của công ty
2. Báo cáo tình trạng dự án: Báo cáo tình trạng dự án giảm từ vài ngày xuống vài phút
3. Trách nhiệm rõ ràng: Cải thiện trách nhiệm giải trình trong toàn công ty
THÔNG TIN CÔNG TY
Vùng: Úc & New Zealand
Quy mô công ty: Mid-Market
Lĩnh vực: Professional Service (Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp)
Quy trình làm việc chính:
- Quản lý chiến dịch
- Quản lý yêu cầu dịch vụ IT
- Quản lý dự án
Tính năng chính:
- Reporting
- Portfolios
Barfoot & Thompson (B&T) là công ty bất động sản tư nhân lớn nhất New Zealand. Được thành lập vào năm 1923 với hình thức công ty gia đình, B&T chủ yếu hoạt động tại Auckland với 40% thị phần nhà ở. B&T cung cấp một loạt các dịch vụ như mua bán khu dân cư & nông thôn, quản lý tài sản, mua bán thương mại, và các dịch vụ dự án đặc biệt.
Hơn 75 chi nhánh và 2300 nhân viên làm việc, trụ sở chính của công ty được gọi là Support Center - nơi hỗ trợ tất cả các khía cạnh từ Marketing, IT, đào tạo, an ninh và hỗ trợ vận hành. Trên thực tế, Support Center đang trải qua những thay đổi đáng kể để đảm bảo hoạt động hiệu quả nhất từ trước tới nay.
Khi Chris Dobbie trở thành CEO mới vào năm ngoái, việc bóc tách và sắp xếp rõ ràng những nhiệm vụ trở thành ưu tiên hàng đầu. Tạo ra sự minh bạch trong tổ chức, cải thiện sự hợp tác giữa các phòng ban và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên đã trở thành sứ mệnh của Vaughan Borcovsky – Operations Manager.
Tìm kiếm và triển khai giải pháp phù hợp cho công việc
Vaughan biết rằng, để bóc tách nhiệm vụ và cải thiện sự hợp tác, các đầu việc phải được tập trung một nơi. Không nắm được đầu việc của từng phòng ban, không có quy trình để phân công trách nhiệm, Vaughan bắt đầu xem xét các công cụ quản lý công việc với một bộ tiêu chí rõ ràng.
Support Center cần một công cụ có thể:
- Theo dõi mọi thứ ở một nơi, từ các sáng kiến đến các dự án đa chức năng
- Cung cấp khả năng hiển thị và một hệ thống phân cấp công việc rõ ràng
- Dễ dàng giao nhiệm vụ để cải thiện trách nhiệm giải trình
- Nhanh chóng đưa ra các bản cập nhật trạng thái để mọi người luôn theo kịp tiến độ
- Dễ dàng phối hợp làm việc giữa các phòng ban
- Kích hoạt các quy trình chuẩn hóa để tăng hiệu quả
Asana đã chinh phục được nhóm Marketing của Support Center. Do đó, sau khi thử nghiệm nền tảng này với một vài dự án của riêng mình, Vaughan đã chọn Asana làm công cụ mang lại trật tự cho các dự án Barfoot & Thompson. Nhóm nghiên cứu nhận thấy Asana cực kỳ trực quan và bắt đầu sử dụng nó một cách dễ dàng. Họ cũng thường lên Cộng đồng Asana để học hỏi các phương pháp hay nhất từ các người dùng khác và cập nhật các bản phát hành sản phẩm mới.
Hợp lý hóa công việc với các quy trình chuẩn hóa
Việc sử dụng Asana để quản lý các dự án và công việc đã thay đổi hoàn toàn cách thức hoạt động của Barfoot & Thompson. Thông tin ở một nơi, các kho chứa dữ liệu đã được chia nhỏ và đội ngũ lãnh đạo có thể dễ dàng hơn trong việc thiết lập các mục tiêu và nguồn lực của công ty cho phù hợp.
Đây là cách Asana tạo ra sự khác biệt
Các dự án vận hành có hơn 50 thành viên trong nhóm đã trở nên dễ quản lý hơn với tất cả các ghi chú công việc và cuộc họp được theo dõi trong Asana, kèm với thời hạn và trách nhiệm đã thiết lập cụ thể cho mọi người.
Các dự án Marketing hiệu quả hơn. Nhóm hiện đang quản lý khoản đầu tư Marketing lớn nhất từ trước đến nay cho toàn bộ thương hiệu của công ty, bao gồm: nhận diện công ty mới, logo, thương hiệu, Marketing bất động sản, bảng hiệu, thiết kế mẫu Marketing, đổi thương hiệu của tất cả các văn phòng và hơn 225 xe công ty có gắn thương hiệu. Tất cả đều được quản lý trong Asana, điều này rất cần thiết trong việc giúp họ đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng cho quá trình ra mắt của họ.
Các yêu cầu dịch vụ IT được chuẩn hóa thông qua biểu mẫu Asana được liên kết trên Mạng nội bộ của công ty. Các yêu cầu này được đưa vào Asana để các đại diện từ các khu vực khác nhau của công ty dễ dàng xem xét, sau đó được nhóm CNTT theo dõi và thực hiện.
Báo cáo trạng thái dự án mất vài ngày để thu thập cập nhật từ các nhà tài trợ dự án. Sau đó chỉ cần vài phút để có báo cáo nhờ Portfolios và tích hợp với Google Sheet. Giờ đây, ban lãnh đạo, bao gồm cả CEO và Giám đốc, có thể dễ dàng kiểm tra trạng thái thời gian thực của các dự án bất kỳ lúc nào vì dữ liệu đã có trong Asana.
Việc mở văn phòng chi nhánh mới tuân theo một quy trình chuẩn hóa nhờ các mẫu dự án. Giờ đây, khi một chi nhánh mới mở ra, mọi bước đều có sẵn trong Asana để không có chi tiết bị bỏ quên.
“Trước đây phải mất nhiều ngày để tạo cập nhật trạng thái cho ban lãnh đạo. Hiện nay, với Asana chúng tôi chỉ mất hai phút, vì công việc được cập nhật theo thời gian thực ”.
Chuẩn bị cho một tương lai rộng lớn hơn
Vaughan và nhóm sẽ tiếp tục tập trung vào việc cải tiến và hợp lý hóa các quy trình trong Support Center. Sau khi nhận diện lại hoàn toàn thương hiệu của công ty, họ sẽ triển khai phần mềm mới để các văn phòng chi nhánh có thể dễ dàng tạo tài liệu Marketing của riêng họ thông qua một phần mềm mẫu. Vaughan cũng sẽ tập trung vào việc nâng cấp hệ thống của công ty để hoạt động trơn tru hơn. Các hệ thống mới này bao gồm hệ thống liệt kê tài sản, hệ thống tài chính, CRM, hệ thống quản lý tài sản và hệ thống khảo sát khách hàng. Tất cả các dự án đa chức năng và nhiệm vụ quan trọng này sẽ được quản lý trong Asana.
