Khi bạn quản lý thời gian hiệu quả, những công việc quan trọng sẽ được bạn hoàn thành sớm hơn kế hoạch, đồng đội của bạn cảm thấy có thể tin tưởng bạn, và bạn có thể cảm thấy hài lòng với cách bạn sử dụng thời gian.
Ngược lại, việc quản lý thời gian kém có thể dẫn đến việc công việc quan trọng bị bỏ bê để tập trung vào những việc gấp nhất thời, và rồi đồng đội sẽ dần mất niềm tin vào bạn, đồng thời bạn cũng luôn cảm thấy căng thẳng và hối tiếc về công việc mà bạn đã chọn dành thời gian để tập trung.
Các kỹ thuật sau có thể giúp bạn chuyển từ cảm giác căng thẳng sang trạng thái kiểm soát công việc tốt hơn.
Hãy suy nghĩ về tất cả các trách nhiệm và loại công việc mà bạn đang làm hoặc muốn làm và viết chúng xuống.
Danh sách công việc của bạn có thể bao gồm thời gian dành cho việc suy nghĩ về chiến lược, tuyển dụng, phát triển cá nhân, quản lý báo cáo, hỗ trợ nhân sự giải quyết các vấn đề phát sinh, cũng như các công việc cụ thể hơn như nghiên cứu khách hàng, thực hiện gọi cho khách hàng hoặc làm việc trên một dự án cụ thể..
Viết xuống phần trăm thời gian mà bạn dự tính dành cho mỗi công việc. Ví dụ, nếu bạn đang giữ vị trí lãnh đạo, bạn sẽ cần ít nhất 15% cho việc suy nghĩ chiến lược và hỗ trợ nhân sự.
Sau khi đã có được danh sách công việc và phần trăm thời gian lý tưởng, có thể bạn sẽ nhận thấy rằng tổng phần trăm thời gian cho tất cả các công việc bạn cần làm sẽ vượt quá 100%. Lúc này, bạn sẽ phải chấp nhận rằng mình không thể đảm đương tất cả mọi việc. Cách duy nhất là hãy tập trung vào những việc ý nghĩa. Điều chỉnh, phân bổ, hoặc loại bỏ bớt những đầu việc ít ý nghĩa hơn, cho đến khi bạn cảm thấy hài lòng với cách chia chiếc bánh thời gian của chính mình.
Để theo dõi cách bạn thực sự sử dụng thời gian, hãy xem xét hai loại công việc: những việc lặp lại, định kỳ và các công việc phát sinh (adhoc). Đối với các loại hoạt động lặp đi lặp lại, bạn có thể tính toán như sau: "một cuộc họp 3 giờ mỗi ba tuần = 1 giờ mỗi tuần dành cho cuộc họp." Đối với các công việc còn lại, bạn có thể theo dõi cách bạn sử dụng thời gian cẩn thận hơn trong một hoặc hai tuần.
Một cách dễ dàng để theo dõi thời gian của bạn là ghi chú lại vào lịch sau khi bạn đã hoàn thành một số hoạt động trong ngày (thêm sự kiện vào Google Calendar chẳng hạn), kèm theo tóm tắt về cách bạn đã sử dụng thời gian đó. Đừng quá chú trọng vào việc theo dõi thời gian từng phút - một ước tính sơ bộ cũng đủ.
Sau đó, hãy so sánh dữ liệu thực tế về cách bạn sử dụng thời gian với biểu đồ tròn mà bạn đã lập ở bước 1. Hai dữ liệu này đang lệch pha ở đâu, khác nhau thế nào? Bạn sẽ cần điều chỉnh cách bạn sử dụng thời gian để đưa cách bạn dùng thời gian thực tế gần hơn với bức tranh sử dụng thời gian lý tưởng mà bạn có ở bước 1.
Khi bạn không có đủ thời gian cho một công việc, có bốn cách để giải quyết: Xóa bỏ, trì hoãn, giao cho người khác hoặc giảm bớt thời gian hoặc phạm vi công việc.
Có rất nhiều công việc được chúng ta hoàn thành một cách xuất sắc, nhưng thực tế lại ít quan trọng hơn những việc mà chúng ta chỉ làm khi có thêm thời gian.
Hãy xem xét công việc từ góc nhìn cá nhân và lợi ích của tổ chức. Nếu xóa bỏ đầu việc này khỏi danh sách công việc không mang lại cho bạn một cảm giá tồi tệ như bứt rứt, bồn chồn hay lo lắng,..., thì đây có thể đây là một sự lựa chọn đúng đắn.
Đôi khi từ chối một việc không quan trọng cũng quan trọng tương tự như việc lựa chọn chỉ làm việc quan trọng.
Vậy làm thế nào để nói lời từ chối khi được giao việc?
Nếu một đồng đội giao cho bạn một trách nhiệm mà bạn không tin rằng đó là cách tốt nhất để sử dụng thời gian của bạn, hãy thành thật thông báo cho họ biết rằng bạn sẽ không làm nó nữa. Hãy thử cho họ xem biểu đồ tròn - miếng bánh thời gian của bạn, để giúp họ hiểu vì sao bạn muốn từ chối nhiệm vụ này, thay vì chỉ nói "không".
Nếu bạn không có thời gian ngay bây giờ nhưng sẽ có trong tương lai, hãy trì hoãn công việc đó và đặt lời nhắc nhở để hoàn thành sau.
Đặt lịch nhắc nhở sẽ giúp bạn không cảm thấy căng thẳng, suy nghĩ về trách nhiệm của mình trong suốt thời gian tạm hoãn công việc đó.
Đối với những trách nhiệm vẫn cần được hoàn thành, hãy đánh giá xem có thể giao lại việc này cho một đồng đội khác hay không.
Cách để giao phó công việc một cách hiệu quả nhất là khi bạn có thể hoàn toàn giao trách nhiệm đó cho người khác và họ có thể chịu hoàn toàn trách nhiệm về công việc đó từ đầu đến cuối.
Khi bạn muốn tự mình làm một công việc, hãy tìm cách giảm thời gian làm việc đó. Bạn có thể loại bỏ hoặc rút ngắn các cuộc họp định kỳ, giảm phạm vi công việc hoặc tạm dừng công việc đó khi đã đạt được kết quả tương đối tốt, không nhất thiết phải hoàn hảo.
Khi bắt tay vào làm việc, hãy nhớ nguyên tắc "việc khó làm trước": nếu bạn bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ trước, sẽ chẳng mấy chốc mà không còn thời gian cho những công việc lớn. Hãy dành thời gian cho những việc mất nhiều thời gian trước, sau đó mới đến những việc đơn giản hơn.
Hãy sử dụng lịch làm việc của bạn để chặn thời gian (time blocking) cho công việc quan trọng nhất - những "viên đá lớn". Điều này giúp bạn có thời gian tập trung mà không bị gián đoạn và kiểm soát ngày làm việc của mình.
Đối với công việc quan trọng nhưng không gấp, hãy đặt deadline cụ thể. Nếu bạn cảm thấy công việc đó nên hoàn thành trong vòng một tháng, hãy đặt một ngày hết hạn là 30 ngày sau để bạn không để công việc kéo dài mãi mãi.
Khi xem các nhiệm vụ/yêu cầu mới, hãy cố gắng trả lời nhanh chóng, ngay cả khi chỉ nói rằng bạn sẽ mất một chút thời gian để xem xét yêu cầu. Khi người khác biết rằng họ sẽ nhận được phản hồi nhanh, đồng đội của bạn sẽ cảm thấy có thể tin cậy vào bạn hơn.
Câu trả lời là hãy áp dụng design thinking, thử - sai, quan sát tình hình và điều chỉnh để nó dần phù hợp nhất với chính bản thân mình.