Bối cảnh:

Trong 5 năm qua, ngành công nghiệp âm nhạc đã trải qua một giai đoạn chuyển đổi quan trọng khi các hãng thu âm chuyển hướng sang mô hình kinh doanh streaming. Phòng ban marketing và creative production tại Legacy Recordings (Sony Music) - đơn vị chịu trách nhiệm quảng bá di sản âm nhạc hơn 100 năm qua và giữ cho các nghệ sĩ huyền thoại như Jimi Hendrix, Bob Dylan, Mariah Carey và Michael Jackson tiếp tục được yêu thích - cũng phải thích nghi với xu hướng mới này.

Để hỗ trợ cho việc chuyển đổi từ bán album sang các giao dịch nhỏ lẻ (streaming), các đội ngũ marketing và sáng tạo của Legacy Recordings đã chuyển hướng sang chiến lược "content-always-on". 

Cho đến khi Walter Gross gia nhập team Legacy với vai trò Senior Director of Digital Marketing, vẫn chưa có quy trình chuẩn hóa nào để phát triển tài liệu quảng cáo cho hơn 1.000 nghệ sĩ mà Legacy Recordings đang hỗ trợ. Đồng nghĩa với việc nhiều chiến dịch đang diễn ra song song nhau nhưng trong điều kiện các yêu cầu về creative và copy request thường xuyên bị "chìm nghỉm" trong chuỗi email dài bất tận và các cuộc trò chuyện qua loa tại bàn làm việc. 

Khi không có một hệ thống trung tâm để theo dõi và quản lý tất cả các yêu cầu về creative và copy chiến dịch, team Legacy Recordings đã phải đối mặt với những thách thức đáng kể: 

• Các deadline liên tục bị “lãng quên”: Các yêu cầu sản xuất dễ dàng bị thất lạc, thiếu thông tin cần thiết, dẫn đến việc trễ hạn nghiêm trọng. 
• Không nắm bắt tiến độ công việc: team không thể nắm được tình trạng thực tế của các sản phẩm sáng tạo, cũng như không thể báo cáo quy trình sản xuất lên cấp trên. 
• Quá tải: Quy trình sản xuất không đồng bộ với đội ngũ marketing, khiến việc hỗ trợ đồng thời khối lượng lớn chiến dịch và nghệ sĩ trở nên quá sức. 
• Không thể tận dụng kinh nghiệm và bài học từ các chiến dịch trước để cải thiện hiệu suất và quy trình sản xuất sáng tạo. 

Walter Gross đã đặt nền móng cho Legacy Recordings bứt phá bằng việc tối ưu hóa quy trình sáng tạo, Legacy Recordings có thể thực hiện nhiều chiến dịch hơn, giữ cho các nghệ sĩ của họ tỏa sáng trong lòng người hâm mộ, và cuối cùng là đạt được các mục tiêu kinh doanh mong đợi. 

Legacy Recordings tìm ra "vũ khí bí mật" 

Trong quá trình tìm kiếm giải pháp, nhóm Legacy Recordings đã thử nghiệm Asana và nhận thấy đây chính là "vũ khí bí mật" họ cần. Asana không chỉ giúp kết nối và phối hợp lịch trình chiến dịch với quy trình sản xuất sáng tạo, mà còn cung cấp sự linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cần thiết để hỗ trợ các nhóm marketing khác nhau với các luồng công việc riêng biệt. 

Quan trọng hơn hết, Walter nhận thấy Asana trực quan và dễ sử dụng hơn nhiều so với các công cụ khác. Ông tin tưởng rằng cả nhóm sẽ nhanh chóng làm quen và ứng dụng Asana hiệu quả. 

"Chúng tôi lựa chọn Asana vì đây là sản phẩm được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của một quy trình lên kế hoạch diễn ra nhanh chóng và linh hoạt."

Walter Gross- Senior Director of Digital Marketing at Legacy Recordings

Legacy bắt đầu đưa Asana vào quản lý quy trình làm việc 

Không chần chừ, Walter Gross ngay lập tức đưa lịch phát hành bản tin nghệ sĩ cho tất cả nghệ sĩ và nhãn hàng của Legacy Recordings vào Asana. Tiếp theo, cả nhóm đã xây dựng một quy trình chuẩn mực để sản xuất từng bản tin. Quy trình này giúp mọi người nắm rõ trách nhiệm, nhu cầu sáng tạo và các yếu tố phụ thuộc lẫn nhau. Nhờ vậy, sự lộn xộn, bối rối và thiếu thông tin - những "kẻ thù" thường trực khi sản xuất bản tin qua email - đã bị loại bỏ ngay lập tức. 

“Hiện tại, tất cả các đội ngũ sản xuất nội dung và tài liệu cho các kênh truyền thông trực tiếp với người hâm mộ như website, mạng xã hội và email đều đang quản lý công việc của họ trên Asana.” 

Bước tiếp theo, họ đã xây dựng kế hoạch và chiến dịch lịch trình truyền thông xã hội trong Asana. Do nhóm quản lý cả kênh xã hội của nghệ sĩ và nhãn hàng, việc đơn giản hóa và mở rộng quy mô sản xuất nội dung sáng tạo cho các chiến dịch này là rất quan trọng để đạt được mục tiêu tương tác của họ. 

Legacy Recordings bứt phá trong kỷ nguyên Streaming 

Giờ đây với Asana, tất cả quá trình sản xuất và phê duyệt quảng cáo đều được tập trung vào một dự án được kết nối với lịch của nhóm chiến dịch để nhu cầu sáng tạo và ngày đến hạn đều rõ ràng. Các yêu cầu được phân loại và thực hiện nhanh chóng, đồng thời nhóm có thể báo cáo chính xác về trạng thái của tất cả nội dung sáng tạo cho các bên liên quan và lãnh đạo. 

Walter Gross chia sẻ: "Nhờ Asana, chúng tôi loại bỏ hoàn toàn việc trao đổi yêu cầu qua email, thay vào đó là cộng tác hiệu quả hơn. Điều này giúp tiết kiệm tới 60 giờ mỗi tháng, thay vì loay hoay quản lý hàng tá đầu việc rời rạc, giờ đây chúng tôi có thể tập trung vào chiến lược." 

Không chỉ đảm bảo sản phẩm sáng tạo hoàn thành đúng hạn, Asana còn giúp Legacy Recordings: 

• Mở rộng quy trình sản xuất nội dung sáng tạo, tạo ra thêm nhiều quảng cáo, video và các định dạng media hơn cho các chiến dịch truyền thông xã hội và email. 
• Cộng tác hiệu quả hơn để họ có thể tập trung thời gian và sức lực vào chiến lược và định hướng sáng tạo thay vì tốn thời gian lục tìm những thông tin quan trọng. 
• Khởi động nhiều chiến dịch hơn để quảng bá cho nhiều nghệ sĩ hơn để họ có thể tăng lượng khán giả trên mạng xã hội và cơ sở dữ liệu email của mình. 

Thách thức mới với các nghệ sĩ "ngoài chu kỳ" 

Trong làng nhạc, "off-cycle" (ngoài chu kỳ) là thuật ngữ chỉ những nghệ sĩ không có album mới sắp ra mắt. Thông thường, các hãng thu âm lớn sẽ không sản xuất các chiến dịch marketing cho nhóm nghệ sĩ này để duy trì sự chú ý của người hâm mộ. 

Năm nay, nhờ năng lực dồi dào có được từ Asana, đội ngũ marketing của Legacy Recordings đã sẵn sàng đón nhận thử thách mới: quảng bá cho các nghệ sĩ "ngoài chu kỳ" như Adele, John Legend, Alicia Keys, and Beyonce. 

"Trước đây, chúng tôi chỉ có thể thực hiện khoảng 50 lời kêu gọi hành động (call to action) thì giờ đây con số đó đã tăng lên 200, hướng tới người hâm mộ yêu thích âm nhạc của nhiều nghệ sĩ khác nhau." 

Bí quyết để chinh phục khối lượng công việc khổng lồ này?

Chính là nhờ những quy trình được xây dựng trên Asana. Nhờ đó, nhóm Legacy Recordings có thể thực hiện các chiến dịch hiệu quả và hợp tác suôn sẻ với các đại diện nghệ sĩ từ Columbia, Epic, RCA và các hãng khác. 

Legacy Recordings đang từng bước mở rộng tầm ảnh hưởng, mang đến cho người yêu nhạc những trải nghiệm phong phú hơn với các nghệ sĩ "off-cycle". 

Kết quả:

Chỉ sau một thời gian ngắn sử dụng Asana, Sony Music đã:

Giảm 75% thời gian sản xuất chiến dịch: Bằng cách chuẩn hóa quy trình và phân công trách nhiệm rõ ràng, Sony Music đã tối ưu hóa khâu sản xuất, tiết kiệm đáng kể thời gian và nguồn lực. 

Giảm 80% thời gian đào tạo nhân viên mới: Nhờ việc tập trung và chuẩn hóa quy trình sản xuất, Sony Music đã có thể rút ngắn đáng kể thời gian đào tạo nhân viên mới. Họ có thể hòa nhập nhanh chóng và bắt tay vào làm việc hiệu quả hơn.