Các cuộc họp thường tốn nhiều thời gian của các tổ chức. Ngay cả khi đã có sự hỗ trợ của công nghệ trong việc quản lý lịch trình công việc thì vấn đề về các cuộc họp vẫn tồn tại. Cẩm nang này được tổng hợp từ các thông tin nghiên cứu đã được xuất bản trên các tạp chí danh tiếng như WIRED, Forbes và Wall Street Journal giúp doanh nghiệp loại bỏ các cuộc họp không cần thiết. Cẩm nang này sẽ giúp người đọc hiểu cách:
- Kiểm tra và thiết lập lại các cuộc họp trên quy mô toàn doanh nghiệp để giảm số lượng các cuộc họp không cần thiết và tăng tính hiệu quả của các cuộc họp còn lại.
- Tham khảo nghiên cứu từ The Work Innovation Lab của Asana, họ đã làm thế nào để loại bỏ các cuộc họp có giá trị thấp và cải thiện tất cả các cuộc họp còn lại.
- Cách sử dụng kết quả nghiên cứu của Asana để tổ chức "Ngày tận thế của những cuộc họp" ở doanh nghiệp để giảm thiểu việc triển khai các cuộc họp không cần thiết trong tổ chức của bạn.
Cẩm nang này sẽ giúp người đọc loại bỏ các cuộc họp không cần thiết, tạo thời gian cho những công việc quan trọng hơn.
Dưới đây là một số nội dung bạn có thể sẽ quan tâm trong cẩm nang:
5 bài học kinh nghiệm của Asana trên hành trình cắt giảm các cuộc họp
- Cuộc họp của bạn có mục đích gì không?
Theo cuộc khảo sát mới nhất về Chỉ số Toàn cầu về Cấu trúc công việc của Asana, 23% nhân viên cho rằng các quy trình không rõ ràng, chẳng hạn như các cuộc họp không có mục đích rõ ràng, dẫn trực tiếp đến việc bị trễ hạn. Trước khi tham gia bất kỳ cuộc họp nào, hãy đảm bảo bạn rõ ràng về mục đích của nó. (Gợi ý: các cuộc họp không có bất kỳ lịch trình nào có thể là một biểu hiện cho điều này).
- Đừng lên lịch các cuộc họp trong các “Ngày Không Họp” của toàn công ty
Nghiên cứu cho thấy rằng có "Ngày Không Họp" có thể tăng năng suất, giảm việc quản lý chi tiết và thậm chí còn tăng cường sự hợp tác. Nhưng các lợi ích này sẽ giảm đi khi các cuộc họp được lên lịch vào những “Ngày Không Họp”. Chúng tôi đã thấy rằng các cuộc họp không hiệu quả nhất xảy ra vào thứ Tư, trong “Ngày Không Họp” của Asana. Ở Asana, thứ Tư là ngày giải độc cuộc họp và giao tiếp bất đồng bộ (async communication). Cuộc họp sẽ ít hiệu quả hơn khi mọi người vi phạm quy tắc chung này.
- Chưa biết bắt đầu từ đâu?
Việc xóa hoàn toàn một cuộc họp có thể làm bạn cảm thấy sợ hãi. Nếu bạn do dự trong việc xóa một cuộc họp hoàn toàn hoặc nghĩ rằng nó vẫn còn giá trị, hãy thử tái cấu trúc cuộc họp đó. Trong Meeting Reset của chúng tôi, chúng tôi đã thấy rằng các thành viên tham gia sẽ dễ chấp nhận các đề xuất tái cấu trúc cuộc họp (như chuyển đổi cuộc họp sang chế độ không đồng bộ - async communication, hoặc giao phó việc tham dự cuộc họp cho một hoặc hai thành viên trong nhóm), đây cũng là một trong những phương pháp tiết kiệm thời gian hiệu quả nhất bên cạnh việc cắt giảm các cuộc họp không hiệu quả.
Hãy nhớ rằng những thay đổi nhỏ, như chuyển đổi cuộc họp 30 phút thành 25 phút, sẽ nhanh chóng tích lũy thành những thay đổi lớn. Nếu bạn có 20 cuộc họp định kỳ trên lịch của mình, và cắt giảm mỗi cuộc họp 5 phút, thì bạn sẽ tiết kiệm được hơn 1 tiếng 30 phút mỗi tháng
- Lời nói không mất tiền mua
Không ai thích bị ra lệnh. Asana thấy rằng mọi người sẽ dễ chấp nhận các đề xuất và thay đổi cuộc họp hơn khi nhận được đề xuất với ngôn ngữ mềm mỏng thay vì đưa ra các chỉ thị cứng nhắc. Ví dụ, khi dùng từ "xem xét" (consider) thay đổi độ dài hoặc nhịp độ của cuộc họp, họ sẽ dễ chấp nhận hơn so với khi sử dụng ngôn ngữ trực tiếp như "chuyển đổi cuộc họp này thành 25 phút". Cung cấp sự hướng dẫn, không phải những chỉ thị cứng nhắc. Hãy nhớ rằng ngay cả khi toàn bộ nhóm hoặc tổ chức không tham gia, những người đồng ý tham gia vẫn tạo ra hiệu ứng tích cực.
- Mục tiêu không nên là hướng đến hiệu quả với mọi giá
Những cuộc họp gọn gàng, hiệu quả không phải lúc nào cũng tốt. Ví dụ, sáng tạo thường là một quá trình lộn xộn, không hiệu quả và gây sự chán nản. Những cuộc họp thúc đẩy sự sáng tạo hoặc giải quyết những vấn đề nhạy cảm, khó khăn có thể không hiệu quả - và đó là điều tốt.
Timeline quy hoạch các cuộc họp (tham khảo)
→ Xem chi tiết CẨM NANG LOẠI BỎ CÁC CUỘC HỌP KHÔNG CẦN THIẾT (tiếng Anh)
