Theo một cuộc khảo sát gần đây của Zebra, 35% người Mỹ sẵn sàng cắt giảm lương để đổi lấy thời gian di chuyển ngắn hơn. Trong số những người sẵn sàng cắt giảm lương, 89% sẽ hy sinh tới 20% mức lương của họ.
Điều này cũng có thể diễn ra tương tự tại các thành phố lớn của Việt Nam như Thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội. Khi các chi phí càng đắt đỏ, khoảng cách từ nhà đến văn phòng ngày càng xa hơn và trải nghiệm giao thông kém (kẹt xe, không khí ô nhiễm, ảnh hưởng bởi thời tiết,...). Vì thế, đây chính là lúc thích hợp để các doanh nghiệp cân nhắc thật sự đến việc chuyển đổi bền vững sang mô hình làm việc hybrid, điều này đã được chứng minh không chỉ có lợi cho nhân viên mà còn có lợi cho doanh nghiệp ở nhiều khía cạnh.
Nghiên cứu cho thấy sự tích cực của mô hình làm việc Hybrid
Một nghiên cứu của Đại học Birmingham đã khảo sát 597 nhà quản lý và phát hiện ra rằng:
- Làm việc từ xa giúp nhân viên tập trung hơn (51,8%), năng suất hơn (59,5%) và động lực hơn (62,8%).
- Làm việc từ xa cũng tiết kiệm thời gian di chuyển cho nhân viên và cho phép họ tập trung vào công việc.
- Các quản lý cấp trung (71,2%) coi mô hình Hybrid là cách tăng hiệu suất tốt hơn so với các quản lý cấp cao (65,6%).
Điều này cho thấy quản lý cấp cao cần được giáo dục về ưu điểm của làm việc linh hoạt và cách nó ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất của nhân viên.
Bên cạnh đó, đưa làm việc hybrid vào chính sách mặc định của doanh nghiệp cũng giúp doanh nghiệp thu hút được các ứng viên tài năng không bị giới hạn bởi vị trí địa lý. Tiết kiệm chi phí văn phòng và các chi phí liên quan.
Làm việc hybrid: Năng suất không chỉ là số lượng
Năng suất của nhân viên là một thông tin khó định nghĩa và đo lường, nhưng các nhà nghiên cứu sử dụng hai loại dữ liệu chính để đo lường tương đối chúng:
1) Dữ liệu nhân viên tự báo cáo hoặc hỏi mọi người xem họ có cảm thấy đang làm việc hiệu quả không?
2) Dữ liệu hoạt động của nhân viên hoặc đếm số lượng email đã gửi hoặc dòng code được viết.
Khi các công ty chuyển sang làm việc từ xa, nhiều người bất ngờ khi thấy các chỉ số tiêu chuẩn về năng suất vẫn cao. Ví dụ, một năm sau đợt dịch COVID-19, khảo sát Work Trend Index của Microsoft đã cho thấy tỷ lệ tự báo cáo về năng suất của hơn 30,000 người lao động trên toàn thế giới (không bao gồm nhân viên của Microsoft) vẫn giữ nguyên hoặc tăng. Khảo sát hàng năm của Microsoft về nhân viên cũng cho thấy kết quả tương tự.
Thách thức trong làm việc hybrid
Năng suất không chỉ là việc hoàn thành nhiều công việc nhất có thể, mà còn liên quan đến sự hài lòng, sự hợp tác và đổi mới của nhân viên. Các chỉ số tiêu chuẩn về năng suất, như dữ liệu nhân viên tự báo cáo và dữ liệu hoạt động, không phản ánh được các yếu tố này.
Làm việc hybrid là một xu hướng mới và hiệu quả, nhưng cũng mang lại những thách thức cho nhân viên và doanh nghiệp. Một trong những thách thức lớn nhất là cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Khi làm việc tại nhà, nhân viên có thể phải đối mặt với sự quá tải công việc, sự mệt mỏi và sự mất ranh giới. Theo Microsoft, gần một nửa số nhân viên của họ làm việc nhiều giờ hơn khi làm việc từ xa, và chỉ có 9% làm việc ít hơn. Trong một nghiên cứu toàn cầu, 54% người lao động nói họ cảm thấy quá tải công việc và 39% cảm thấy mệt mỏi.
Một thách thức khác là kết nối với đồng nghiệp và khách hàng. Khi làm việc hybrid, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc giao tiếp, hợp tác và sáng tạo với người khác. Theo Microsoft, những người tham gia nghiên cứu của họ cho biết công việc sáng tạo như thảo luận nhóm trở nên khó khăn hơn khi làm việc từ xa. Một bài báo trong tạp chí Nature Human Behavior cũng cho thấy rằng các mạng lưới làm việc của chúng ta đang trở nên tách biệt hơn, gây nguy cơ cho đổi mới, truyền thông kiến thức và năng suất.
Asana - Công cụ Hữu ích Cho Mô Hình Làm Việc Hybrid
Asana là một nền tảng quản lý công việc mạnh mẽ, mang lại tính linh hoạt và hiệu quả cho các nhóm làm việc theo mô hình hybrid. Với giao diện dễ sử dụng, tích hợp giao tiếp nội bộ và khả năng theo dõi tiến trình công việc, Asana giúp đảm bảo rằng mọi thành viên đều nhận được thông tin cần thiết để hoàn thành công việc một cách hiệu quả, bất kể họ đang làm việc từ xa hay tại văn phòng. Công cụ này còn giúp tăng cường sự đồng thuận trong nhóm và giúp quản lý thời gian một cách thông minh, đảm bảo tiến trình công việc diễn ra suôn sẻ và kịp thời.
Giải pháp giúp nhân viên tăng năng suất khi làm việc hybrid
Để giải quyết những thách thức này, quản lý cần có một cái nhìn mới về năng suất. Năng suất không chỉ là việc hoàn thành nhiều công việc nhất có thể, mà còn liên quan đến sự hài lòng, sự hợp tác và đổi mới của nhân viên. Quản lý cần tạo ra một môi trường làm việc hybrid ưu việt cho nhân viên và doanh nghiệp. Quản lý cần tăng cường sự hài lòng, sự hợp tác và đổi mới cho nhân viên để thúc đẩy thành công kinh doanh.
Sự Hài Lòng
Môi trường làm việc hybrid cho phép chúng ta tận dụng những lợi thế của cả làm việc từ xa và tại chỗ. Khi ở văn phòng, hãy tập trung vào công việc cộng tác và giao tiếp. Khi ở nhà, hãy sắp xếp thời gian làm việc linh hoạt theo nhu cầu cá nhân. Hãy nghỉ ngơi thường xuyên và ra ngoài để giảm căng thẳng.
Đồng thời, hãy nhận biết và tránh những rủi ro của từng trạng thái làm việc. Hãy tìm cách giảm thiểu thời gian di chuyển khi làm việc tại văn phòng và thiết lập ranh giới giữa công việc và cuộc sống khi làm việc tại nhà.
Và quan trọng, hãy dành thời gian để suy nghĩ về điều kiện làm việc lý tưởng của riêng bạn. Bạn có làm việc tốt hơn vào buổi sáng hay buổi tối? Bạn có bị gián đoạn nhiều khi ở một nơi nào đó không? Bạn cảm thấy tập trung hơn trong điều kiện nào?
Sự Hợp Tác
Tại Microsoft, lý do lớn nhất mà nhân viên muốn quay lại văn phòng là để làm việc cộng tác và kết nối xã hội. Nhưng nếu ai đó đến văn phòng vào một ngày mà hầu hết mọi người đều làm việc từ xa, họ sẽ không có những tương tác trực tiếp. Một khía cạnh quan trọng của việc làm việc lai thành công là tìm ra một sự thỏa thuận giữa phong cách làm việc cá nhân và nhu cầu của số đông.
Để làm việc hybrid hiệu quả, mỗi team tại Microsoft cần tạo ra một bộ quy tắc cho team để xác định cách họ muốn làm việc cùng nhau. Cá nhân có thể chia sẻ phong cách làm việc cá nhân của họ. Team có thể xác định các ngày không họp hoặc lịch họp trực tiếp thường xuyên. Quản lý có thể thiết lập các quy tắc về thời gian phản hồi.
Ngoài ra, các cuộc họp hybrid cần được tổ chức một với nhiều người tham gia và có mục đích cụ thể. Sử dụng tính năng giơ tay để đảm bảo mọi người có cơ hội nói. Chỉ định một người morderator để theo dõi các tin nhắn trong cuộc họp. Yêu cầu người tham dự tại văn phòng tham gia qua máy tính xách tay cá nhân để người tham dự từ xa có thể nhìn và tương tác với đồng nghiệp của mình qua hình ảnh.
Những hoạt động này có thể có vẻ không cần thiết, khó duy trì hoặc thậm chí là "quá hình thức" theo định nghĩa cũ về năng suất. Nhưng theo định nghĩa mới về năng suất, những hoạt động này lại là những hoạt động thiết yếu để có thể duy trì được sự kết nối xã hội giữa mọi người trong doanh nghiệp.
Đổi Mới & Sáng Tạo
Để có những ý tưởng mới, chúng ta cần vừa làm việc nhóm vừa làm việc cá nhân. Làm việc hybrid giúp bạn tối ưu được cả hai nếu được áp dụng đúng.
Lời khuyên là: Nên làm việc từ xa khi công việc đơn giản và định kỳ và nên làm việc tại chỗ khi công việc phức tạp và đòi hỏi sự sáng tạo.
Ví dụ, khi bắt đầu một dự án mới, cả team nên gặp măt và làm việc cùng nhau. Nhưng khi dự án đã rõ ràng, mọi người có thể làm việc từ xa để tập trung hơn.
Nhân viên cũng nên được khuyến khích gặp gỡ những người mới tại chỗ làm để tạo ra mối quan hệ xã hội. Những mối quan hệ này sẽ giúp tạo thêm nguồn cảm hứng và thông tin cho những ý tưởng đổi mới. Khi ở văn phòng, hãy nói chuyện và học hỏi từ những người không cùng team. Khi làm việc từ xa, hãy duy trì những mối quan hệ này bằng cách tạo không khí thoải mái trong cuộc họp, chia sẻ kinh nghiệm với các team khác và tìm kiếm những ý kiến đa dạng.
Vai trò quan trọng của quản lý trong việc tối đa hóa năng suất
Có thể có người cho rằng điều này đơn giản: chỉ cần để những nhân viên cấp thấp và giám sát trực tiếp của họ tự tìm hiểu. Tuy nhiên, qua việc giúp 21 tổ chức xác định các sắp xếp làm việc kết hợp hiệu quả và viết một cuốn sách bán chạy về chủ đề này, tiến sĩ Gleb Tsipursky đúc kết được kinh nghiệm rằng nhân viên thường thất bại trong việc tối đa hóa năng suất của họ.
Điều này không có nghĩa là nhân viên không có ý chí hoặc năng lực để làm việc hiệu quả, điều này chỉ đơn giản là họ chưa học cách thực hiện làm việc kết hợp hiệu quả và không biết điều gì họ không biết.
Làm việc theo mô hình hybrid work - kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa - là một xu hướng mới và đòi hỏi những kỹ năng và thái độ khác biệt so với làm việc truyền thống. Tuy nhiên, không phải tất cả các cấp quản lý đều được huấn luyện và phát triển để quản lý nhân viên trong môi trường hybrid work. Nếu không có sự hỗ trợ và định hướng từ cấp quản lý cấp cao, các cấp quản lý cấp thấp và trung cấp có thể rơi vào bẫy của việc áp dụng các phương pháp làm việc truyền thống ở văn phòng vào các môi trường làm việc hybrid (quản lý vẫn yêu cầu nhân viên tuân theo các quy tắc, thời gian và nhiệm vụ như khi làm việc tại văn phòng, dù nhân viên có thể làm việc ở nhà hoặc ở các địa điểm khác). Điều này có thể gây ra sự bất mãn, sự giảm hiệu suất và sự mất cam kết của nhân viên. Kết cục không chỉ ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận của công ty, mà còn đến sự phát triển và sự thành công trong sự nghiệp của nhân viên.
Nhân viên nên làm những công việc nào tại nhà để tăng năng suất khi làm việc hybrid?
Thực tế, hầu hết các công việc đều có thể đạt được hiệu quả cao khi nhân viên làm việc tại nhà. Dưới đây là 3 loại công việc chính:
- Các công việc đòi hỏi sự tập trung cao: Những công việc này thường liên quan đến việc giải quyết vấn đề, phân tích dữ liệu, thiết kế sản phẩm hoặc viết báo cáo. Nhân viên làm việc tại nhà sẽ ít bị xao lãng và có thể tận dụng thời gian hiệu quả hơn.
- Các công việc liên quan đến giao tiếp và hợp tác không đồng thời: Những công việc này thường liên quan đến việc gửi email, chỉnh sửa tài liệu trực tuyến, hoặc tham gia vào các cuộc thảo luận sáng tạo không đồng thời. Nhân viên làm việc tại nhà sẽ có thể linh hoạt hơn trong việc lựa chọn thời điểm và phương tiện giao tiếp và hợp tác.
- Các cuộc họp trực tuyến: Những cuộc họp này thường chiếm nhiều thời gian của nhân viên, nhưng không cần thiết phải diễn ra tại văn phòng. Nhân viên làm việc tại nhà sẽ tiết kiệm được thời gian di chuyển và có thể dễ dàng tham gia vào các cuộc họp trực tuyến.
Tất nhiên, nếu nhân viên không có một không gian làm việc yên tĩnh và thoải mái tại nhà, doanh nghiệp cần cung cấp cho họ một nơi làm việc thay thế cho ba loại công việc này như ở văn phòng, co-working space,.... Tuy nhiên, đa số nhân viên thích làm việc trên các công việc trên tại nhà (theo tiến sĩ Gleb Tsipursky).
Kết luận
Để làm việc hiệu quả trong mô hình làm việc hybrid, chúng ta cần hiểu rõ những yếu tố có ảnh hưởng đến năng suất cá nhân. Mô hình làm việc hybrid mang lại nhiều lợi ích, tuy nhiên để đạt thành công, doanh nghiệp cần có chiến lược cụ thể và sự hỗ trợ từ các quản lý cấp trung. Sự linh hoạt và tư duy mở trong quá trình triển khai mô hình làm việc hybrid đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của việc áp dụng mô hình này.
⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯
Nguồn:
Let’s Redefine “Productivity” for the Hybrid Era (Jaime Teevan - hbr.org)
A New Study Shows How To Maximize Hybrid Work Productivity (Dr. Gleb Tsipursky - forbes.com)
