Làm việc hiệu quả không phải là làm được nhiều việc nhất, mà là làm được những việc đáng làm nhất. Vì thế, trong bài viết này, chúng tôi sẽ tập trung vào những cách để giúp bạn tránh làm những việc không cần thiết - như họp không có mục tiêu, tìm kiếm tài liệu hoặc chờ duyệt phê - và tập trung vào những việc quan trọng cho tổ chức.
Mục tiêu của bài viết này là giúp bạn tăng cường hiệu suất mà không cần phải tăng khối lượng công việc. Cùng khám phá các tips sau nhé!
Một trong những yếu tố quan trọng để làm việc hiệu quả là môi trường xung quanh bạn. Bạn cần tạo ra một không gian làm việc đơn giản và tập trung, loại bỏ những vật dụng và sự xao lãng không cần thiết. Dưới đây là một số cách để bạn có thể làm được điều này:
– Giản Đơn Môi Trường Xung Quanh Bạn: Dọn dẹp không gian làm việc để loại bỏ những vật dụng và sự xao lãng không cần thiết. Môi trường sạch sẽ và gọn gàng giúp tập trung hơn và giảm sự mệt mỏi tinh thần.
– Giảm Thông Báo: Hạn chế số lượng thông báo trên các thiết bị của bạn. Những cuộc gián đoạn liên tục có thể phá vỡ quá trình làm việc và cản trở sự tập trung.
– Tận Dụng Giờ Làm Việc Hiệu Suất Cao Nhất: Xác định những giờ làm việc hiệu suất nhất trong ngày và sắp xếp các công việc quan trọng trong khoảng thời gian này. Điều này đảm bảo bạn tận dụng tối đa năng lượng và sáng tạo của mình.
– Giảm Công Việc Vô Ích: Giảm thiểu thời gian dành cho các nhiệm vụ nhỏ nhặt không đóng góp quan trọng cho mục tiêu của bạn. Ủy quyền hoặc tự động hóa các hoạt động như vậy để giành thời gian cho công việc quan trọng.
– Nói “Không”: Lịch sự từ chối những nhiệm vụ hoặc dự án không phù hợp với ưu tiên hiện tại của bạn. Đặt ranh giới giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.
Một yếu tố khác để làm việc hiệu quả là quản lý thời gian và công việc. Bạn cần áp dụng các chiến lược quản lý thời gian, tránh làm nhiều việc cùng lúc và ưu tiên công việc quan trọng. Dưới đây là một số cách để bạn có thể làm được điều này:
– Áp Dụng Quản Lý Thời Gian: Áp dụng các chiến lược quản lý thời gian như Kỹ thuật Pomodoro hoặc Ma trận Eisenhower để tổ chức công việc một cách hiệu quả. Những chiến lược này giúp bạn phân chia công việc thành các đoạn thời gian nhỏ, xác định mức độ ưu tiên và khẩn cấp của mỗi nhiệm vụ và tăng sự tập trung và năng suất. (Xem: Quản lý xuất sắc thời gian của bạn)
– Tránh Làm Nhiều Việc Cùng Lúc: Việc làm nhiều việc cùng lúc có thể làm giảm năng suất và làm tăng số lỗi. Tập trung vào một nhiệm vụ mỗi lúc để thực hiện nó một cách hiệu quả. Nếu bạn phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau, hãy đảm bảo bạn hoàn thành một nhiệm vụ trước khi bắt đầu nhiệm vụ khác.
– Ưu Tiên Công Việc Quan Trọng: Phân biệt công việc cần gấp và công việc quan trọng, sau đó ưu tiên thực hiện chúng phù hợp. Điều này giúp tránh trì hoãn và đảm bảo bạn làm trước các nhiệm vụ quan trọng. Bạn có thể sử dụng danh sách kiểm tra hoặc lịch biểu để theo dõi tiến độ công việc của mình. (Xem: Ma trận ưu tiên: Cách xác định những điều quan trọng và hoàn thành nhiều công việc hơn)
Một yếu tố nữa để làm việc hiệu quả là xây dựng môi trường làm việc hiệu quả. Bạn cần tích hợp các công cụ kinh doanh, tăng sự rõ ràng về mục tiêu cho mọi người trong team và tự động hóa công việc thủ công. Dưới đây là một số cách để bạn có thể làm được điều này:
– Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc: Áp dụng các ứng dụng và phần mềm hỗ trợ quản lý công việc và thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Google Drive, Slack, Trello, Zoom, Asana, Evernote và nhiều công cụ khác để lưu trữ, chia sẻ, theo dõi, giao tiếp và quản lý các dự án và tài liệu của mình.
Tăng Sự Rõ Ràng Trong
– Giao Tiếp Rõ Ràng: Nói chuyện rõ ràng với đồng nghiệp để tránh nhầm lẫn và nâng cao hiệu quả công việc. Xác định rõ trách nhiệm và kỳ vọng giúp cải thiện sự hợp tác trong nhóm.
– Giảm Bớt Công Việc Thủ Công: Xác định những nhiệm vụ lặp đi lặp lại có thể tự động hóa và sử dụng các công cụ phù hợp để giảm bớt công sức thủ công và tiết kiệm thời gian.
– Chuẩn Bị Sẵn Sàng Cho Thành Công: Biến việc làm thành một thói quen hàng ngày sẽ nâng cao hiệu quả và độ ổn định trong công việc của bạn. Hãy lên kế hoạch cho mỗi ngày làm việc bằng cách đề ra mục tiêu và xác định công việc cần hoàn thành. Một lộ trình rõ ràng sẽ giúp bạn tập trung và tạo đà để hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn trong ngày.
– Nghỉ Ngơi Đúng Lúc: Tránh kiệt sức bằng cách có những giờ nghỉ ngơi ngắn trong suốt ngày làm việc. Rời khỏi chỗ ngồi một lát có thể làm tươi mới tâm trí và cải thiện năng suất làm việc.
Bằng cách áp dụng các tips này, bạn có thể cải thiện hiệu quả công việc, quản lý thời gian tốt hơn và xây dựng môi trường làm việc thuận lợi giúp tăng cường năng suất. Hãy nhớ rằng, hiểu rõ về bản thân, nguồn lực của bạn và yêu cầu công việc là nền tảng để đạt được kết quả xuất sắc trong sự nghiệp của bạn.
Bài viết gốc: How to be more productive: 13 tips to practice today (Asana.com)