Mẹo sử dụng Asana: Tất cả những gì bạn cần biết về WORKLOAD (Quản lý Khối lượng Công việc)

Bạn có hài lòng về khối lượng công việc của đội nhóm mình? Nếu câu trả lời của bạn là “không nhiều lắm,” bạn không phải là người duy nhất. Thực tế, 1 trong 4 doanh nghiệp cho biết họ không có quy trình nào hoặc chỉ dựa vào “cảm giác” để phân chia công việc. Kết quả là có tới 80% nhân viên cảm thấy bị quá tải và gần như kiệt sức. Việc quản lý khối lượng công việc giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các dự án của đội nhóm, đảm bảo rằng đội của bạn không nằm trong số 80% đó và giúp họ đạt được sự cân bằng thay vì kiệt sức. 

Vậy làm sao để bắt đầu với quản lý khối lượng công việc? Nếu bạn đang sử dụng Asana, thì bạn đã có sẵn tính năng này—Workload (Khối lượng Công việc) có sẵn cho tất cả khách hàng của gói Business và Enterprise của Asana. Với Workload, bạn có thể hình dung rõ ràng khối lượng công việc mà đội nhóm đang đảm nhận và dễ dàng điều chỉnh lại khi cần thiết. 

Cách bắt đầu với Workload 

Bạn có thể sử dụng Workload mà không cần cài đặt gì—tất cả những gì bạn cần làm là thêm một dự án hoặc nhóm dự án vào một Portfolio (Danh mục), sau đó điều hướng đến tab Workload. Tại đây, bạn sẽ thấy công việc của từng thành viên trong nhóm—trên tất cả các dự án trong Portfolio (Danh mục) — tập trung ở một nơi duy nhất. 

Bạn cũng có thể thêm ước tính năng suất và số lượng công việc (effort and capacity) trong Workload để hiểu rõ hơn về khối lượng công việc mà đội nhóm đang sắp xếp. Từ tab Workload, nhấp vào Add effort để tạo khu vực tùy chỉnh cho năng suất dựa trên giờ hoặc điểm.  

Sau đó, đặt mức capacity (dung lượng) tối đa cho mỗi thành viên trong nhóm. Nếu thành viên vượt quá mức dung lượng đó, bạn sẽ thấy một đường đỏ trong Workload, cho biết họ đang có quá nhiều việc phải làm. 

Cân bằng khối lượng công việc của nhóm chỉ với vài cú nhấp chuột 

Nếu bạn nhận thấy một thành viên trong nhóm có quá nhiều việc, bạn có thể nhanh chóng hành động và phân chia lại công việc ngay trong tab Workload. Nhấp vào menu thả xuống để mở chế độ xem chi tiết, sau đó kéo và thả các nhiệm vụ để lên lịch lại hoặc giao nhiệm vụ cho các thành viên khác trong nhóm. Bạn cũng có thể cân bằng lại ngày đến hạn và thay đổi thứ tự ưu tiên để đảm bảo không ai bị quá tải. 

💡 Mẹo: Đảm bảo rằng bạn sử dụng ngày bắt đầu và kết thúc để có cái nhìn chính xác về khối lượng công việc cần thiết cho một nhiệm vụ. 

Theo dõi công việc của nhóm trong central project (dự án trung tâm) 

Để đảm bảo bạn có cái nhìn rõ ràng về mọi nhiệm vụ mà nhóm đang thực hiện—và những nhiệm vụ đó được thể hiện chính xác trong Workload—hãy tạo một dự án trung tâm để nắm bắt toàn bộ công việc của nhóm. Bạn thậm chí có thể đặt một Quy tắc (Rule) để tự động thêm nhiệm vụ vào dự án trung tâm của nhóm, đảm bảo không có công việc nào bị bỏ sót. 

💡 Mẹo: Hãy nhớ rằng các nhiệm vụ phụ sẽ không hiển thị trong Workload - giống như chúng không hiển thị trong Timeline hay Calendar View. Nếu bạn hoặc một thành viên trong nhóm có nhiệm vụ với nhiều nhiệm vụ phụ chiếm khối lượng công việc lớn, hãy cân nhắc chuyển nhiệm vụ đó thành một dự án. 

Ngăn ngừa kiệt sức với Workload 

Quản lý khối lượng công việc là một phần quan trọng trong việc duy trì sự cân bằng cho nhóm của bạn. Khi bạn có cái nhìn rõ ràng về công việc của nhóm trên tất cả các dự án và sáng kiến khác nhau, bạn có thể dễ dàng cân bằng lại công việc và điều chỉnh thứ tự ưu tiên để hỗ trợ đội nhóm. Sử dụng Workload như một bước đệm để kết nối với đội ngũ của bạn về dung lượng công việc trong buổi họp 1:1 tiếp theo. 
 
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý công việc hiệu quả để tối ưu hóa khối lượng công việc và tăng cường hiệu suất, hãy đăng ký ngay tại đây để cùng chúng tôi xây dựng quy trình làm việc cân bằng, giảm thiểu kiệt sức và nâng cao hiệu suất toàn diện!