GSF (Global Schools Group) đã thành công trong việc sử dụng HubSpot để quản lý và điều chỉnh các quy trình làm việc phức tạp của nhiều thương hiệu một cách đồng bộ. Chúng ta hãy cùng khám phá xem họ đã làm điều đó như thế nào.
Global Schools Foundation là một tổ chức cam kết phổ biến giáo dục chất lượng trên toàn cầu thông qua hệ thống các trường quốc tế, hiện nay đã có 35 cơ sở tại 10 quốc gia.
Từ ngày đầu tiên, Global Schools Foundation đã có một tầm nhìn rõ ràng: Trở thành hình mẫu toàn cầu về giảng dạy và học tập, và không đứa trẻ nào thiếu đi cơ hội để phát triển trong cuộc sống cũng như tiếp cận nền giáo dục mang tầm thế giới.
Tầm nhìn mạnh mẽ này đã thúc đẩy sự phát triển của họ từ một trường duy nhất tại Singapore, Trường Quốc tế Ấn Độ Toàn Cầu (Global Indian International School) vào năm 2002, đến 9 thương hiệu trường quốc tế với 35 cơ sở tại 10 quốc gia hiện nay. Hiện tại, có hơn 2.500 nhân viên và hơn 100.000 học sinh đã trải qua hệ thống giáo dục của GSF trong suốt 20 năm qua.
Để tối ưu hóa quy trình trên toàn bộ hệ thống trường học, phù hợp với khu vực địa lý và thời gian, GSF đã nghiên cứu và chọn lựa một phương pháp luận. Phương pháp này sẽ đưa tất cả các thương hiệu và cơ sở của GSF về dưới một hệ thống thống nhất. Hệ thống này sẽ xử lý và phân tích dữ liệu hiệu quả, đồng thời hỗ trợ quản lý hiệu quả.
Là một tổ chức giáo dục luôn tiên phong trong việc áp dụng các công nghệ mới để nâng cao hiệu quả hoạt động, GSF đã tìm được đối tác lý tưởng là HubSpot. HubSpot đáp ứng mọi nhu cầu của GSF với giao diện dễ sử dụng, mang lại những giải pháp bền vững cho các vấn đề mà tổ chức đang gặp phải.
Các lãnh đạo công nghệ của GSF đã nhận thức được sự cần thiết của một hệ thống quản lý tài nguyên hiệu quả, có khả năng cập nhật và cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Họ bắt đầu tìm kiếm một nền tảng CRM đủ mạnh để đáp ứng các trường hợp sử dụng đa dạng, đủ linh hoạt để phát triển cùng với họ, và nền tảng CRM này cần phải đến từ một công ty liên tục đầu tư vào phát triển sản phẩm.
Có rất nhiều lựa chọn cho các hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) trong ngành giáo dục. Bao gồm các công ty nhỏ chuyên phát triển phần mềm dành riêng cho trường học, và các công ty lớn, đã có uy tín trong lĩnh vực công nghệ.
Ayush Kalani, Giám đốc phụ trách Tuyển sinh và Thành công của Khách hàng, cho biết: “Các nhà lãnh đạo của GSF không chỉ tìm kiếm một giải pháp dễ dàng áp dụng và thử nghiệm, mà còn tìm kiếm một công ty có thể phát triển cùng chúng tôi trong hành trình này. Khi đội ngũ của chúng tôi xem xét tính thân thiện với người dùng của một giải pháp CRM như HubSpot, nó đã vượt trội so với các công cụ khác.”
Là một nền tảng CRM, HubSpot có một bộ công cụ giúp thu thập dữ liệu hiệu quả, quản lý các quy trình khác nhau, phân tích hiệu suất nhóm, đồng thời chuẩn hóa quy trình tuyển sinh và marketing, giúp triển khai thành công để mở rộng quy mô.
Điều khiến ban lãnh đạo GSF nổi bật trong ngành giáo dục là tầm nhìn xây dựng một hệ thống lớn mạnh và hiệu quả về chi phí trong tương lai. Mặc dù có những hệ thống CRM giá rẻ được thiết kế riêng cho các tổ chức giáo dục và đáp ứng đủ nhu cầu cơ bản, nhưng họ hiểu rằng cần đầu tư vào một hệ thống luôn được cải tiến và phát triển.
“Chúng tôi có một tầm nhìn rất rõ ràng: CRM tốt nhất phải là một hệ thống linh hoạt, luôn chú trọng vào nghiên cứu và phát triển để đảm bảo rằng nó luôn phù hợp với nhu cầu trong tương lai,” Ayush khẳng định.
Sau khi thực hiện phân tích chi phí-lợi ích, GSF đã quyết định thử nghiệm nền tảng CRM HubSpot nhằm triển khai Marketing Hub và Sales Hub tại hai trường học lớn nhất của họ - Global Indian International và One World International.
Đội ngũ lãnh đạo của Global Schools Foundation (GSF) đã bắt tay vào công việc để đảm bảo rằng HubSpot trở thành nền tảng CRM chính của GSF. Đội ngũ lãnh đạo chức năng có một tầm nhìn rõ ràng rằng công nghệ kinh doanh phải giúp đỡ, chứ không phải cản trở, đội ngũ tư vấn viên tuyển sinh.
Một số lợi ích mà Global Schools Foundation đạt được từ nền tảng HubSpot CRM bao gồm:
Với hơn 35 đội ngũ tuyển sinh tại 10 thị trường khác nhau, việc HubSpot có thể cung cấp một nguồn thông tin duy nhất cho ban giám đốc là một bước ngoặt quan trọng. Hơn nữa, HubSpot còn giúp toàn bộ tổ chức có thể sử dụng chung một ngôn ngữ về chu trình khách hàng và các mối quan hệ.
“Nhờ sử dụng HubSpot, GSF giờ đây có một hệ thống báo cáo rất hiệu quả. Hệ thống này giúp ban giám đốc nắm bắt được toàn bộ thông tin chính xác và chi tiết về hoạt động của từng cơ sở. Nói cách khác, thông tin từ HubSpot rất đáng tin cậy và không thể bị bác bỏ,” Ayush chia sẻ.
Các tư vấn viên tuyển sinh giờ đây có đầy đủ thông tin về phụ huynh trong suốt quá trình tương tác với trường, từ khi họ bắt đầu quan tâm đến trường cho đến khi con họ nhập học. Nhờ có cái nhìn tổng quan về mọi hành động của phụ huynh như xem trang web, điền biểu mẫu, mở email và nhiều hơn nữa, các tư vấn viên tuyển sinh có thể tương tác với phụ huynh một cách hiệu quả và có ý nghĩa.
Đội ngũ lãnh đạo tại GSF tin tưởng mạnh mẽ vào việc sử dụng dữ liệu để định hướng chiến lược và đưa ra quyết định. Vì vậy, họ đã xây dựng các bảng điều khiển hiệu quả bằng cách sử dụng công cụ báo cáo của HubSpot. Từ việc xác định nguồn gốc của các yêu cầu và đơn đăng ký nhập học, cho đến việc theo dõi toàn bộ quá trình tương tác của phụ huynh với trường, đội ngũ lãnh đạo GSF sử dụng HubSpot như một công cụ định hướng để đảm bảo họ đang đi đúng hướng. Đường ống dẫn khách hàng tiềm năng, xác định nguồn gốc khách hàng tiềm năng và
Bằng cách tận dụng sức mạnh của tự động hóa, GSF đã sử dụng các quy trình tự động của HubSpot để mở rộng quy mô truyền thông và kết nối hiệu quả hơn với khách hàng trong các hoạt động tiếp thị và tuyển sinh.
Thông qua việc thiết lập các quy trình tự động với các điều kiện kích hoạt và nhiệm vụ cụ thể, đội ngũ tuyển sinh và tiếp thị của GSF đã tự động hóa được nhiều công việc trong suốt quá trình tương tác với khách hàng, bao gồm:
Những quy trình này không chỉ giúp giảm bớt công việc cho các đội ngũ tuyển sinh và marketing, giúp họ tập trung vào các công việc chiến lược mà còn đảm bảo trải nghiệm khách hàng liền mạch và phản hồi nhanh chóng cho phụ huynh.
Cuối cùng, GSF tận dụng các tích hợp để tăng cường nền tảng HubSpot của mình và đạt được sự kết nối với khách hàng. Hiện tại, GSF đã cài đặt hơn 20 tích hợp trên nền tảng để thúc đẩy nỗ lực sales và marketing của mình.
Ví dụ, GSF đã thành công trong việc tích hợp các giải pháp điện thoại đám mây, dịch vụ SMS và WhatsApp Business vào nền tảng HubSpot. Đội ngũ tuyển sinh của GSF có thể sử dụng những tích hợp này như công cụ hỗ trợ để nâng cao công tác tiếp cận và tương tác với khách hàng.
Đội ngũ marketing của GSF sử dụng các kết nối với các nền tảng quảng cáo như Facebook Ads và LinkedIn Ads để theo dõi hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo trên chính HubSpot. Đồng thời, họ cũng kết nối với các nền tảng tổ chức sự kiện để quản lý và đánh giá thành công của các sự kiện trực tuyến ngay trên HubSpot.
Ngoài việc tận dụng các tích hợp trên thị trường ứng dụng HubSpot, GSF còn tích hợp dữ liệu và quy trình từ nền tảng tuyển sinh nội bộ của họ vào HubSpot. Việc kết nối các ứng dụng bên thứ ba với cổng HubSpot một cách dễ dàng đã giúp họ xây dựng một nền tảng thực sự toàn diện - nơi tất cả dữ liệu khách hàng và quy trình đều được lưu trữ ở một vị trí trung tâm.
Nhờ vào tính linh hoạt và dễ sử dụng của HubSpot, đội ngũ tuyển sinh và tiếp thị của GSF đã có thể tận dụng tối đa nền tảng này như một công cụ mạnh mẽ để thực hiện công việc của mình.
Như Ayush đã nói: “Nếu việc sử dụng công nghệ làm tăng khối lượng công việc và sự dư thừa, thì đó không phải là một giải pháp đáng có. Và điều tuyệt vời về HubSpot là nó không chỉ cực kỳ thân thiện với người dùng, mà còn rất dễ dàng để tôi chứng minh tác động của việc sử dụng HubSpot giúp trao quyền cho đội ngũ tư vấn viên của tôi đạt được mục tiêu tuyển sinh.”
Một yếu tố lớn nữa trong sự hợp tác thành công giữa GSF và HubSpot là sự ủng hộ mạnh mẽ từ các lãnh đạo nội bộ, những người đã đứng ra quản lý và thúc đẩy quy trình này. Họ đã phát triển các quy trình làm việc (SOP) nghiêm ngặt khi sử dụng HubSpot và tổ chức các buổi đào tạo chặt chẽ để đảm bảo rằng các đội ngũ của mình sử dụng HubSpot đúng cách. Kết quả? Nền tảng HubSpot của GSF hoạt động hiệu quả như một cỗ máy trơn tru, giúp các tư vấn viên của GSF làm việc hiệu quả và hiệu suất cao.
Kể từ đó, Global Schools Foundation đã triển khai HubSpot tại Trường Quốc tế Dwight ở Hàn Quốc, Trường Quốc tế Harrods ở Campuchia, Trường Quốc tế Regent ở Malaysia, và một số trường khác cũng đang trong kế hoạch triển khai.
“Nếu việc sử dụng công nghệ làm tăng khối lượng công việc và sự dư thừa, thì đó không phải là một giải pháp đáng có. Và điều tuyệt vời về HubSpot là nó không chỉ cực kỳ thân thiện với người dùng, mà còn rất dễ dàng để tôi chứng minh tác động của việc sử dụng HubSpot giúp trao quyền cho đội ngũ tư vấn viên của tôi đạt được mục tiêu tuyển sinh.”
Ayush Kalani
Giám đốc Hợp tác – Tuyển sinh & Thành công Khách hàng
Global Schools Foundation