Cách các cuộc họp trực tuyến phát triển trong thời đại AI?
Bạn có bao giờ ước rằng mình có thể cử một avatar đi họp thay vì phải tham gia những cuộc họp lẽ ra chỉ cần gửi email? Với sự phát triển của các công cụ AI, điều này có thể sẽ sớm trở thành hiện thực hơn bạn nghĩ.
Tiến sĩ Robby Ratan - với nhiều thập kỷ nghiên cứu về các tác động tâm lý và xã hội của thực tế ảo (VR), trò chơi trực tuyến và thế giới ảo, cho biết rằng trong tương lai chúng ta có thể hình dung đến một ngày mà các avatar không chỉ là một ảnh đại diện tham gia thụ động trong các cuộc họp, mà còn có thể hành động thay cho chúng ta.
"Avatar của bạn có thể gật đầu theo người nói, có thể ghi chú và làm nhiều việc cùng lúc trong cuộc họp, trong lúc bạn đang làm việc khác," Ratan, Giám đốc Phòng thí nghiệm SPARTIE (Nghiên cứu Tương tác Công nghệ Dưới Góc Độ Tâm Lý Xã Hội) tại Đại học bang Michigan, chia sẻ: "Bạn có thể hoàn toàn rời khỏi cuộc họp. AI Avatar của bạn có thể tham gia vào năm cuộc họp cùng lúc. Và sau đó, AI sẽ gửi cho bạn bản tóm tắt cuộc họp những điều quan trọng."
Work in Progress - trang blog của Dropbox, đã có một cuộc trò chuyện với Ratan để tìm hiểu cách các công cụ AI có thể giúp cải thiện các cuộc họp cho các đội ngũ làm việc từ xa và giúp họ tận dụng tối đa các trải nghiệm công nghệ ảo.
Bạn nghĩ như thế nào nếu công cụ AI sẽ thay đổi cách chúng ta họp trong thế giới ảo tương lai?
Chúng ta có thể liên tưởng đến các ví dụ phổ biến ngày nay về ô tô tự lái. Bạn chuyển từ việc tự lái xe sang chế độ lái tự động. Bạn có thể tưởng tượng điều tương tự trong các cuộc họp ảo. Bạn gửi AI của mình vào cuộc họp, bạn có thể tham gia trực tiếp một chút, rồi sau đó rời khỏi cuộc họp và để AI tiếp tục. Hiện tại, nói thì dễ hơn làm rất nhiều.
Theo bạn, công cụ nào là tốt nhất cho việc trao đổi công việc (asynchronously) làm việc từ xa?
Nghiên cứu cho thấy việc trao đổi asynchronously (hình thức trao đổi gián tiếp như email, sms..) có ít cách truyền tải thông tin hơn (như hành động, cử chỉ). Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng chúng để lưu lại những thông tin bị mất đi trong lúc giao tiếp hoặc bạn có thể lọc các thông tin cần thiết. Nhưng cũng đồng nghĩa là điều đó tốn nhiều thời gian hơn. Chúng ta có thể thay thế những hành động, cử chỉ (nụ cười và cái gật đầu) bằng các biểu tượng cảm xúc và phong cách trong ngôn ngữ email của mình. Nhưng sẽ mất bốn ngày với sáu email mỗi ngày so với 25 phút trong một cuộc họp. Việc lựa chọn phương tiện nên phụ thuộc nhiều vào nhiệm vụ công việc, đội nhóm và con người.
Các đội nên làm gì để cân bằng giữa làm việc trực tiếp và từ xa?
Hãy xem xét từng trường hợp cụ thể và suy nghĩ về những điều sau:
Tổ chức và nhóm của bạn cần đạt được gì trong giao tiếp?
Trường hợp nếu có những người có hội chứng thường hay lo lắng, hướng nội thì khi nào họ mới có thể thể hiện bản thân của mình?
Khi nào công việc có thể được thực hiện theo cách gián tiếp?
Khi nào thì công việc có thể được thực hiện theo cách vui vẻ?
Có lẽ bạn bạn cũng biết rằng chắc chắn mọi người sẽ không sử dụng avatar trong cuộc họp chính thức với sếp lớn. Nhưng nếu bạn đang cố gắng giúp các thành viên nhóm (kể cả những thành viên hướng nội, khó thích nghi với xã hội) gắn kết và xây dựng lòng tin, trò chuyện vui vẻ trong một thế giới ảo - nơi mà mọi người đều đeo kính VR và tất cả đều là avatar thì việc này sẽ giúp họ một phần giảm lo lắng và cải thiện kỹ năng giao tiếp.
"Sự lựa chọn phương tiện nên phụ thuộc rất nhiều vào công việc, nhóm và con người." - Tiến sĩ Robby Ratan
Loại cuộc họp nào nên tổ chức trực tiếp?
Các hội nghị là một trong những ví dụ tốt nhất cho việc tổ chức họp mặt trực tiếp, vì bạn có cơ hội gặp gỡ những người mà bạn không ngờ tới và chưa từng biết trước. Những cuộc gặp này có thể mang lại những ý tưởng mới mẻ. Những người làm về kinh doanh thường nhấn mạnh tầm quan trọng của việc “bắt tay” để tạo dựng lòng tin. Khi niềm tin và sự kết nối trở thành yếu tố quan trọng thì sự hiện diện và gặp mặt trực tiếp sẽ trở thành một phần thúc đẩy điều đó.
Còn các cuộc họp gián tiếp thì sao?
Cuộc họp gián tiếp/từ xa phù hợp khi không cần nhiều sự trao đổi qua lại. Ví dụ, khi một người đặt câu hỏi và nhận muốn các câu trả lời từ người khác. Đây là hình thức họp không quá cấp bách, hoặc như khi hướng dẫn sinh viên. Dù quan trọng, nhưng những cuộc họp này không cần gấp rút. Thay vì đọc một email dài, bạn có thể nói: “Hãy gửi cho tôi một video hoặc tài liệu để tôi vừa xem vừa nghe bạn chia sẻ màn hình.” Điều này giúp bạn phản hồi dễ dàng hơn.
Đây là hình thức trao đổi chậm, trong đó sự liên kết xã hội đã được thiết lập từ trước. Những người tham gia là những người đã quen biết rất rõ, vì vậy họ không cần phải xây dựng lòng tin với nhau nữa. Cuộc giao tiếp chỉ nhằm trao đổi thông tin và giúp công việc tiến triển.
"Tôi nghĩ, hội nghị, là ví dụ tốt nhất về lý do để thực sự gặp nhau cho một cuộc họp." - Drew Pearce
Bạn hãy hình dung chatbot sẽ cải thiện việc sử dụng avatar như thế nào?
Hãy tưởng tượng các chatbot được lập trình để nói theo phong cách của bạn, dựa trên kho email và tệp tin của bạn. Chúng có thể nhận biết đâu là thông tin riêng tư, nói thay bạn trong các cuộc họp, và giúp bạn tổ chức thông tin khi bạn tham gia. Bạn sẽ cảm nhận chatbot như một người bạn, một trợ lý, một avatar, và một công cụ hữu ích.
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ AI, tương lai của các cuộc họp trực tuyến hứa hẹn sẽ mang đến nhiều đột phá mới. Từ việc sử dụng avatar để tham gia họp thay mặt chúng ta, đến việc tận dụng chatbot để tăng cường hiệu quả làm việc, công nghệ AI đang định hình lại cách chúng ta tương tác và làm việc. Việc lựa chọn hình thức họp trực tiếp hay gián tiếp sẽ phụ thuộc vào mục tiêu, đặc điểm của nhóm và từng tình huống cụ thể. Quan trọng hơn cả, chúng ta cần tìm cách cân bằng giữa các hình thức họp để tối ưu hóa hiệu quả công việc và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong nhóm.
Bạn có muốn khám phá thêm về những ứng dụng tuyệt vời của AI trong các cuộc họp trực tuyến không?
Hãy tham gia nhóm cộng đồng của chúng tôi để cùng nhau thảo luận và chia sẻ những kinh nghiệm thực tế. Tại đây, bạn sẽ có cơ hội kết nối với những người có cùng đam mê, cập nhật những xu hướng công nghệ mới nhất và cùng nhau xây dựng một tương lai làm việc hiệu quả hơn.
CANVAS LMS-Cộng Đồng dạy và học cùng Canvas tại Việt Nam