Sự thành công của một quản lý kỹ thuật ảnh hưởng đến toàn bộ đội ngũ hoặc một số thành viên trong các đội nhóm, vì vậy việc trang bị đầy đủ cho họ ngay từ đầu là một khoản đầu tư có vô cùng có lợi. Trên nền tảng Asana, "đào tạo quản lý kỹ thuật” (Engineering manager - viêt tắt là EM) có nghĩa là tham gia vào quy trình đào tạo kỹ thuật chung. Quản lý của họ sẽ tạo ra một kế hoạch tùy chỉnh 30-60-90 ngày và truyền đạt thông tin quan trọng qua các cuộc họp 1:1 định kỳ. Cách tiếp cận này có sự linh hoạt tối đa vì kế hoạch được tạo riêng cho từng quản lý mới. Tuy nhiên, nó đòi hỏi nỗ lực lớn từ mỗi quản lý của các quản lý (Manager of managers - viết tắt là MoMs) và có nguy cơ tạo ra những trải nghiệm đào tạo không đồng nhất. 

Cách tiếp cận này hoạt động tốt trong một thời gian khá dài vì có ít quản lý mới hơn, bao gồm cả nhân viên mới và các chuyển đổi nội bộ, nên không có nhiều lợi ích về hiệu quả khi tinh gọn quy trình đào tạo cho EM so với việc đào tạo cho các kỹ sư cá nhân. Thêm vào đó, các quản lý mới thường có những nhu cầu đào tạo độc đáo hơn, và nếu việc tuyển dụng nhân viên mới không thường xuyên, tài liệu onboarding có thể cần thay đổi đáng kể giữa các lần tuyển dụng. 

Tuy nhiên, tại Asana, vài yếu tố đã khiến đội ngũ kỹ sư quyết định đầu tư vào việc này.Hãy cùng dõi theo những trải nghiệm của họ về hành trình này. 

Đầu tiên, đại dịch khiến mọi người phải làm việc từ xa, điều này đòi hỏi một cách tiếp cận có kế hoạch hơn cho việc đào tạo. Thứ hai, họ đã đạt đến quy mô tổ chức mà ở đó, một tiêu chuẩn về tính lặp lại và nhất quán sẽ mang lại giá trị cho cả các EM và các MoMs. Dù họ rất thích quy trình đào tạo tại Asana vào năm 2019, nhưng điều đó không có nghĩa là không còn cơ hội cải thiện. Vì vậy, họ đã cùng một đội ngũ chuyên gia về onboarding bắt tay vào cải tiến quy trình đào tạo EM tại Asana. 

Vào năm 2021, họ đã thêm các công cụ và cấu trúc vào quy trình đào tạo EM để tiết kiệm thời gian cho các MoMs, đảm bảo một tiêu chuẩn nhất quán cho trải nghiệm đào tạo, đồng thời duy trì đủ sự linh hoạt để hỗ trợ các quản lý kỹ thuật trong việc đào tạo phù hợp với các tình huống đội nhóm khác nhau. Dưới đây là quy trình mà họ đã áp dụng và những bài học rút ra từ quá trình này. 

Sứ mệnh và mục tiêu cho quy trình đào tạo 

 Họ bắt đầu quá trình cải tiến bằng cách xác định rõ sứ mệnh và mục tiêu cho quy trình đào tạo quản lý kỹ thuật. Nó khác với đào tạo kỹ thuật chung vì số lượng quản lý ít hơn so với kỹ sư. Quy trình này cần phải linh hoạt hơn vì các ưu tiên trong quá trình đào tạo của một quản lý có thể khác nhau rất nhiều. Họ đã đưa ra các mục tiêu sau: 

Sứ mệnh 

Tăng cường khả năng của một EM mới tại Asana để họ có thể hỗ trợ đội ngũ một cách hiệu quả và độc lập, phát triển sự kết nối và cảm giác thuộc về cộng đồng cũng như với các đối tác chức năng khác, và thúc đẩy văn hóa kỹ thuật, giá trị và mục đích của công ty. 

Đối tượng 

Các quản lý mới với mọi mức độ kinh nghiệm, bao gồm cả những người chuyển nội bộ và nhân viên mới tuyển từ bên ngoài. 

Mục tiêu của quy trình đào tạo quản lý kỹ thuật (EM): 

• Khắc sâu các giá trị của đội ngũ. Các EMs sẽ là người đại diện những gì được coi trọng trong tổ chức. Qua việc các quản lý tuyển dụng và công nhận những đối tượng nào sẽ cho thấy rằng họ có ảnh hưởng lớn đến văn hóa đội nhóm. Điều quan trọng là các EMs phải hiểu rõ các giá trị của Asana để có thể sống và lan tỏa chúng. Đặc biệt đối với các EMs có kinh nghiệm được tuyển dụng từ bên ngoài thì đây là một điểm chỉ dẫn hữu ích để họ có thể điều chỉnh các phương thức làm việc sao cho phù hợp với các giá trị của Asana. 

• Xây dựng cộng đồng và tăng cường hợp tác. Các EMs cảm thấy kết nối và được hỗ trợ bởi cộng đồng những người quản lý cũng như các vai trò và bộ phận đối tác. Họ phát triển các mối quan hệ cần thiết để thúc đẩy sự thay đổi, tạo ra tác động và cảm thấy có sự gắn kết. 
• Hỗ trợ xây dựng đội ngũ. Các EMs được trao quyền để hỗ trợ đội ngũ của mình. Họ xác định nhu cầu của đội nhóm và từng cá nhân bằng cách tìm hiểu cách thức hoạt động của đội và sau đó làm việc để giải quyết những cơ hội có tác động lớn nhất. 
• Đảm bảo chất lượng và sự nhất quán trong các phương pháp quản lý. Đội ngũ của họ chia sẻ các phương pháp quản lý tốt nhất của Asana với tất cả các quản lý mới để đảm bảo một trải nghiệm nhân viên nhất quán và chất lượng cao. 

Những mục tiêu không đáng chú ý: 

• Tạo ra tác động kinh doanh ngay lập tức. Việc các EMs có tác động đến kinh doanh là điều rất quan trọng, nhưng đây không phải là điều mà quy trình đào tạo EM chung có thể thực hiện trực tiếp. Các nhu cầu doanh nghiệp cần ngay lập tức ở một EM hầu như hoàn toàn phụ thuộc vào đội ngũ và tình huống hiện tại của họ. Quy trình đào tạo EM của họ tập trung vào việc cung cấp cho các quản lý các công cụ để tạo ra tác động kinh doanh, nhưng việc xác định các lĩnh vực cần được tập trung sẽ là một bài tập mà họ thực hiện cùng với quản lý trực tiếp của mình (người nắm bắt được đầy đủ bối cảnh cần thiết). 

• Tối ưu hóa hiệu quả. Vì số lượng EM ít hơn so với kỹ sư và có ảnh hưởng rộng hơn, đội ngũ của họ chấp nhận một số khía cạnh trong quy trình có thể không hiệu quả hoặc được tùy chỉnh để mang lại trải nghiệm tốt hơn, cá nhân hóa hơn. Ví dụ, nhóm onboarding genies của họ thực hiện các cuộc kiểm tra 1:1 cá nhân một tháng với mỗi quản lý mới. Chuyển đổi điều này thành một cuộc khảo sát sẽ hiệu quả hơn, nhưng nó sẽ không hiệu quả bằng. 
  

Quy trình đào tạo quản lý kỹ thuật

Hiện tại, quy trình đào tạo EM của họ bao gồm: 

• Quy trình đào tạo quản lý tại Asana. Đội ngũ Nhân sự tổ chức một loạt các hội thảo "Outstanding Manager Bootcamp" cung cấp các kỹ năng quản lý con người chung, vì vậy họ tập trung vào việc xây dựng và bổ sung các tài nguyên dành riêng cho quản lý kỹ thuật. 

• Quy trình đào tạo kỹ thuật chung cho kỹ sư. Hầu hết các EMs hoàn thành cùng một dự án đào tạo kỹ thuật như các kỹ sư mới, giúp họ làm quen với bộ công nghệ và quy trình phát triển của doanh nghiệp. 

• Kế hoạch 30-60-90 ngày tùy chỉnh. Họ đã xây dựng một mẫu kế hoạch với tất cả các tài liệu đào tạo quản lý cốt lõi, đồng thời dễ dàng tùy chỉnh để các MoMs có thể nhanh chóng tạo ra một kế hoạch đào tạo phù hợp cho các EMs mới được tuyển dụng. 

• Làng đào tạo mentor. Khi Shreyas Jayanna gia nhập Asana, anh ấy đã đùa rằng, "Cảm giác như tôi có cả một làng đào tạo đang giúp đỡ mình." Các EMs không chỉ được ghép đôi với một mentor đào tạo kỹ thuật, thường là một kỹ sư trong đội của họ, mà còn có một mentor đồng cấp. Doanh nghiệp cũng chọn một mentor đào tạo văn hóa cho các EMs, người này có thể là một quản lý từ bộ phận khác trong tổ chức hoặc một nhà lãnh đạo chức năng chéo, người sẽ giúp các EMs làm quen với văn hóa công ty và xây dựng các mối quan hệ, đồng thời có thể cung cấp một mentor từ Nhóm Tài Nguyên Nhân Viên (ERG). Và tất nhiên, các EMs này cũng sẽ nhận được sự hỗ trợ từ người dẫn dắt trực tiếp của họ. 

• Hai chương trình đào tạo theo nhóm (cohort) cho quản lý kỹ thuật. Họ có hai chương trình đào tạo theo nhóm: một dành cho các EMs mới tuyển dụng có kinh nghiệm quản lý trước đó nhưng mới gia nhập Asana, và một chương trình chuyên biệt hỗ trợ các kỹ sư Asana vừa chuyển sang vị trí quản lý. Chương trình đào tạo cho nhóm EM mới tuyển dụng sẽ tổ chức các nhóm EM mới vào các nhóm có thể giao lưu, đồng thời lên kế hoạch cho các buổi hội thảo và tọa đàm về các khía cạnh quản lý kỹ thuật mà người ta có thể thấy là đặc biệt tại Asana, bao gồm một buổi trò chuyện cà phê về các giá trị kỹ thuật của doanh nghiệp với một thành viên trong đội ngũ lãnh đạo. Chương trình đào tạo cho nhóm EM mới chuyển sang quản lý bao gồm bảy buổi nói chuyện và hỏi đáp với các quản lý có kinh nghiệm. 

Khi chuẩn bị tài liệu, đội ngũ của họ sẽ cố gắng tạo ra sự vui vẻ và hài lòng, chứ không chỉ là các công việc hành chính hay kiểm tra danh sách. Ví dụ, họ khuyến khích các MoMs "tìm một chiến thắng sớm để ăn mừng" cho EM mới của họ hoặc tạo ra một gói quà chăm sóc. Họ cũng rất cẩn thận trong việc phân biệt giữa những gì là bắt buộc và những gì là khuyến nghị. Vì có rất nhiều tài liệu mà một EM cần tiếp thu trong vài tháng đầu, họ muốn tập trung vào những điều thiết yếu nhất và tránh gây quá tải bằng cách chỉ ra những gì EM mới không cần phải lo lắng. 

Ngoài các cuộc họp 1:1 với quản lý trực tiếp, các EM mới cho rằng mentor đào tạo và dự án 30-60-90 ngày là yếu tố quan trọng nhất để hiểu rõ vai trò của mình. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ đi sâu hơn vào cách những yếu tố này hoạt động tại Asana. 

Mẫu đào tạo EM 30-60-90 ngày tùy chỉnh của doanh nghiệp 

Tại sao lại sử dụng định dạng 30-60-90 ngày? 

Định dạng 30-60-90 ngày là một phương pháp đã được biết đến rộng rãi và giúp xác định các cột mốc rõ ràng. Ở đầu mỗi phần, họ sẽ có một nhiệm vụ cột mốc, trong đó MoM tóm tắt các kỳ vọng của họ cho tháng đó. 

Ví dụ về các nhiệm vụ đào tạo EM trong tháng đầu tiên 

Dưới đây là một ví dụ về những gì có thể được viết trong nhiệm vụ cột mốc: 

Sử dụng các lộ trình (tracks) để tổ chức nội dung 

Mẫu đào tạo cũng được tổ chức thành sáu lộ trình, với các tài nguyên đào tạo cho mỗi lộ trình – mức độ ưu tiên của các lộ trình này sẽ phụ thuộc vào đội ngũ cụ thể của EM mới và sẽ được tổ chức theo định dạng 30-60-90 bởi MoM của họ. 

Quản lý báo cáo: Cách xử lý các cuộc chuyển giao báo cáo, đào tạo nhân viên mới, khởi động mối quan hệ với một báo cáo (không bao gồm hỗ trợ báo cáo – điều này được đề cập trong phần Động lực đội nhóm). 

Ví dụ: 

• Học cách sử dụng các dự án Focus để báo cáo lên cấp trên 

• Các cuộc 1:1 đầu tiên – giải thích vai trò và mối quan hệ của bạn

• Làm quen với quy trình đánh giá hiệu suất tại Asana 

• Ví dụ mẫu 1:1 để sử dụng
  

Quy trình đội nhóm: Làm quen với các quy trình hiện có của đội (ví dụ: khởi động dự án, họp tổng kết (retro), các dự án đang thực hiện, quản lý dự án trong Asana). Mục tiêu hiện tại của đội là gì? Đội cần gì để thành công trong việc thực hiện các mục tiêu đó? 

Ví dụ: 

• Hiểu rõ các lĩnh vực trọng tâm và cơ hội hiện tại của đội nhóm. 

Động lực đội nhóm: Hỗ trợ các báo cáo của bạn, xem xét kết quả khảo sát về các tương tác trước đây, phản hồi từ chu kỳ đánh giá hiệu suất trước đó, sở thích và thách thức hiện tại của từng cá nhân, trách nhiệm (AoRs) và quyền sở hữu cá nhân, tinh thần đội nhóm hiện tại, đội đang ở giai đoạn nào (chín muồi/đang phát triển/náo loạn/mới). 

Ví dụ:  

• Gặp gỡ đội ngũ của bạn – những cách tốt nhất để làm quen với họ và xây dựng mối quan hệ. 

• Xem xét kết quả khảo sát mức độ tương tác của đội nhóm gần đây nhất của bạn. 

Xây dựng cộng đồng: Ai là những người quan trọng bạn nên làm quen (ví dụ: các đối tác chức năng chéo, các EMs đồng cấp, mentor của EM)? Các cuộc họp của quản lý kỹ thuật là gì và bạn nên kỳ vọng gì từ mỗi cuộc họp? Làm thế nào để tham gia vào các kênh giao tiếp của quản lý kỹ thuật (ví dụ: Slack EM, dự án Cơ hội cho Quản lý Kỹ thuật)? Hãy xem bài viết này để đọc thêm về cách xây dựng cộng đồng quản lý tại Asana.

Ví dụ: 

• Tham gia vòng tròn quản lý 
• Gặp gỡ đối tác nhân sự của bạn

Đào tạo kỹ thuật: Bạn có nên tham gia khóa đào tạo kỹ thuật sản phẩm không? Hãy nắm cái nhìn tổng quan về kỹ thuật bằng cách trò chuyện với trưởng nhóm kỹ thuật của bạn. Hiểu khi nào/cách thức/tại sao chúng ta viết tài liệu thiết kế. 

Ví dụ:  

• Tham gia khóa đào tạo kỹ thuật sản phẩm 
• Tìm hiểu sâu về các thách thức kỹ thuật hiện tại của đội cùng với Trưởng nhóm Kỹ thuật của bạn

Tuyển dụng: Tuyển dụng cho đội ngũ của bạn và đội ngũ Asana.

Ví dụ: 

• Đăng ký khóa đào tạo phỏng vấn Quản lý Tuyển dụng (Hiring Manager - HM)
  

Mentor đào tạo 

Mặc dù có nhiều mentor có thể hữu ích, nhưng cũng có thể gây nhầm lẫn. Để giảm thiểu điều này, hãy đảm bảo rằng trách nhiệm của mỗi mentor đều rõ ràng: 

• Mentor đào tạo kỹ thuật: Một kỹ sư (thường là trong đội của EM) giúp hướng dẫn EM thiết lập môi trường phát triển, làm việc với EM về yêu cầu kéo (pull request) đầu tiên của họ, và các đào tạo kỹ thuật cụ thể cho đội. 

• Mentor đào tạo EM: Một EM đồng cấp (không thuộc chuỗi báo cáo) sẽ là người chia sẻ các thực hành quản lý kỹ thuật và là người để EM tham khảo ý kiến về tất cả các vấn đề liên quan đến đào tạo quản lý. 

• Đại sứ văn hóa: Đôi khi là một nhà lãnh đạo kỹ thuật từ bộ phận khác trong tổ chức và đôi khi là một nhà lãnh đạo chức năng chéo, đại sứ văn hóa sẽ là người cung cấp hướng dẫn về công ty và các chức năng, đồng thời là nguồn đáng tin cậy để nhận phản hồi, lời khuyên và góc nhìn. 

• Mentor cộng đồng ERG: Đây là một người trong nhóm tài nguyên nhân viên (ERG) mà nhân viên mới muốn kết nối. Người mentor này giới thiệu nhân viên mới với cộng đồng đó, chia sẻ những khía cạnh quan trọng về cách thức hoạt động của ERG và đóng vai trò là một người đồng minh ban đầu. 

Bài học về quy trình 

Kể từ khi triển khai quy trình đào tạo EM mới, đội ngũ này đã nhận được phản hồi từ hơn 20 EMs với các mức độ kinh nghiệm khác nhau. Tổng thể, quy trình đào tạo hiện tại của họ đã rất thành công trong việc tiết kiệm thời gian cho các 

MoMs (ước tính hàng giờ) và tăng tốc quá trình đào tạo cho các quản lý mới tuyển dụng. 

• Làm cho việc lặp lại và cải tiến dự án trở nên dễ dàng. Họ đã làm cho mẫu tài liệu có thể chỉnh sửa cho tất cả các EMs và hoan nghênh các chỉnh sửa và cải tiến. Nhiều người đã phát hiện ra các nhiệm vụ cần cập nhật hoặc thiếu thông tin hữu ích và để lại các bình luận và đề xuất có thể được áp dụng nhanh chóng. 

• Đừng tách tài liệu thành “đào tạo” và “tham khảo.” Thay vào đó, hãy liên kết hoặc tham chiếu các tài nguyên EM của bạn từ dự án đào tạo của bạn. Tại sao lại vậy? Thường thì sẽ có sự cám dỗ khi viết một tài liệu chỉ dành cho các quản lý mới tuyển dụng. Nhưng mỗi lần đi theo con đường này, họ nhận ra rằng mình đang sao chép hoặc tạo ra một tài nguyên mà lẽ ra thuộc dự án tài nguyên quản lý dành cho tất cả các quản lý. Ví dụ, "Cách thức đánh giá hiệu suất tại Asana" là một tài liệu tham khảo hữu ích cho các quản lý hiện tại và cũng là một cái nhìn tổng quan cho các nhân viên mới. Nếu họ tách tài liệu ra thì một trong số chúng chắc chắn sẽ bị lỗi thời, và vì các nhân viên mới có quyền truy cập vào cả hai tài liệu, họ sẽ bị nhầm lẫn liệu họ nên đọc một hay cả hai. Hãy giữ mọi thứ đơn giản và tham chiếu tài nguyên của bạn từ dự án đào tạo thay vì tái tạo lại tài liệu. 

• Đầu tư vào đào tạo mentor đào tạo. Dựa trên phản hồi, các mentor đào tạo sẽ đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của nhân viên mới. Hãy đầu tư vào đào tạo mentor để đảm bảo một trải nghiệm nhất quán và thú vị. 

• Nếu không có gì khác, hãy thêm các cột mốc kỳ vọng 30-60-90. Dựa trên phản hồi, đây là sự tùy chỉnh quan trọng nhất mà MoM có thể thực hiện đối với dự án. Các EMs có thể sử dụng những kỳ vọng này như một ánh sáng dẫn đường để điều hướng và ưu tiên các nhiệm vụ đào tạo trên tay họ. Để hỗ trợ MoMs trong việc này, họ hiện cung cấp các buổi tư vấn không chính thức với các chuyên gia onboarding EM, những người hiểu rõ quy trình đào tạo EM của doanh nghiệp và có thể chia sẻ các mẹo về những gì đã hoạt động tốt, cũng như giúp MoMs tùy chỉnh mẫu tài liệu của họ. 

Bạn đang quan tâm đến việc cải tiến quy trình đào tạo các cấp quản lý với hệ thống quản trị bài bản ? Liên hệ ngay với Flexidata để được tư vấn ngay!