Thuật ngữ Grantt Chart rất quen thuộc trong nhiều môi trường làm việc, đặc biệt là trong các dự án. Vấn đề là không nhiều người hiểu chức năng và cách sử dụng đúng grantt chart trong việc quản lý dự án, hoặc cụ thể hơn là làm thế nào để xây dựng nên một grant chart cho dự án của mình.

Mặc dù trong vài trường hợp thì grant chart trông có vẻ khá phức tạp, nhưng thật ra chỉ cần xác định được các thành tố cơ bản là đã có thể dễ dàng nắm bắt được cách sử dụng nó. Đọc tiếp bài viết này để hiểu về grantt chart từ định nghĩa cho đến các mẹo thực hành sao cho hiệu quả.  

▷ Gantt Chart là gì?

Gantt Chart là một biểu đồ chiều ngang, dùng để minh họa timeline của một dự án và timeline của các nhiệm vụ thuộc dự án đó. Với cách minh họa này, tất cả mọi người đều sẽ dễ dàng nắm bắt được tổng quan timeline dự án, các milestone quan trọng và timeline của các nhiệm vụ cụ thể trong dự án.  

Mỗi dòng (thanh ngang, đường ngang,…) trong grantt chart tương ứng với một task. Trong đó, độ dài của thanh ngang mô tả cho thời gian được định ra để hoàn thành nhiệm vụ đó. Bạn cũng có thể xem tổng quan timeline của dự án để nắm được các thông tin như task nào đã được hoàn thành, còn bao lâu nữa thì đến milestone kế tiếp,…

Gantt chart thường bao gồm các thành phần sau:

• Thời gian cần để thực hiện nhiệm vụ
• Ngày bắt đầu và ngày đến hạn của nhiệm vụ
• Tên nhiệm vụ
• Người được giao nhiệm vụ
• Các cột mốc quan trọng  (milestone)

Grantt chart cũng giúp mọi người nhìn thấy được mối quan hệ giữa các nhiệm vụ trong dự án. Nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước để nhiệm vụ sau có thể bắt đầu, nhiệm vụ nào là tối quan trọng, cần hoàn thành để đạt được mục tiêu dự án. Nhờ góc nhìn rõ ràng đó mà các thành viên trong dự án sẽ tự ý thức được tầm quan trọng và sự đóng góp của mình cho dự án.  

• Critical path – thành tố quan trọng trong timeline dự án                                

Một trong những thành tố quan trọng, cần được chú ý nhất trong một dự án chính là “critical path” – Một chuỗi các tác vụ phải được hoàn thành theo đúng thứ tự và thời hạn để đảm bảo tiến độ của dự án.

Trong quá trình quản lý dự án, xác định critical path giúp người quản lý dự án biết được các tác vụ quan trọng nhất và quản lý chúng một cách hiệu quả để đảm bảo tiến độ dự án. Khi các tác vụ trên critical path gặp khó khăn, trễ tiến độ, hoặc không hoàn thành đúng thời hạn, toàn bộ dự án có thể bị ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành và kinh phí. Vì vậy, việc quản lý critical path là rất quan trọng để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian và chi phí.

• Lịch sử của Gantt chart

Phiên bản đầu tiên của Gantt chart được  phát minh bởi Karol Adamiecki, vào năm 1896. Adamiecki đã công bố những phát hiện của mình bằng tiếng Nga và tiếng Ba Lan, điều này khiến chúng khó tiếp cận ở các nước nói tiếng Anh. Năm 1910, Henry Gantt đã  độc lập phổ biến một công cụ tương tự ở Mỹ. Về sau, hai loại grantt chart này được gộp lại thành phiên bản mà chúng ta sử dụng phổ biến ngày nay.

• Gantt chart được sử dụng để làm gì?

Nếu chỉ nói rằng grant chart dùng để xem timeline của các dự án thì có lẽ quá hiển nhiên. Chính vì thế ở đây chúng tôi sẽ nói chi tiết hơn thế, mục đích là giúp bạn hiểu rõ, từ đó chủ động hơn trong việc sử dụng grantt chart, tùy theo mục đích của mình.

1. Xây dựng và quản lý các dự án phức tạp: Dự án càng lớn, càng có nhiều nhiệm vụ để quản lý. Gantt chart có thể giúp người quản lý dự án dễ dàng hình dung được toàn bộ dự án và chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.

2. Giám sát các ràng buộc, phụ thuộc của một nhiệm vụ: Thỉnh thoảng các dự án có thể bị chậm trễ. Việc minh họa công việc theo thời gian giúp cho các quản lý dự án tự động hóa các phụ thuộc nhiệm vụ, đảm bảo rằng giai đoạn hoặc nhiệm vụ tiếp theo sẽ không bắt đầu cho đến khi giai đoạn hoặc nhiệm vụ trước đó đã hoàn thành.

3. Theo dõi tiến độ dự án: Theo dõi và giám sát tiến độ và các cột mốc, giúp bạn có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch dự án của mình nếu cần thiết.  

1. Lập kế hoạch chiến dịch marketing  

Các chiến dịch marketing lớn yêu cầu sự cộng tác và phối hợp giữa rất nhiều người, đó là nguyên nhân khiến dự án rất dễ bị mất kiểm soát. Chính vì thế, việc minh họa tất cả công việc thành một một chuỗi các nhiệm vụ với thông tin cụ thể về người chịu trách nhiệm và thời gian cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ là rất quan trọng. Nhờ đó, mọi người không chỉ biết ai đang chịu trách nhiệm cho việc gì, mà còn thấy được sự ảnh hưởng của nhiệm vụ đó lên những nhiệm vụ khác, và lên toàn bộ dự án.

2. Phác thảo các giai đoạn bàn giao sản phẩm cho khách hàng

Khi bạn cho khách hàng xem một thời gian cụ thể về các sản phẩm được cung cấp của mình, bạn có thể thiết lập rõ ràng kỳ vọng về thời gian hoàn thành mỗi sản phẩm. Bằng cách phác thảo kế hoạch này, bạn có thể đưa cho các bên liên quan và khách hàng một ý tưởng rõ ràng về phạm vi các sản phẩm của bạn, và mỗi sản phẩm sẽ mất bao lâu để hoàn thành, vì vậy họ sẽ biết không chỉ khi nào bạn giao sản phẩm, mà còn khi nào bạn sẽ làm việc trên nó.

3. Lập kế hoạch cho một sản phẩm mới  

Đối với các sản phẩm mới, bạn có thể sử dụng một thời gian để phác thảo kế hoạch toàn bộ từ ý tưởng đến phát hành và xa hơn nữa. Bằng cách minh họa điều này trong một thời gian, bạn có thể dễ dàng nhận ra các xung đột trước khi bắt đầu, xem sự phụ thuộc giữa các bước và có được một cái nhìn tổng quan rõ ràng về mọi thứ đang xảy ra trước khi sản phẩm được ra mắt và khi nào sẽ ra mắt.

▷ Cách xây dựng Gantt chart

Dưới đây là những bước cơ bản nhất để bạn có thể bắt đầu phác thảo được bản đồ đến thành công cho dự án của mình bằng Gantt chart.  

1. Xác định phạm vi thời gian

Viên gạch đầu tiên để xây dựng nên Grantt chart chính là xác định timeline của dự án. Một dự án phải có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.  

Tip: Mặc dù tất cả các dự án phải có điểm kết thúc rõ ràng, nhưng có khả năng bạn sẽ có một số nhiệm vụ hậu dự án cần hoàn thành sau khi đã vượt qua vạch đích, vì vậy bạn có thể sẽ cần thêm vào một số ngày sau hạn cuối của dự án cho các mục này.

2. Thêm nhiệm vụ với ngày bắt đầu và ngày kết thúc

Để hình dung một cách rõ ràng những việc cần làm của bạn, hãy đảm bảo mỗi nhiệm vụ dù nhỏ nhất đều có ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể — bằng cách này, chúng có thể dễ dàng được hình dung thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu bạn chỉ đặt deadline mà không ngày bắt đầu nhiệm vụ, thì sẽ gây khó khăn trong việc hình dung nhiệm vụ đó trong bức tranh toàn cảnh của dự án.

Tip: Làm rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc cũng giúp team của bạn dễ dàng hiểu khi nào họ nên bắt đầu thực hiện một nhiệm vụ. Bằng cách đó, họ sẽ chủ động hơn trong việc sắp xếp công việc cá nhân của mình.  

3. Làm rõ các yếu tố phụ thuộc của task

Với các dự án lớn, việc có một số task không thể bắt đầu cho đến khi các task khác đã được hoàn thành là điều chắc chắn sẽ xảy ra. Để giữ cho dự án hoạt động trơn tru và tất cả mọi người đều nắm bắt thông tin dự án như nhau, bạn có thể trực quan hóa sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ trong Gantt chart của mình.

Ví dụ: bài đăng chỉ có thể được xuất bản trên website khi và chỉ khi việc soạn bài đăng đã được hoàn thành. Tương tự, chiến dịch email marketing sẽ không thể được bắt đầu nếu chưa có email nào được soạn. Việc vẽ ra sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ này sẽ giúp team/người nhận nhiệm vụ tiếp theo luôn cập nhật kịp thời tình trạng của các task trước đó, từ đó họ có thể quyết định liệu có thể bắt đầu làm việc của mình được hay chưa.

4. Xác định các milestone (mốc quan trọng)

Không giống các task khác trong Gantt chart, các milestone là các điểm cố định. Chúng đóng vai trò như những trạm kiểm soát để thông báo rằng những phần lớn công việc đã hoàn thành. Chúng giúp team biết những gì cần ưu tiên và khi nào thì có thể ăn mừng cho khi đạt được những thành tựu nhỏ trong suốt chiều dài dự án.

Tip: Các milestone thường xuất hiện ở cuối các giai đoạn của dự án, nhưng không có khuôn mẫu nào cho việc tạo các, đặc biệt là vì không có team nào giống team nào, hay dự án nào giống hệt dự án nào. Ví dụ về các milestone phổ biến:

4. Meetings

5. Phê duyệt dự án

6. Điểm bắt đầu nhiệm vụ

7. Kiểm tra giữa giai đoạn

8. Điểm hoàn thành giai đoạn

5. Điều chỉnh công việc khi kế hoạch thay đổi

Các kế hoạch chắc chắn sẽ thay đổi, đó là lý do tại sao phần mềm Gantt chart cần phải được thiết kế để có thể dễ dàng và nhanh chóng cập nhật được những thay đổi mới cảu dự án. Tìm kiếm một công cụ cho phép bạn dễ dàng kéo và thả các tác vụ và tự động cập nhật các phụ thuộc trong thời gian thực. Bằng cách đó, bạn luôn có thể giữ cho dự án của mình đi đúng hướng, ngay cả khi kế hoạch thay đổi.

▷ Ưu và nhược điểm của Gantt chart

Mặc dù những biểu đồ này có thể hữu ích, nhưng chúng không phải lúc nào cũng là sự lựa chọn tốt nhất cho mọi dự án. Để biết liệu Gantt chart có phù hợp với bạn và dự án của bạn so với việc chỉ vẽ ra timeline hay không, dưới đây là một vài cân nhắc trước khi bạn bắt tay vào việc tạo một gantt chart.

• Ưu điểm của Gantt chart

1. Có cái nhìn toàn cảnh về dòng thời gian dự án của bạn: Biểu đồ Gantt là một lộ trình của dự án của bạn. Công cụ này giúp bạn theo dõi thời điểm bạn nên đạt được từng cột mốc — và liệu bạn có đang đi đúng hướng để làm như vậy hay không. Loại chế độ xem dòng thời gian này cung cấp góc nhìn toàn cảnh về công việc của bạn, làm cho nó trở thành một công cụ đặc biệt hữu ích để trình bày với quản lý cấp cao hoặc khách hàng để có cái nhìn tổng quan nhanh chóng.

2. Xem các nhiệm vụ liên quan đến nhau như thế nào: Bằng cách thêm ngày bắt đầu và ngày kết thúc vào mỗi nhiệm vụ và vẽ các phụ thuộc, bạn có thể hình dung cách mỗi tác phẩm ảnh hưởng đến nhiệm vụ khác. Điều này giúp bạn xác định sự cố và khắc phục xung đột giữa các yếu tố phụ thuộc trước khi bắt đầu.

3. Cải thiện khả năng quản lý tài nguyên nhóm: Việc thêm người chịu trách nhiệm vào từng nhiệm vụ cụ thể có thể giúp bạn biết ai đang làm gì và khi nào cần điều chỉnh khối lượng công việc cho phù hợp hơn. Vì mọi thứ đã được vạch ra tuần tự, bạn sẽ có thể xem liệu một đồng đội hoặc một team đang có quá nhiều việc phải làm cùng một lúc hay không, sau đó phân công lại hoặc lên lịch lại nhiệm vụ nếu cần.

• Nhược điểm của Gantt chart

1. Xây dựng một Gantt chart sẽ khá mất thời gian: Việc thiết lập Gantt chart có thể khá tốn thời gian, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng bảng tính Microsoft Excel. Ngay cả khi bạn sử dụng mẫu, bạn vẫn có thể phải điều chỉnh để tùy chỉnh mẫu đó theo nhu cầu cụ thể của dự án.

2. Thông tin dự án có thể không đồng bộ: Trong giai đoạn lập kế hoạch, sử dụng Gantt chart truyền thống là cách hiệu quả nhất. Tuy nhiên, khi bắt đầu thực hiện dự án, bạn có thể cần sử dụng các công cụ hoặc nền tảng khác để quản lý các hoạt động hàng ngày. Khi sử dụng nhiều công cụ khác nhau, thông tin về dự án có thể không được đồng bộ và làm cho bạn khó khăn trong việc biết được thông tin chính xác và đầy đủ của đội ngũ của mình. Điều này có thể ảnh hưởng đến quyết định và làm cho dự án không thể đạt được kết quả như mong đợi. Để tránh tình trạng này, sử dụng một nền tảng quản lý dự án đồng nhất là cần thiết.

3. Thêm nhiều chi tiết sẽ khiến mọi thứ trở nên lộn xộn: Việc thêm thông tin về thời hạn và những người cộng tác (collaborator) vào kế hoạch dự án trên Gantt chart có thể khiến nó từ một bản đồ dễ nhìn thành một nơi bị quá tải thông tin và hỗn loạn.

▷ Các lựa chọn thay thế cho Gantt chart truyền thống

May mắn thay, có những lựa chọn thay thế cho những biểu đồ rườm rà vẫn cung cấp cho bạn cái nhìn toàn cảnh về cách tất cả đầu việc, nhiệm vụ đang ăn khớp với nhau như thế nào, mà không có những hạn chế điển hình của Gantt chart truyền thống được xây dựng trên Excel.

• Các công cụ tốt hơn để xây dựng kế hoạch của bạn

Một công cụ quản lý dự án công việc  như Asana có thể giúp bạn quản lý, điều phối và thêm chi tiết vào công việc của mình ở cùng một nơi bạn lập kế hoạch — đồng thời dành ít thời gian hơn để thiết lập mọi thứ.

Ví dụ: bạn có thể thiết lập kế hoạch dự án của mình bằng cách sử dụng Timeline của Asana, một chế độ xem cho phép bạn chỉ ra sự logic giữa cách tất cả các phần của dự án. Tương tự như Gantt chart, Timeline của Asana có thể cho bạn biết khi nào cần làm việc gì, mất bao nhiêu thời gian và ai là người chịu trách nhiệm. Không giống như Gantt chart, Timeline rất dễ để xây dựng, duy trì và cho phép nhóm của bạn cộng tác trên các đầu việc ở cùng nơi lên kế hoạch.

• Các loại quản lý dự án trực quan khác

Tùy vào loại công việc mà bạn đang quản lý, việc sử dụng lịch hoặc bảng Kanban có thể là một giải pháp tốt hơn và nhanh chóng hơn để thay thế cho việc sử dụng Timeline để trực quan hóa kế hoạch dự án. Với Asana, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem dự án khác nhau, bao gồm Timeline, List (danh sách các đầu việc), Kanban và Calendar (lịch) để tất cả mọi người có thể xem công việc của họ theo cách họ muốn. Ngoài ra, bạn có thể thử tất cả các chế độ xem với bản dùng thử Premium với sự hỗ trợ của Flexidata khi đăng ký miễn phí qua link sau: Asana - Hướng dẫn đăng ký trial.pdf  

• Lập kế hoạch cho các dự án như một chuyên gia với Asana

Cho dù bạn quyết định sử dụng Gantt chart hay một giải pháp thay thế tương tự, trực quan hóa kế hoạch dự án của bạn là một bước quan trọng — cho dù bạn có phải là người quản lý dự án hay không. Nó cho phép bạn chỉ ra sự ăn khớp giữa tất cả các phần trong dư án của bạn, chia sẻ nó với  mọi người và điều chỉnh kế hoạch của bạn khi công việc tiến triển để giữ cho mọi thứ đi đúng hướng.

‍